北方光电oracle实施采购业务方案

北方光电科技股份有限公司
Oracle实施

采购业务方案

毕马威项目经理

文档控制

修改记录

Date Author Version Change Reference
2002.9.28	毕马威顾问	1.0	没有以前版本
2002.11.28	毕马威顾问	2.0	根据CRP更新解决方案

目录

文档控制......................................................II

修改记录....................................................ii

审查人......................................................ii

公司组织管理...................................................1

1...................................................采购组织管理

4

2...................................................采购产品管理

7

2.1...................................................采购产品

7

iii / 78

2.2...............................................采购产品编码

7

2.3...............................................采购产品分类

7

2.4...........................................采购产品计量单位

8

2.5...........................................采购产品库存控制

9

11 3.....................................................供应商管理

4.......................................................请购管理

14

4.1...................................................请购流程

14

iv / 78

5.................................................询价及报价管理

15

5.1.....................................................询价单

15

5.2.....................................................报价单

16

6.......................................................订单管理

17

17 6.2 ...................................................订单内容

26

6.3.................................................订单安全性

28

v / 78

7.................................................采购接收与退货

29

7.1...............................................采购接收控制

29

7.2...................................................采购退货

30

8.......................................................审批管理

32

32 8.2 ...................................................审批人员

35

8.3...................................................审批权限

35

vi / 78

9.................................................采购与财务接口

37

9.1.............................................采购和财务接口

37

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公司组织管理

Oracle系统采购模块功能概述

Oracle采购模块是Oracle分销系统的主要功能模块之一，

也是控制企业整个物流链条始端的功能模块。它主要处理和

控制企业的采购业务，实现企业对采购流程、采购物品和供

应商的有效管理。

Oracle 采购管理系统主要的功能概述如下：
对供应商进行有效的管理和评价等。

Oracle采购模块功能的主要特性有：

业务与财务集成（资金保留、与应付和总帐集成）；

利用工作流方式规范业务；

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强大的审批与权限控制；

多样化的采购模式；

灵活的外币处理；

丰富的系统报表等等。

下图为本解决方案中，北方光电总部采购模块与其它模

块的关系：

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销售模块

请购导入

应付模块

发票匹配

采购模块

接收入库

库存模块

财务信息导入总账

总账模块

生产基地中采购模块与其他模块之间的关系如下图所示：

应付模块发票匹配
Oracle 采购业务解决方案概述

针对北方光电股份有限公司及其下属子公司现行的采购

业务特点，以及未来对采购管理和控制的需求，采取多个经

营单位、多个库存组织的方式设置系统应用架构。

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北方光电总部的贸易一部、贸易二部、光电部的销售合

同导入采购模块生成销售请购，销售请购单由采购部门自动

引入，分配给采购人员，由采购人员制定采购订单，并根据

采购订单审批流程进行审批。通过审批的采购订单打印并下

达供应商。供应商货物送达后，按照采购接收流程接收货物。

生产基地年初时签订长期框架协议，由采购部门为生产

基地的生产物料制定一揽子采购协议，提交采购部门经理审

批。
在系统外填制请购单，采购部汇总后统一制作采购单进行采

购，采购过程不在系统中进行记录和维护。

采购产品的分类和编码与库存模块中的物品分类和编码

保持一致。

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供应商信息的建立和维护，以及对供应商的评估，本方

案采用了Oracle系统提供的供应商建立、维护方案，可以有

效地保证采购业务高效进行。此外，可以通过供应商服务、

质量绩效等报表对供应商表现进行汇总分析；供应商信息由

采购部门负责维护，财务部门负责系统外提供财务方面的有

关信息，应付模块与采购模块共享供应商信息库。

针对每一种具体采购单据（请购单、询价单、报价单、

采购订单）设置访问层次和安全层次，确保只有相关人员能
采购的会计期与总帐相同，本位币为人民币。

文档结构

本文档将从以下几个方面，对采购业务的解决方案进行

具体阐述：

1.	采购组织管理
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2.采购产品管理

3.供应商管理

4.请购管理

5.询价及报价管理

6.采购订单管理

7.采购接收与退货

8.采购与财务接口

9.采购订单的审批

北方光电Oracle实施采购业务需求分析

北方光电业务流程、操作手册

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业务需求

北方光电

贸易一部、贸易二部负责轻工、机械、照明的自营和代

理贸易业务。下设采购小组、销售小组分别负责自营出口业

采购部采购员负责采购光电部销售的产品；专人维护北
务的采购与销售。

信息；制定下属子公司的长期框架协议。

生产基地

生产基地的生产部负责原材料的采购、储运、库存计划

等。生产部的采购经办将负责按照总部采购部的框架性协议

释放一揽子协议的采购订单，或者自行制作不能够与供应商

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签定一揽子协议的零星采购申请,创建标准采购订单。物料

入库管理等由生产部的库存管理员负责。

经BPR讨论认为，北方光电与生产基地的固定资产、办公

用品等采购无需在系统进行操作，直接在财务进行处理即可。

解决方案

Oracle系统可以通过灵活的责任、菜单设置实现将采购

功能菜单（询价和报价、采购、接收、供应商管理等）分配

给采购部、贸易一部与贸易二部采购小组、生产基地的相应
经营单位业务信息的独立与完整。

业务需求

北方光电

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贸易一部、二部各有一名经理，采购小组业务员负责为

本部门销售小组采购自营出口业务的轻工、机械、照明等产

品；其他类型的业务不实行购销分离，由各业务员负责执行

采购与销售的整个贸易过程。

采购部设有采购经理，下属采购人员负责为光电部签订

采购订单、为生产基地签订长期框架协议，专人管理供应商

档案。

生产基地
标准订单等。

目前生产基地的采购由业务员按照产品分类负责订单的

制定与跟踪工作，每类产品由不同的采购经办负责。

远达光学有4名采购经办，分别负责金工结构、光学、包

装材料、橡胶件等的采购。奥德光电有4－5名，2名负责金工

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件采购、1名负责包装材料与辅料采购、1名负责光学件（包

括光学毛坯、光学成品等）的采购。

解决方案

以上需求在系统中通过以下几个方面的方案实现：

 职位

 采购员

 采购员与采购物品的关系

职位
1.设置职位关键弹性域：由于北方光电与北方工

业的4家子公司共用一套系统，弹性域的设置在所有经营

单位之间是共享的。因此北方光电的职位弹性域将用一

段，在名称中区分不同的经营单位。具体如下：

北方光电：

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根据BPR设计的岗位职责，与采购相关的职位如下：

以下是部分采购业务相关职位列表：

生产部经理

生产部采购经办

生产部计划员

生产部仓库管理经办

2.采购员设定

在采购员定义窗口中定义采购员。

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3.采购员与物品的关联

在物品定义中指定每一物品的缺省对应采购员，在请

购单中系统将自动选取该物品对应的采购员，录入人员可

以改选其他的采购员。

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业务需求

北方光电公司主要采购光电、轻工、机械、照明等产品；

生产基地采购生产光电产品的原材料，包括光学件、金工件、

橡胶件、包装材料等。

业务需求

光电总部目前的采购产品没有进行编码，业务员大多使

用海关编码对物品进行标志有时也运用供应商产品编码。

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远达光学生产基地:成品编码9位，原材料10位，光学

胶片编码3位。工艺技术部调研问卷：有标准的物品编码，

按零件类别，产品型号， 一般为3段， 编码不定长，例如:

M58 111 S

希望不同的分类有定长的编码，并保证编码的唯一性。

目前存在的问题：公司内部不同部门各自的文件中不统一，

财务物品编码采用与库存相同的编码规则，并在库存模

块定义物品时明确采购产品的编码。

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业务需求

目前贸易一部、二部经营的轻工产品包括：灯具、钟、

日杂、家用电器。可能在每大类下再细分（灯具按2头或3头

分、日杂按一件套/二件套分、钟分为挂钟和台钟、家用电器

按微波炉、咖啡壶、电饭煲分）。基本分两层，家用电器再

汽配、设备零件、文体用品/医疗器械。再下一层分类十分繁细分则按升分。机械产品包括铸铁产品、 不锈钢制品、

体望远镜、抢瞄、光学材料（其中显微镜分为生物和体视），

其他产品的分类依据《海关编码》；

生产基地采购的原材料包括：

远达光学生产基地:

原材料分：包装材料，橡胶件， 光学件， 结构件

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结构件分：金工，机加，塑料件，金饰件

奥德光电生产基地：开发中心按照物品的不同用途有

分类，物品分类可以按照大、中、小类，并体现在物品的编

码中。

解决方案

系统可以在库存模块和采购模块运用不同的物品分类。

业务需求

北方光电：

轻工部：出于退税的要求，计量单位要按照海关报关的

要求定。基本上灯的计量单位是盏、钟按台/只计量、日杂的

计量单位是套/公斤；家用电器是按个计量

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光电部：基本上按具或个计量；光学材料有时采用“公

斤、块”，根据客户的要求。

机械部：从公斤、米、具、套、个等都有，且不确定，

当客户要求不同时会用不同的计量单位。存在这样的情况，

即采购订单、销售订单、应收帐款发票按个计量，但在出口

报关、供应商开具的增值税发票上需要按照公斤等单位计量。

在库存模块可以定义各物品的基本单位，并明确基本单

位与其他辅助计量单位之间的换算关系。具体参见库存业务

方案设计。

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业务需求

总部：

贸易一部、贸易二部的采购品没有物理库存，不存在库

位控制的问题。但是对货物需要进行跟踪监控，要求采购订

单、入库通知单、销售订单编号一致，以实现成本测算。

理控制。光电部同样需要根据采购订单号跟踪采购物品。
光电部贸易类物品有物理库存，但未对存放库位进行管

远达光学: 目前有光学完工库、光学毛坯库、工具工装

库、辅料工具库、金工库（橡胶件、结构件、金工件）、光

学棱镜库、易燃易爆库、包装材料库、成品库等。都没有库

位、批号、序列号、版本控制。橡胶件有过期控制。

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奥德光电：目前有光学完工库、光学毛坯库、工具辅料

库、金工库、包装材料成品库等5个仓库。没有库位、批号、

序列号、版本控制。橡胶件有过期控制。

解决方案

总部：

贸易一部、贸易二部的业务由于存在供应商提前开票结

算，确认存货的情况，因此将运用北方开发的订单流程，由

销售订单导出生成请购单，自动创建为采购订单，供应商开
光电部采购的物品基本都先入北方光电自备库，因此光

电部销售订单将采用开发的流程，将采购物品接收入库后，

再进行挑库发运的操作（具体参见销售订单管理模块）。

采购部采购员、贸易一部、贸易二部采购人员将请购单

中接收人附注中记录的销售订单编码作为前缀，加流水号，

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作为采购订单编码，实现销售订单与采购订单之间的联系。

接收入库单可以根据采购订单进行查询，在采购定单查询界

面实现。将采购订单查询菜单设定给销售员，销售员即可在

系统中适时查询采购订单所处的状态。

北方光电本部自营出口,投标,进料加工要进行成本盈

亏测算.这部分业务中所涉及的产品要进行批号控制。批号编

码规则参见库存解决方案。其他业务的产品考虑到以后会出

口，也要进行批号控制。编码规则参见库存解决方案。
物料进行批号、系列号等控制。子库存与库位等的设置具体

参见库存模块的方案设计。

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业务需求

北方光电

供应商目前没有统一的编码规则。现有的点石系统中，

供应商信息由业务员自己维护。业务员可以选择供应商信息

不共享、部门内共享和部门间共享。

供应商分类按照部门分为轻工类、机械类、光电类、照

明类等。
别分别由专人统计更新，统一至远达集团调度室进行汇总。

供应商没有编码。

供应商按照产品分为：光学类、金工类、辅料类、包装

材料类。

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奥德光电的供应商信息由生产部业务员按照类别收集，

统一至远达集团调度室进行汇总管理。供应商没有编码。

供应商分类与远达光学的分类方法相同。

远达集团总调度室每年对供应商进行考核，考核标准没

有明确的规定。远达光学与奥德光电采购员将收集的供应商

表现等信息汇集到总调度室进行分析。选择新供应商时，从

规模、价格、质量、交货期上对供应商进行考量。公司仅与

通过考核的供应商签订采购合同。
解决方案

供应商信息内容：

Oracle系统可以记录供应商名称、编号、分类、地址、

联系人、付款条件、应付款、预付款帐户等信息。

供应商信息维护：

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供应商信息的准确性根据BPR设计的组织架构与部门职责，

并保证供应商信息的准确性，由北方光电采购部专人负责供

应商信息维护。

供应商信息安全性：

系统的供应商头信息在各经营单位之间共享，地址层信

息在各经营单位之间屏蔽，在经营单位内部共享。考虑系统

数据的准确性与完备性，建议由北方光电采购部专人负责供

应商信息在系统中的维护。
可以使用字符，最长30位。

经过讨论，初步确定运用手工编码，编码规则参见北方

工业总部编码规则。

供应商分类：

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系统可以记录供应商分类信息，在采购快查码中定义供

应商类别，录入供应商时就可以选择所属的相应类别。

总部分类：贸易一部、贸易二部、采购部

生产基地分类：光学类、金工类、辅料类、包装材料

供应商评估与合格供应商管理：

1. 供应商评估信息的收集

定期查看供应商产品目录，其中记录了与供应商发生每

一笔交易的信息。
集评估信息：

序号	报表名称	报表内容
1	按分类的采购汇总报表	按物品类别，供应商，采购员，订单日期打印采购订单的汇总情况。
2	按供应商的发票价格差异报表	按物品类别，供应商，期间打印采购订单和发票的价格差异，只有采购订单和发票匹配的才能统计。
3	采购订单及发放明细报表	按采购订单查看采购订单的发放情况，注：只有计划采购订单和一揽子采购协议有订单发放。

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4	供应商采购汇总报表	按供应商打印采购订单汇总情况表。
5	供应商服务性能分析报表	按物品，物品类别，供应商等打印供应商到货日期同采购订单需求日期的对比报表。
6	供应商过期发货报表	按供应商查看根据需求日期，过期未到 的采购订单及物品明细情况。
7	供应商质量性能分析报表	按供应商打印供应商物品的验收情况表。
8	供应商暂挂报表	按供应商打印暂挂的采购订单情况表。
9	过量发货报表	按供应商打印供应商发货数量超过订单数量的过量发货情况表。

可从合格供应商处采购。具体是在库存定义物料时，要求

“使用批准供应商”，在采购模块中定义合格供应商清单，

明确某物料的合格供应商是哪些。业务员将无法提交不合

格供应商的采购订单。

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业务需求

北方光电

贸易一部、贸易二部采购组、采购部目前没有请购流程。

生产基地

供应商签订一揽子协议的零星采购，请购流程如下： 根据BPR成果，当生产基地需要自行采购一些还不能够与

2.查询以往历史交易，选择最优报价，制作请购

单，提交审批

3.由部门经理、财务部经理审批，在超出审批范

围时，由公司总经理进行审批

具体参见BPR交付成果“采购申请（计划）制定、审核及

下达流程”

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经BPR讨论确定，固定资产低值易耗品的采购申请与采订

单等流程不在ERP系统中体现。

目前未采用采购预算控制。

解决方案

北方光电：

由于北方光电主营贸易业务，物品的采购需求基本来自

于签订的销售订单，只要销售订单通过了审批，就可以采购

相关物品，因此不存在手工录入请购单的情况。
采购部门进行采购。

生产基地：

运用系统标准的请购单功能，在系统中定义相应的审批

层次，采购经办可以在系统中制作请购单，按照审批路径与

审批权限提交审批。

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业务需求

北方光电与生产基地的询价都通过电话、传真等形式进

行。

没有固定的书面形式的询价单。

北方光电 解决方案 的询价）和对外询价（即传统意义上的对供应商询价）。
1.	内部询价：

系统没有标准的内部询价功能。考虑到运用请购单变通

作为内部询价单，操作上比较复杂，而且仍然需要手工业务

的配合，因此建议系统外进行。

具体的操作步骤：

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1.销售人员在获得客户的意向后，将需求记录至

手工的内部询价单，传递给采购人员。

2.采购人员进行对外询报价。

3.采购人员与销售人员沟通询价结果。

4.采购人员将沟通结果记录在内部询价单上，购

销双方进行签字确认。

2.对外询价：

采用系统标准的询价单功能，记录对外询价情况。为了
生产基地

采用标准的对外询价单功能记录采购询价信息，在系统

中录入询价物品、数量、目标价位、向哪些供应商询价等信

息。

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业务需求

北方光电

供应商报价的方式主要有电话、传真。

供应商报价时已经考虑了采购数量等因素，因此其报价

中不包括任何折扣信息。

希望业务员可以查询以往的报价历史纪录。
报价无需审批即可生效。

传真。

报价内容包括物品编号、价格、图纸、模具等。业务执

行过程中，存在价格更改的情况，一般是价格下调。

报价需要经过总经理或生产部经理审批方可生效。

价格合同将保存在远达集团总调度室。

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解决方案

北方光电：

系统中可以记录报价信息，并可以由询价单自动生成

报价单。

生产基地：

系统报价单可以记录物品编码、价格等信息，图纸、模

具等信息如果有电子文本，可以挂为附件。

系统具备报价审批功能，可以在询价单上注明是否需要
流，所有具有该界面操作权限的员工都可以进行报价审批的

操作，控制意义不大，建议将通过审批生效的报价录入系统，

为以后的业务提供参考。

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业务需求

北方光电

贸易一部、贸易二部的采购订单根据销售订单生成，采

购部为光电部制定的采购订单由销售订单生成，为生产基地

目前销售合同基本与采购合同一一对应。
制定的长期框架协议根据生产计划生成。

生产基地的标准采购订单根据长期框架协议的相关规定

生成。采购订单无需与销售订单进行对应。

解决方案

北方光电：

总部的采购业务分为三种类型：

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1. 贸易一部、贸易二部、光电部等的贸易类采购 业务。 2. 总部销售生产基地物品业务。 3. 总部采购部为生产基地签订的长期框架协议业 务。 1.总部贸易类采购业务类型:
编号	类型	描 述
1	自营出口业务
2	自营进口业务
3 7	进料加工不作价业 ww. 内贸业务	taodoc处理内贸采购业务，在采购模块管理
注： 1. 这里所指的代理进口业务是指纯代理的情况， 区别于北方光电以往的代理业务的范畴，这里的代理业 务在财务上反映的不是结转收入和成本，而是代理费的 收入。 34 / 78

2. 这里所指出的业务类型以及业务类型的解决方

案同样适用于远达集团的业务处理。

自营出口业务的处理

贸易一部、贸易二部、光电部出口业务中的采购订单，

一般要求记库存帐，再根据销售订单的规定将物品发运至客

户处，并结转销售成本。操作流程如下所示：

1.运用开发的销售订单流程，在销售模块录入销

售订单，导入采购模块生成请购单。
之间的联系。采购员根据请购单“接收人附注”中记录的

销售合同号，将其作为采购订单编码。如果有多个采购订

单为一张销售订单进行采购，则在销售订单编码后加流水

号作为采购订单编码。

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3.在供应商将物品发运至客户时，采购员根据收

到供应商传来的单据在系统中进行物品接收入库的操作，

并在货物发运出口后在系统中进行发运的动作。

具体的系统流程如下：

请购行1-供应商1采购单1

.

.

.

.

. 请购行N-供应商N

采购单2

系统。建议由专人从系统里来录入费用采购订单，具体步骤

如下：

1.销售业务员对销售订单进行确认后，由专人在

系统中查询该销售订单；

2.	将销售订单后的盈亏测算表附件打开；
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3.根据盈亏测算表的预测金额在系统中录入相关

的费用采购订单。

1)在系统设置时，预先根据不同部门，不同的费

用订单类型在系统中分别做好费用采购订单模版。

2)需要通过复制费用采购订单模版生成各种费用

订单。

注：

1)不同的外运公司需要做不同的外运费用采购订

单，如果预测一个出口合同项下发生不同外运公司的外

运费，那么外运费采购订单以销售合同号位前缀，后加

-F1，F2等。

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2)物料采购订单如果存在多张，那么从-1开始向

下续编。

自营进口业务的处理

自营进口业务中，进口合同占据主导地位，同事自营进

口的业务量不大，可以不对销售合同与采购合同建立挂接关

系，即分别在系统中录入采购订单与销售订单。制作进口采

购订单的流程与标准的国内采购订单相同，注意币种需要选

择外币。
按照采购价格 在报关时接收 平均成本更新(关 销售发货时结

制作采购订单 入库 税＋运保费) 转成本

获得关税缴款通知书时在库存模块调整商品成本，分录

如下：

借：库存商品

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贷：材料成本差异

同时在应付模块录入关税发票，分录如下：

借：材料成本差异

贷：应付账款

再对关税发票进行付款

借：应付账款

贷：银行存款

优点：
2.录入采购订单时运用公司汇率，减少录入汇率

发生错误的可能

缺点：

1.平均成本更新的时点与金额影响财务记帐的准

确性与及时性

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2.平均成本更新的责任人待定

方案二：报关时作以含关税、运费、保险费的价格制作

采购订单

报关时按照含运费 接收入库

价格制作采购订单

接收入库时：

借：材料采购12（含税、费价格）

借：库存 12 贷：应计负债12

发票匹配时：

借：应计负债12

贷：应付帐款10（采购价格）

发票价格差异2

优点：库存成本较为准确及时反映

缺点：

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1.运用本方案的前提是在报关时，业务员已经清

楚地知道需要计入成本的运保费金额

2.要求业务员在报关后，录入采购订单的价格为

手工计算的含关税、运保费等的价格，数额的准确性同样

影响财务记帐

3.由于关税按照报关单汇率计算，需要在录入采

购订单时输入用户汇率

4.采购订单无法全额匹配，只能手工关闭
报关单后，在系统中进行接收入库，平均成本更新的操作。

并且确保平均成本更新的数额与实际发生的运费、关税金额

相同，否则在日后运费发票到后，财务无法入帐。

来料加工业务的处理

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由于来料加工业务发生时不挤占本公司的资金，不存在

物料货权转移，只向客户收取一定比例的加工费用，向供应

商支付加工费，建议此类业务通过财务模块进行处理。

进料加工不作价业务的处理

进料加工业务存在物权的转移，北方光电将原材料采购

进来后，委托加工厂商进行加工，再将成品发运至客户。具

体解决方案如下：

1．合同协商成功后：在系统中做销售订单。同时
2．进口原料：在系统中直接做采购订单。采购订

单号以销售合同号为前缀，进口合同号在采购订单界面的

说明字段中录入，然后进行采购接收入库等操作。

3．加工：

1)在系统中录入加工费用采购订单。

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费用采购订单上单价是1，数量显示金额，加工费用

item定义的具体内容参见库存解决方案。(该业务适用

于三个生产基地的委外加工业务)

2)在收到成品的入库单据时，在系统中进行原料

杂项出库的处理。

注：如果成品是分批接收的，那么按照比例将原料

杂项出库。

出库原料的数量=（收到成品数量/成品总数量）*
售合同号-OUT”。出库时不输出库物料的单位成本，

采用系统缺省的移动加权平均成本。

通过查询获得本次出库原料的总成本。

3)同时在系统中做成品杂项入库的处理。

成品入库的数量=收到成品的数量

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杂项入库，接收成品。输入成品的单位成本：

按比例计入成品成本的加工费用=（收到成品数量/成品总数量）

*加工费用总金额

成品的单位成本=（出库原料的总成本+按比例计入成品成本的加工费

用）/收到成品的数量

为了便于查询，在参考字段录入“销售合同号

-IN”。

进料加工作价业务的处理
口销售合同号为基准建立销售与采购的关联。

1.对外合同协商成功后，按照出口业务，制作销

售订单，申请导出生成成品的采购订单。

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2.进料时，业务员在系统中按照自营进口的流程

录入进口原料采购订单，订单编码为销售合同号加后缀，

说明字段为实际的进口合同号，然后接收入库。

3.将进口原料作价给加工厂商，在系统中录入销

售订单，在客户PO字段记录出口合同编号。

代理业务的处理

这里所指的代理业务仅涉及代理费用的收取，不存在物

权的转移，不结转主营业务收入和成本，因此建议相关的帐

务通过财务模块来完成，不由业务模块进行信息传递。但是

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出于风险控制的考虑，建议代理进口业务需要在系统中录入

计划采购订单，并在订单题头弹性域中记录委托方的名称。

对该种订单将不进行发放或接收，因此不会产生财务信息。

注：如果不能获得明晰的代理进口业务的供应商信息，

那么可以根据委托方选择虚拟供应商“代理供应商——委托

加工方名称”。

代理出口业务的具体内容参见销售业务解决方案。

内贸业务的处理
联关系，因此建议按照标准的采购与销售订单流程进行处理。

总部销售生产基地物品业务：

方案一：

总部光电部与精密光电部签订对外销售合同之前，与采

购部相关人员协商确定是否从生产基地采购。如果是从生产

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基地采购，则在销售模块输入销售订单，指明从生产基地的

库存组织发货。采购部人员按照订单要求协调生产基地的生

产，运用发运通知单通知生产基地发运，由销售人员（待定）

在系统中进行发运确认。系统将自动按照转移价格生成总部

与生产基地之间的应收应付发票。采购人员无需在系统中建

立采购订单。具体流程如下图：

跨组织销售订单

产生的会计分录如下：

借：主营业务成本 借：应收帐款（公司间）

贷：存货贷：主营业务收入

北方光电：

借：应收帐款借：主营业务成本

应交增值税－进项税

贷：主营业务收入

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应交增值税－销项税贷：应付帐款（公司间）

方案二：

由于生产基地生产的物品大多需要入北方光电的自备库，

并且开出发票要求北方光电付款。北方光电财务需要确认库

存与应付帐款，待业务员拿到提单，再确认销售收入，结转

销售成本。跨OU销售无法产生中转库存，因此建议以下步骤：

1. 光电部业务员在系统中按照自营出口的流程由

销售订单生成采购定单，并下达至生产基地。
3.在发运至光电自备库时，在系统中进行发运确

认

4. 光电业务员进行接收入库操作，财务确认库存

5. 待发运至客户时，在光电部业务员根据提单在

系统中进行发运确认

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注：关于销售业务的具体处理参见销售业务解决方案。

总部为生产基地进行的长期框架性采购

由总部采购部人员在系统中录入一揽子协议类型的采购

订单，在订单中明确供应商、采购物品编码、数量、单价、

到期日等信息。可以规定该物品价格是否可以更改，如果更

改，价格上限是多少，并可以进行该一揽子协议采购总额的

控制。待生产基地需要该物品时在系统中对订单进行发放。

生产基地：
订单/采购发放、接收、入库。

业务需求

采购合同编码：

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1.总部目前的几个部门存在不同的采购订单编码

规则，例如：

轻工部：

QG020514F－XX

QG：轻工部；02：2002年；05：5月；

14：今年的第14票号；F：业务员代码； XX：客户

机械部：

N――表示国内采购； M――表示出口；A――年份；
组合规则：N/MABJXE

举例：N61220528JXF

表示：机械部员工张卓飞在2002年5月28日的采购合同号

照明部与光电部没有明确的采购订单编码规则，业务员

根据自己的喜好进行编制。

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目前的点石系统可以打印采购订单文本。

2.	生产基地	Commented [Y1]: Page: 51
		生产基地的编码规则？

没有采购订单编码。

采购订单编码规则有待统一。

采购订单一般不存在外币订单。采购价格是含税价，并

且可以部分或全部退税。

解决方案

北方光电
工输入，不仅将不同的采购业务类型分开，而且可以直接输

入进口合同号或相关联的销售合同号。采购业务类型的编号:

购业务