南油物业公司公文管理规定

物业公司公文管理规定

(七)

1、为进一步提高物业管理有限责任公司(以下简称公司)公文处理工作的效率和质量,促进物业经营管理工作,实现公文处理工作的科学化、制度化和规范化,特制定本办法。

2、本办法适用于公司及公司各部门公文处理工作。

3、公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作,应按照行文要求和公文处理的规定进行,做到准确、及时、安全、保密。

4、公司总经办管理公司公文处理工作并负责指导公司各部门公文处理工作。

5、公文处理要坚持实事求是的原则,力戒形式主义和文牍主义,行文要少而精,注重实效。

第一章 公文种类

6、公司涉及行政、党务的公文种类主要有:决定、规定、通知、通告、请示、报告、函、会议纪要等。

第二章 公文的主要制发型式及适用范围7公司设《物业管理有限责任公司》公文首页纸,适用范围如下:

1、《物业管理有限责任公司文件》主要用于公司决定、规定、年度工作计划、总结;

部署全局性重要工作;

向各部门通知重要事项;

转发上级有关文件等。

2、《物业管理有限责任公司》主要用于向上级报告、请示工作;

批复请示;

同不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;

转发公司领导的重要报告、讲话等。

第三章 公文格式

8、公文一般由标题、公文编号、签发人、密级、紧急程度、主送单位、正文、 、 名称、印章、发文时间、发文字号、印发传送范围、主题词、抄送(报)单位、印发单位和印发日期等部分组成。

如有 , 应在正文之后,成文日期之前注明 名称和顺序。

9、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文机关名称和公文种类。

在标题内除法规、规章名称加书名号外,一般不使用或少使用标点符号,在标题最后则不宜使用。

10、有关说明1《物业管理有限责任公司文件》按"[200]字 第号"统一编发,盖公司印章;

公司对外一般事项行文不编号,使用公司信函纸,如需盖章,须履行用印登记手续。

2、联合行文,只标明主办单位发文字号。

3、上报的公文应当注明签发人(按领导班子分工标注)、会签人姓名。

联合上报的公文主办单位签发人姓名排列在前,其他单位签发人姓名在主办单位签发人姓名之下,按发文单位顺序依次排列。

上报的请示性公文应当在印发单位名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。

11. 机密公文应当根据机密等级,分别由总经办注明"绝密" "机密""秘密"。

12. 标引主题词,应从《北京市公文主题词表》中选择与公文主题概念最直接相关的若干主题词(一个文件一般不超过7个)进行标引。

13. 上行文一般只写一个主送单位,以公司名义发文视公文内容应当标明主送单位和抄送单位。

除答复领导直接交办或者指定的重要公文外,各种公文一般不写报领导个人称谓字样。

14. 成文日期以领导签发日期为准;

联合行文以最后单位领导的签发日期为准;

会议通过的事项,以通过日期为准。

15. 公文用纸一般采用A4型。

16. 公文标题、主标词等具体要求按(政发[2022]12号文件)的有关规定执行。

第四章 行文规则

17.用公司名义行文的公文有:

1、向上级报告、请示工作;2、与有关单位联系重要事务;3、向各部门下达重要指示决定等。

18.以部门名义行文的公文有:

1、在职权范围内,下达计划、制度、要求、指导业务、了解情况、向公司领导报告、请示工作。

19.请示性公文应一事一文。

20.请示与报告必须严格分开,不得在报告中夹带请示事项。

公文标题不得使用"请示报告"字样。

21.凡可以由公司各职能部门行文或面谈解决的问题一律不用公司名义行文。

需要用公司名义的行文,到总经办统一编号。

第五章公文处理程序22.公文办理公文办理分为收文办理和发文办理两项内容。

收文办理包括:签收、登记、分发、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁等。

主要程序如下:

1、凡上级机关来文、地方行政部门来文、外单位来文及公司各部门外出开会带回文件及材料等先由总经办及时签收、登记、编号。

(属总经理的收文,由总经理签收后登记;

属公司有关领导亲收件,一律由收件人亲自拆封)2、文件登记后,由总经办主任根据文件性质及涉及内容填写"文件拟办单"送有关领导阅示,除特殊情况请领导3天内做出批示。

(请主批领导使用钢笔或签字笔在"文件拟办单"上明示意见及批示时间,其他人或部门圈阅示为同意)。

3、公文办理应遵循以下原则。

3. 1、需要有关部门传阅的文件,由总经办负责分别转交,各部门阅毕文件应及时归还,禁止文件横传。

3. 2、公司对请示批准事项的文件,应在收文后的7天内答复来文单位。

3. 3、送有关部门办理的公文不能超过48小时,对不能按期办理的要及时说明。

对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的公文,应迅速退回总经办并说明情况,不得积压逾期。

3. 4、总经办根据领导意见,负责对各部门承办的公文进行催办和督办。

发文办理包括:拟稿、审核、签发、编号、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。

23.公文起草及需要注意的事项

1、起草公文应符合党的路线、方针、和国家的法律、法规及上级机关的指示;

准确地反映客观实际情况,提出的办法、措施切实可行;

观点明确,表达准确,文字精练,文风端正,并做到一文一事。

2、公文中的人名、地名、时间、数字、引文要准确。

时间应写具体 日,数字除作修辞句中词素外,一般要使用阿拉伯数码。

结构层次序数:第一层为"一",第二层为"

(一)",第三层为"1",第四层为"

(1)"。

在同一公文中数字的使用应前后一致。

引用文件应注明发文时间、机关、标题和文号。

使用简称时,应先用全称并加以说明,不得使用不规范的用词和用字。

公文的结构层次、序数、数字的详细情况按(京政发[2022]12号文件)的有关规定执行。

3、制发公司公文需经总经理、副总经理同意,主办部门负责公文的起草。

4、各部门起草好公文后,应先到总经办填写"发文稿纸",并由总经办对公文的文种、格式、文字、结构、密级、主题词等进行把关。

公文中的意图、观点、业务内容、技术术语、统计数字、涉密密级、保密期限和定密依据等由起草公文的部门负责。

5、经把关后的公文草稿由呈报部门呈报公司有关领导审批,公司行政、党务公文依领导工作分工,由公司总经理、副总经理、党支部、工会审核签发。

请签发人使用钢笔或签字笔在"发文稿纸"上签署自己的意见、姓名和 日,以便查考和保存。

6、如遇公文内容复杂特殊、涉及若干部门、需要会签的由起草部门注明,由总经办负责送签。

7、经领导审批签发后的公文定稿由总经办安排登记、编号并打印。

打字员在打印公文时要忠实于定稿,不允许改动定稿的文字、段落、标点符号和格式。

如发现定稿有不当之处,要经过公司领导及起草公文部门同意,才能改动。

8、打字完成后,由打字员通知起草公文的部门或有关人员进行校对,校对要认真,与定稿无误后,在"发文稿纸"上签字,然后才能印制。

公文印刷标准按《物业管理有限责任公司公文制发和公文格式的规定》执行。

9、公文成文时间应与领导人签发时间一致。

24.公文传递公文的传递方式根据其紧急程度、秘密等级确定:一般性公文可采用便捷方式传递,秘密公文要经专人传递,不得使用计算机、传真机传输。

25. 公文管理

1、上级或公司秘密公文的印发传达范围要按发文机关的规定执行;

复制上级秘密公文需经发文机关批准,复印公司秘密公文需经公司领导批准,并视同原件管理。

2、总经办电脑录入员离开"机位"时,应将录有重要文件的软盘妥善保管,设定密码以防泄密。

3、总经办定期对公文进行清理、清退和销毁。

4、公司各部门工作人员调离工作岗位时,不得将个人暂时保管或借用的公文带走,应及时归还总经办统一管理。

第六章 公文立卷、销毁26.公文办完后,应归还总经办,根据立卷归档的有关规定,总经办及时将公文定稿正本和有关资料整理立卷。

27.没有存档价值和存查必要的公文经领导批准可以销毁。

第七章 附则28.本办法执行日期同生效日期,如与上级规定不符,以上级规定为准。