档案馆工作基础

是指人们在社会管理，交往和科学技术和文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的一种交流沟通工具。

文件的种类 通用公务文件（普遍适用有效的公务文件） 公务文件

根据来源和 专用公务文件（一定专业系统专业领域适用有效的公务文件） 使用范围划分 私人文件

通用公务文件特点：有鲜明的政治性 有法定作者 有法定的权威 有特定的格式 有现实的效用 作用：依据作用 法规作用 联系作用

传达与保存作用

二、我国现行主要的通用公务文件 1、文种（文件的种类及名称）

2、我国现行各级各类党政机关单位通用公务文件的主要文种（15种）

命令（令）、决议、决定、公报、公告、通报、通告、请示、批复、通知、报告、意见、议案、纪要、函

常用通用公务文件举例

请示：下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项的呈批性公文。 批复： 通知 通报 报告：

函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。一种平行文。 会议纪要： 三、文件处理 1、文件处理部门

是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。 文件处理部门基本职能：

具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；文件拟制过程的管理、 文件的转运管理、文件的保管和立卷归档工作等。

2、行文制度

行文关系、行文方式和行文规则的合称。

行文关系是指机关单位之间文件往来而形成的关系，包括上行、下行、平行关系三种。 行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类，包括上行文、下行文和平行文三种。

行文规则就是监管之间行文时所遵循的原则的总称。

3、现行机关单位的文件处理程序

主要包括收文处理程序和发文处理程序。

发文处理程序：拟稿——核稿（审稿）——签发（会签）——缮印——校对——用印——注办——登记——装封——发出——归档（销毁） 收文处理程序：签收——启封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办——清退——归档（销毁）

四、文件的整理与归档 1、文件的分类和归档范围

机关文件分类的基本原则：根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。

文件特征：就是人们根据文件的各种构成归纳总结出的文件的共性特点。“六大特征”就是问题、作者、时间、地区、名称、通讯者。

归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 2、立卷工作

就是文件处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

立卷特征：按文件特征分类和组卷。问题、作者、时间、地区、名称、通讯者特征。

一般按问题、作者、时间特征立卷三种立卷特征为主。具体结合运用的形式有以下四种： “年度——组织机构”、“年度——问题”、“组织机构——年度”、“问题——年度”分类法

立卷特征在组卷中的具体运用主要是： ①一般应以按问题特征组卷为主。

②抓住一组文件的主要共同点或联系点进行组卷，即按文件的主要共同特征组卷。 ③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。 立卷程序包括七个工作环节： 拟（修）定立卷类目 归类和组卷

确定案卷的保管期限 拟写案卷标题 案卷的编目与编号 填写与装订 归档

案卷质量要求总原则：

案卷必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3、立卷改革和《归档文件整理规则》 立卷工作存在问题的突出表现： 机关办公自动化与手工立卷的矛盾；

机关人员精简与立卷业务复杂、立卷人员工作繁重的矛盾。 立卷工作改革的目的主要有：

简化立卷方法；立卷技术的普及；立卷工作现代化 立卷工作改革的方向主要有：

继承和发扬正确的传统立卷基本原理和思想，改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和手段相适应。

以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。 立卷工作与档案工作一体化。 归档文件的整理

以件为单位，进行装订——分类——排列——编号——编目——装盒，使之有序化；机关文件再分类方案的最底一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。 最基本保管单位确定为件。

第二讲、机关档案工作基础 一、机关档案工作 1、机关档案

是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累并归档保存的档案的总称。

具有双重性：机关档案即是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。 2、机关档案工作

是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。 具有双重地位：机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。

3、机关档案工作的具体任务

机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理的双重职能。具体任务是： 在档案工作 贯彻执行党对本单位收集、管理本单 和国家有关“统一领导，文件材料位各种门类和载档案工作的的形成、4、机关档案工作基本制度 分级管理”原积体的档案，积极方针、机关档案工作人员岗位责任制 则下，负责对累和立卷提供利用，为机机关文件材料立卷归档制度和法律、法 所属机构的档机关档案保管制度规，建立、 归档工作关各项工作服案工作进行监机关档案保密制度健全本单位 进行业务务，并按规定向督和指导 有关档案馆移交机关档案鉴定工作制度 督和指的档案工作监机关档案利用制度档案 规章制度 导 二、机关档案室工作 1、机关档案室 是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。 机关档案室的工作内容主要有： 对本机关文负责对本机组织开展机本机关档案 起草并监 督执行本件材料的形关所属机构关档案业务的管理。包括 单位的档案工作的计划和规章制度 成、积累和立卷归档工作进行业务或单位的档案工作进行具体业务监培训、咨询、机关档案的协作交流、检查评比及目标管理活手机、整理、保管、一觉、鉴定、统计和监督和指导 督和指导

2、机关内设档案工作机构类型

按承担机关档案工作职能形式划分：完全职能型、非完全职能型、非职能型 按管理本单位档案形式划分：综合、文书、科技、专门档案室 机关档案室的辅助类型：联合档案室、文件中心„„ 三、机关档案综合管理

1、机关档案综合管理的含义

是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理形式。

机关档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。 2、机关档案室档案综合管理的模式 集中存放式、分开存放式

机关档案工作必须做到四个统一：“统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导”。 机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。 四、机关档案收集工作 1、收集方法 接收；征集 2、收集范围

收集与本机关档案有关的资料和实物。 五、机关档案整理工作 1、机关档案分类方案

是一种简要叙述机关档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称机关档案分类大纲。 机关档案分类方案的内容：机关档案分类的层次和划分原则；类目顺序和名称；需要说明的事项„„

2、案卷归类和排列

方法和步骤：按档案的门类、载体分开排列 按档案的保管期限分开排列 按机关档案分类方案顺序归类 按机关立卷类目的顺序排列案卷 3、案卷目录编制

包括案卷目录封面、案卷目录页和案卷目录备考表。应横向排版书写，一式三份。 编制案卷目录的原则主要有：

不同门类、不同载体的档案应分开编目； 不同保管期限的档案应分开编目；

一本案卷目录内案卷数一般不超过（不含）1000卷；

同一门类或载体、同一保管期限、同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起； 填写案卷目录时应逐卷逐条填写，字迹规范、工整、清晰、耐久。 机关档案保管工作 1、机关档案管理用房

机关档案管理用房要求坚固、实用，应满足机关档案的安全保存、阅档和整理三种实际需要，做到“三分开”：机关档案库房、阅览室、整理室。 2、机关档案库房管理

“八防”措施：防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。

七、机关档案移交工作 1、机关档案的移交

是指按照《档案法》及其实施办法的有关规定和机关档案工作的任务要求，机关档案部门定期向有关档案馆移交档案的一项重要义务性档案业务工作。 机关档案部门移交档案的范围和内容： 重要的文在机关立卷以及档案管理中形成的立卷说有关的 3、机关档案部门移交档案的手续 清点核对、填写档案交接文据、实体移交（接收）、签字确认。 科技档案读目录数据库和管理软件、移交清册、交实物 机关档案鉴定工作 1、内容 和各种专接凭证、分类方案、全宗单、组织机构沿制定机关档案保管期限表 判定保管期限 门的档案 革、大事记等有关文件材料 对到期档案的鉴定 鉴定后档案的处理 2、机关档案保管期限表的内容

条款号、条款名称、保管期限、备注 鉴定后的档案处理 上升保管期限 销毁

机关档案统计工作

1、建立机关档案统计工作制度 2、机关档案的登记

3、建立机关档案数量状况统计台账 4、机关档案工作基本情况统计年报 十、机关档案利用工作

1、机关档案利用的方式 包括提供利用和开发利用两大类：

提供利用的方法主要包括：调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等。

开发利用较为常用的形式：档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等。 2、全宗指南的编制

全宗指南是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，又称全宗介绍。

全宗指南的结构：封页、正文、备注。

第三讲 档案馆工作基础 一、档案馆 1、含义

是专门收集、保管和利用档案史料的科学文化机构。 档案馆的性质主要表现在：

科学文化机构的性质、档案管理专业性质

2、档案馆在国家档案事业中的主体地位是由以下几个当面的因素构成：

书档案、明、全宗指南、案卷目录、文件目录、机资料和档案馆是保管档案的基地；

档案馆是档案工作服务于社会的主要承担者； 档案馆是实现档案工作现代化的支柱；

档案馆是比较国家和地方档案事业发展规模与水平的重要标尺。 3、档案馆的基本任务

一是维护党和国家历史真实面貌是档案工作的出发点。

二是集中统一的管理党和国家的档案及有关资料室档案馆工作的物质基础。 三是维护档案的完整与安全是档案馆管理档案的基本要求。

四是积极提供利用，为社会主义现代化建设服务室档案馆工作的根本目的。

上述四个方面的内容是一个有机的整体，充分体现了档案馆科学文化机构的性质及其所承担的社会职能，反映了档案馆工作的客观规律。 4、我国档案馆的类型

国家档案馆是指具有国家性质、保管国家所有的档案，由国家或地方档案行政管理部门直接管理的永久性档案馆，包括国家综合档案馆和国家专门档案馆。 部门档案馆包括部门综合档案馆和部门专业档案馆。企业、事业及其他社会组织单位档案馆 二、档案馆工作

档案馆工作有广义的和狭义的两种解释。 广义的包括档案馆的所有工作。 狭义的仅指档案馆 业务工作。

1、档案馆的工作内容 接收和收集档案 科学的管理档案

开发档案信息资源，为社会提供服务 2、档案馆工作制度化

档案馆各项工作按照制度有规可循，有计划、有步骤、正常有序地开展。 三、全宗和立档单位 1、全宗

是指一个立党单位形成的

内部有机构成的全部档案，是档案馆内的一个档案保管单位。 基本含义：

全宗是一个有机整体；是在一定的历史活动中形成的；是以一定的社会单位为基础而构成的。 2、全宗的类型

组织全宗和人物全宗。

全宗

组织全宗 人物全宗

基本形式 补充形式 名人全宗 群体全宗

全宗汇集 全宗

3、立档单位是指符合全宗构成条件，所形成的档案能构成一个全宗的组织或个档案汇集 联合全宗 人，又称为“全宗构成者”。 立档单位应具备以下三个基本要素（条件）：

相对的行文权；相对的财物处置权；相对的人事任免权

4、全宗的政治性质调整 政治因素发生变化时，立档单位的性质发生变化，因而馆藏全宗就必须重新设立或作相应的调整： 按不同的历史时期分别设立或调整全宗。

同一历史时期应按不同的政权性质分别设立或调整全宗。

同一历史时期同一政权的组织，如内在性质发生变化，应分别设立或调整全宗。 有些组织内在性质不发生变化、连续性强，虽经历不同的历史时期和不同性质的 政权，其全宗可以延续保持，前后相连，不必分设全宗，但全宗内应分为不同的 部分进行分类整理编目。 5、全宗的职能性质调整

档案馆应根据立档单位基本职能的变化情况进行全宗设立或调整，常见的主要有 以下几种情况

6、全宗调整应注意的问题

立党单位基本职能的变化情况和全宗设立与调整应注意的几个问题： 临时机构一般不单独建立全宗； 派出性机构不能构成全宗；

立档单位基本职能变化后，确定全宗起止日期的界限和全宗文件的实际划分应以有关文件的日期为准，不能按年度进行分割。 立党单位的一般职能与各种范围的扩大或缩小，内部组织机构的调整，工作地点 的变更，名称的更改，领导隶属关系的改变，或者在一段时间内停止过各种等， 都不属于基本职能的变化，不必重新划分全宗。

四、档案馆的资料管理

1、档案馆的资料管理的意义和作用 资料是馆藏档案的有效补充。

收集保管与档案有关的资料是我国档案馆工作的历史传统。 资料的利用有助于档案的利用。 资料的利用有助于档案的保存。 2、档案馆资料收集

原则主要是接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。 档案馆资料收集的要求主要是： 要有地方特色； 要求史料价值；

要注意资料的系统性和完整性； 要注意资料载体型式的多样性。

档案馆资料收集的途径主要包括：接收、征集、交换、订购、自编等。