新时期高校办公室秘书应具备的素质与能力-论文

长沙铁道学院学报(社会科学版)

Sept.2005Vol.6No.3

新时期高校办公室秘书应具备的素质与能力

江晓铃

(广东商学院,广东广州　510320)

　　摘　要:新时期,高校办公室工作面临新的形势和新的要求,办公室秘书应努力提高自身的政治思想觉悟、理论水平和办事能力,增强自身的业务素质和身心素质,加强创新精神和团结合作精神的培养等,以适应时代发展的要求。

关键词:高等学校;秘书;素质;能力

　　高校秘书承担着办文、办会、办事、督办、协调和服务的职责,其工作涉及面广,工作量大,是办公室工作质量的一个基础性、决定性因素。随着我国加入世贸组织,社会主义市场经济不断发展,高等教育改革不断深化,大部分高校办公室与校长办公室合并或合署,使高校办公室的中心地位更加突出。新的形势对高校办公室秘书提出了更高的要求。新时期高校办公室秘书应该具备怎样的素质和能力呢?笔者就此谈谈几点粗浅的认识。

一、要具有较高的政治思想觉悟和理论水平

高校是代表党和国家具体实施高等教育的基层单位,高校办公室要在学校的直接领导下,根据党和国家的教育方针,结合学校实际,协助校领导研讨制定学校的改革发展规划,协调学校职能部门的有关工作;同时,作为学校领导的参谋助手,办公室还要承担向领导献计献策、提供决策依据和工作服务等职责。这就要求高校办公室秘书要具有较高的政治思想觉悟、水平和理论修养,能深入透彻地理解党和国家的路线、方针、的内在精神实质。只有这样,才能站得高、看得远,对问题的观察和理解才能有高度、有深度,才能适应国家不断发展的政治、经济和教育形势以及瞬息万变的世界科技教育发展对大学管理工作的要求,推动学校各项工作的顺利展开,也能在一定程度上帮助学校领导减少决策和工作上的失误。为此,办公室秘书要系统学习马克思主义、思想、理论和“三个代表”重要思想,要深刻领会和准确把握党的十六大精神,不断增强自身的理底和运用马克思主义立场、观点和方法分析、处理问题的自觉性,加强对党和国家路线、方针、和国家法律法规、WTO有关法规的深刻理解能力和运用能力,避免对党和国家路线、方针和在理解上和执行中存在偏差,影响党和国家路线、方针和在学校的贯彻实施,影响学校各项工作的正常开展,对学校的事业产生不利影响。也只有这样,才能在纷繁复杂的政务、事务活动中,在快速变化发展的国际国内形势面前,始终保持头脑清醒,抓住关键环节和主要矛盾,镇定自如,从容应对,收到事半功倍的效果。

二、要具有过硬的业务素质和办事能力较强的文字驾驭能力、广博的科学文化知识、准确的语言表达能力、深刻的综合分析能力是秘书应该具备的业务素质。第一,较强的文字驾驭能力是一个合格秘书必备的首要条件。办文是秘书的主要工作之一,每天有的大量的文稿需要草拟。因此,秘书不仅要熟悉掌握各类型公文及其它文体写作的基本格式、基本要领、行文规则及办文程序等一整套工序,而且要有较强的文字综合能力和法律水平。第二,博学多才

收稿日期:2005-04-11

作者简介:江晓铃(1973-),女,广东广州人,广东商学院教师。

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是秘书提高参谋服务水平的基础。办公室参与学校的全面工作,涉及学校改革、发展、稳定的方方面面。秘书要熟悉社会主义市场经济、现代科技、法律等各种新知识,掌握计算机、外语等新技能,不断拓宽视野,丰富知识底蕴。第三,秘书的特殊位置和所承担的工作任务决定了秘书必须具有准确精当的语言表达能力。秘书要接待师生和客人,洽谈各项公务,传达领导指示,了解基层情况,向上反映基层的意见和建议等,所有这些都需要有较好的口头表达能力才能胜任。第四,秘书要思维敏锐,思路开阔,善于抓本质,抓规律,从纷繁复杂的事物和丰富多彩的材料中捕捉观点,理出头绪,提炼主题,为领导决策提供有价值的参谋意见。秘书在日常工作中要勤于观察、思考和总结,延长能够按客观规律办事的好作风,从而不断提高自身的综合分析问题的能力。

秘书必须具备的果敢干练的办事能力。秘书每天要办文、办会,还要办事,工作前头万绪,面对大量繁杂的工作,要迅速、利落、正确的处理好并达到既让领导满意,又与法、理、情相符,并不是一件容易的事。一个称职的秘书在领受领导交办的事情后,要用心思考,认真分析判断事情的难易程度,尽可能在具体操作前把问题想复杂些,多准备几手处理问题的方案,而后认真按程序操作;在办事的过程中,要坚决果断、雷厉风行,防止久拖不决,或拖泥带水、效率低下,甚至劳而无功的现象发生,对办理的结果要及时向领导和有关部门汇报和通报,防止事无回音、无着落的情况发生。

三、要具有较好的身体素质和心理素质

秘书工作任务重、压力大,十分繁忙、辛苦。尤其是各高校校内改革的不断深化,机关工作人员进一步精简,而工作任务随着招生规模的快速扩大而不断加重。人员的减少与任务的加重与不断提高的效率要求之间的矛盾日渐凸现,办公室秘书因工作繁重和突发性工作较多而出现身体吃不消的情况屡有发生。身体素质不好,不能适应繁重工作的需要,不仅给分工越来越严格、一岗多能的办公室整体工作带来不良影响,严重时还可能需要调离岗位,使自己失去了很好的锻炼和发展的机会。因此,高校办公室秘书要在案头工作之余,注意加强锻炼,提高自身的身体素质,以适应高强度、高节奏工作的需要。

单有良好的身体素质还不够,在秘书工作中心理素质显得更为重要。秘书工作的重要性和复杂性决定了秘书应该具有处变不惊、临危不乱的心理素质。秘书在工作中所遇到的困难和问题的严重性和复杂程度,往往是事先难以预料的。面对突如其来的重大变故和急难险重事宜,秘书要做到处变不惊,泰然自若,临危不乱,阵脚稳固,并能在关键时刻有锦囊妙计,化险为夷,(下转第234页)

办事。我们每次都将实际印数精确地报给对方,并且按合同及时将版税支付给对方。这种诚信的做法博得了对方公司的称赞与信任,为我们与他们的进一步合作打下了良好的基础。

四、引进后的技术处理

合同签署之后,引进的工作算是成功了一半。要想让这套书籍真正获得成功,还得靠大量具体的翻译、编辑等工作。笔者从这套书籍最终取得成功的经验来说,引进的音乐书籍要想取得成功还得依靠一支出色的专家队伍、优质的翻译队伍和高水平的编辑队伍,这三者可谓缺一不可。

1.一流的专家咨询队伍是引进图书得以成功的一个前提。我们在引进这套书籍的过程中,聘请了武汉音乐学院的孟文涛、童忠良、彭志敏作为顾问,请他们给我们的一些选题提出意见,也请他们给我们提出建议,使我们的选题更加完善。由于这些专家多年从事一线教学工作,对音乐院系的情然而,由于孟酋先生工作较忙,再加上武汉和长沙相隔两地,交流与沟通不是太方面等诸多原因,我们没有能继续合作下去,多少有些遗憾。不过,我们最后找到了中南大学的路旦俊先生来担任我们这套书的翻译。路旦俊先生曾留学美国,不仅精通英语和德语,而且对音乐有着深刻的理解,属于超级发烧友。他的译文优美、准确,许多前言读起来如行云流水,更像是一篇散文,如李斯特为交响诗《塔索》所写的前言。他的翻译态度非常认真严谨,仅从他所做的大量注解就可见一斑,不仅有大量的音乐历史人物的生平与贡献等方面的介绍,更有像格什温《蓝色狂想曲》前言注解中对德国工匠赛歌会分节歌曲曲式的介绍。最难能可贵的是,他在翻译的过程中还能发现并纠正原书中的一些错误,如莫扎特《长笛与竖琴协奏曲》原书中的年代错误。这种严肃认真的态度和专业水平确保了这套书籍的成功。

况非常熟悉,知道学生需要什么书籍,所以他们提出的建议一般都具有较强的专业性和针对性。我们在完成了这套袖珍总谱的第一辑引进工作之后,他们便建议可以引进一些室内乐作品,因为音乐院系在上作品分析等课程时非常需要这些作品。我们随即便有计划地增加了室内乐作品的引进,出版了贝多芬、肖斯塔科维奇、海顿等的弦乐四重奏,以及舒伯特的鳟鱼钢琴五重奏等作品。在引进第三辑图书时,我们又在这些专家的建议之下,引进了一些现代作品,其中包括诺诺的《中断的歌》、勋伯格的《五首乐队作品》、欣德米特的《天鹅转子》、罗德里戈的《寻找遥远的世界》等。这些作品的出版不仅受到了广大师生的欢迎,而且也填补了中国出版界在这方面的一个空白。

2.一支高质量的翻译队伍是引进图书成功的保证。这套书籍的文字部分虽然很少,但由于均为国外著名音乐学者所撰写,其中的注解和引文多用各种不同语言的原文,这便给翻译人员提出了极高的要求。译者必须精通多门外语,而且必须在音乐上有很高的造诣。有些译者外语水平很高,但对音乐方面的知识了解得太少,译稿出来后专业方面的问题较多。另一些译者虽然精通音乐,外语水平却不够,译稿出来后词不达意,味同嚼蜡。我们后来了找到了武汉音乐学院的孟酋先生给我们翻译这套书籍。孟酋先生有着很深的音乐造诣,外语有很好的基础,再加上其武汉音乐学院得天独厚的条件,翻译起来得心应手。他的译文流畅自然,达到了很高的水平。(上接第232页)

这种心理素质和应变能力对做好秘书工作是至关重要的。而秘书既服务于领导又服务于基层和广大师生的特殊位置决定了秘书应该具备自觉接受批评、勇挑工作重担的良好心理承受能力。秘书工作稍有疏忽、不慎或失误,就可能很快导致来自领导、基层、同事、师生等上上下下多方面的批评和职责,甚至是无中生有的责难、非议和诽谤。一位合格的秘书必须善于和敢于接受来自领导的批评、训斥和群众的指责、非议、怨恨,牢记“有则改之,无则加勉”的原则,不断检查和反省自己,随时保持乐观向上、健康进取的心态,笑对生活和工作中所发生的一切事情,主动、虚心、诚恳地接受批评意见,哪怕是无“罪”而加之,也无怨无悔,不争不辩,把批评当作动力,把工作做得更好。

四、要具有勇于开拓创新和团结合作的精神

当今世界,科学技术突飞猛进,社会发展日新月异,创新成为21世纪的主题。高校作为先进思想文化、先进科学技术的代表,更是成为创新的源地和培养创新人才的摇篮。虽然秘书工作具有被动性、辅助性等特点,要求秘书人员应具有稳健、自制、细心等性格特点,但这并不排斥服务的创新。恰恰相反,要求高校办公室秘书应该主动适应新形势的需要,逐步培养自身勇于开拓创新的精神。变被动服务为主动服务,变被动服从为主动参谋,充分发挥自己的聪明才智,努力在办公模式、办公手段和工作方式方法上,尤其在参谋工作以及处理234

3.高水平的编辑是引进图书获得成功的关键。我们在编辑的过程中对奥依伦堡公司的原书进行了开本的统一处理。奥依伦堡公司的原书由于出版年代的不同在开本有较大的差异,有32开的,有24开的(如科恩戈尔德的《升F大调交响曲》),有大32开的(如格什温的《蓝色狂想曲》)。我们在征得了奥依伦堡公司的同意之后,将这些不同开本统一处理为32开,从而保证了这套书籍的统一。我们在统一开本的同时,对原书的装祯也进行了一些技术处理。我们采用了醒目的黄色作为封面的底色,然后配以简洁明了的图案设计,使整套书显得典雅、庄重,与整套书的风格及内容完全一致,取得了非常好的效果。

五、结语

在市场经济条件下,每个出版人在考虑利润的同时,更应该考虑自己的社会责任。为社会提供优秀的图书是每个出版人的追求。在中国加入世界版权贸易组织之后,如何成功地引进外国优秀的图书便成了中国出版人所面临的一个挑战。笔者认为在引进国外图书的过程中,应该首先对国内的市场状况有一个明确的了解,并做出精确的判断。在引进过程中,要首先考虑那些经得住时间考验的国外权威版本。在与国外出版社商谈的过程中,要不卑不亢,以诚待人,严格按国际惯例处事。在版权引进成功后,还必须有一支出色的专家队伍、高质量的翻译队伍和高水平的编辑队伍。只有这样,从国外引进的图书才能获得成功。

疑难事务中进行创新,以期提高办公室的工作效率、服务水

平,使自身能很好地适应知识经济激烈竞争和不断创新的时代需要,并永远立于不败之地。

在开拓创新的同时,我们要充分认识到办公室秘书虽然一人负责一摊子,但是由于办公室工作综合性极强、牵涉面广,单靠一个人往往很难很好完成,需要大家共同参与,团结合作。同时,在一件事情的办理过程中,每一个环节都有其自身的特点,每个人的想法和做法也不尽相同,故大家就难免有不同的意见。因此,秘书必须具有宽阔的胸襟和团结合作的精神,为学校的大局着想,从整体工作出发,以高质量完成工作为着眼点,精诚合作,求同存异,才能顺利地办好事情。相反,如果大家不能密切配合,都各执已见,斤斤计较,甚至互相猜疑、挚肘,则工作不仅无法完成好,最终还将影响学校的整体工作。另外,办公室秘书要努力培养融洽好学的精神,学会换位思维,不断变换角色、变换角度去审视别人和自己,注意吸取别人的长处和优点。同事之间相互学习,取长补短。

总之,办公室的工作要求参与工作的每一位秘书都要有开拓创新和团结合作的精神。高校办公室既要形成一种秘书之间你追我赶的良好竞争氛围,使大家在竞争中不断进取,不断创新。同时也要营造一种安定团结和谦虚和谐的工作氛围,大家团结一心,相互促进,使办公室的各项工作得以顺利开展,工作效率得以不断提高。