现代交际 ２Ｏ１６年１１月总第４４４期 浅谈对高校党政办公室秘书工作的几点认识 苏立岩马馨 （吉林农业大学吉林长春１３００００） 【摘要】高校党政办公室是处理学校和行政事务工作的综合部门，是一个单位的运转中枢，发挥 着沟通上下、协调左右、联系内外的重要作用，是学校领导的参谋助手，也是学校对外的窗口。秘书的 自身业务水平、综合素质、服务水平以及处理突发事件的能力的高低，反映一个办公室的整体水平。 ［关键词］高校党政办公室秘书工作 ［中图分类号】Ｇ６４７ 【文献标识码］Ａ ［文章编号］１ ００９－５５４９（２０１ ６）２２—０１ ７８一Ｏ２ 高校党政办公室秘书是学校日常行政事务的主要承担 者，足服务领导、服务师生、沟通上下、连络内外的综合协 调部门。因此在高校党政办公室日常工作中，秘书的业务能 力、工作水平、文字水平、处理突发事件的能力水平等反映 办公室的工作水平。这就要求秘书对自己要求严格，不断学 习相关业务知识，掌握时事政治，掌握前沿动态，对国家的 大政方针、热点问题都应该做到心中有数，在日常工作中做 好领导的参谋和助手，在具体工作中做好组织协调，在工作 中不断提高自身能力水平，不断开拓创新，进而高效率完成 秘书工作。 一、高校党政办公室秘书应履行的工作职责 高校党政办公室是秘书在工作中负责办公室的信访、文 字综合、行政管理等，在工作中积极发挥领导的参谋助手作 用。高校党政办公室秘书主要工作职责包括以下几个方面： （一）文字处理工作 文秘工作是办公室的重要工作，也是一项日常工作，负 责学校综合文字的整合处理，年度工作计划、总结的撰写， 学校开学典礼、毕业典礼等重大会议领导发言稿的撰写同时 兼顾相关部门发文的审核校对等。 （二）文书工作 文书主要负责办公室的公文处理、档案管理、机要保 密；起草学校综合性行政工作报告、总结等文件；学校领导 名章等印章的管理和使用等工作。 （三）行政事务工作 办公室行政工作比较杂，包括日常的办公室行政事务 的处理、行政会议的通知、学校领导差旅费报销、公务用车 管理、信访接待、会议室管理以及办公场所的使用管理等工 作；全校的各类综合统计数据上报工作；拟制周工作计划、 安排节假１］值班等工作。 （四）组织协调工作 包括协调安排校领导的公务活动；协调校内各职能部门、 基层院系的联络工作；协调好部门与部门之间的交叉工作；组 织承办有关行政会务工作；协调相关部门做好党代会、教代会 的组织召开工作；全校性重大活动的组织协调等。 （五）考察接待工作 考察接待工作在办公室工作中占有比较重要的位置， 一般来说，上级主管部门来校考察或者检查指导工作，对接 待人员提出较高的要求，提前制定考察接待计划，包括时间 安排，时间精确到分钟，把每一个工作点分解开来，提前制 定考察路线，在正式考察以前，提前走一遍考察路线，发现 问题及时处理，把考察接待工作做到周密安排，不出纰漏。 苏立岩，吉林农业大学助教，研究方向：高校办公室秘书工作。 马馨，吉林农业大学副教授，研究方向：一线教学工作。 有时接待外省的兄弟院校的考察团，根据来访客人所在地的 风土人情、饮食习惯制定相应的考察接待计划，用心接待， 让来访者感觉到家的温暖。考察接待工作有一点尤为重要， 就是考察接待要严格按照党规定的要求执行，接待 工作不能超标，不能铺张浪费，不能公车私用，坚决杜绝公 款吃喝，用餐接待严格执行用餐标准，不得饮酒，尽量吃自 助餐。在接待报销过程中，实报实销，报销时出具会议通知 或邀请函，账目清晰。规定以来对办公室的要求尤为严 格，办公室秘书要协助领导做好公务接待的相关工作，尤其 要时刻提醒领导严格按照要求接待，不能含糊其辞，不能存 在侥幸心理，不能把不合理的接待列到日程。办公室是一个 单位重要的中枢协调部门，尤其要重视国家的法律法规和相 关规定，协助相关部门相关领导把好关，做领导的参谋助 手，把工作做到实处。 （六）信访接待工作 信访接待工作是秘书的一项兼职工作，信访问题是一 项比较复杂的问题，往往是剪不断理还乱，尤其是学生在学 习生活中，经常遇到一些突发事件，例如：打架、失窃、情 感、挂科、考研、考博、考公务员、考选调生、评优选先、 特困生评选、国家奖学金助学金评选等等，学生的问题一旦 涉及利益，就容易引起他们的重视，引起矛盾纠纷，尤其对 预期的结果不满意，矛盾都指向学校，经常有学生找校长投 诉。那么，要求办公秘书做好协调工作，认真梳理信访问 题，把信访问题分流到相关职能部门，能解决的尽量及时解 决，当面给学生答复，做到公平公开公正，不徇私情，坚决 抵制舞弊。 （七）领导交办的其他工作 综合办公室工作人员每天面临的工作比较复杂，涉及到 学校的各个部门，有的是会议的协调工作，有的是上级部门 交代的临时工作，有的是安排外出会议工作，有时工作特别 急，要求马上处理，这就要求办公室工作人员及时承担领导 交代的工作，克服时问紧任务重的困难，及时提出解决措施 和执行办法，抓紧落实到位，不讲条件，不计价个人得失， 不分八小时之内之外，毫无条件地保质保量完成。这就要求 办公室人员具备服务意识，牺牲个人的休息时间，无论班上 班下，接到工作以后马上行动起来，统筹协调，涉及到相关 职能部门的工作，马上协调联系，这就要求办公室秘书具备 较强的组织协调能力，尤其是协调能力，在最短的时间内， 把工作安排妥善，让办公室工作有条不紊地进行。 二、高校党政办公室秘书的角色定位 （一）服务于广大教学科研一线的师生员工 现代交际 作为党政办公室秘书自身应该具备服务意识。服务对象 几乎涵盖了全校的各个部门，要服务好基层、服务好部门， 自觉地以为师生服务的宗旨，本着服务育人的工作理念，做 到周到热情，尤其对来办公室工作的师生，态度谦和，不能 有机关作风，不能由着性子工作，要时刻体现党政办公室工 作人员的高素质，做好窗口的服务工作。在服务领导、服务 师生问题上，根据工作轻重缓急，处理好对上服务和对师生 服务的一视同仁。 （二）领导的参谋助手 办公室秘书的一项重要工作就是做好领导的参谋和助 手，为领导决策提供可参考的意见和建议，这就要求秘书 平时要积累丰富的工作经验，对学校全局性工作有较详细的 认识，深思熟虑以后把意见反馈给领导，发挥好参谋助手 作用。因此，办公室秘书首先要树立全局意识，全面搜集信 息，深入调查研究，充分讨论比较，将合理化建议及备选方 案提供给领导。站在高校工作全局的高度，紧贴领导的思 路，为领导的决策提供有价值的参考，让领导有针对性地处 理具体问题，做到有的放矢，事半功倍。 （三）领导决策的督办员 督促检查是狠抓工作落实的重要手段。办公室秘书严 格按照领导的要求，保证保量完成工作，完成工作要及时准 确，做到坚持原则不走样。无论是制度落实、文件落实，还 是事项落实，办公室秘书都应该做好领导的参谋和助手，为 领导的决策提供意见和建议。要随时掌握督办事项的进展情 况，确保上级和学校的所交办的工作要求及时落实到位。 （四）对内、对外联络员 高校党政办公室是学校承启上下、联系左右、沟通内外 的桥梁和纽带，办公室秘书就是联系“上下”“左右”“内 外”的联络员。办公室秘书的协调工作主要包括与上级主管 部门、兄弟院校的协调联络，同时，校内各单位、各处室协 调事宜。要做好“联络员”，对待上级部门安排的工作，要 及时处理，对涉密工作，要做好保密工作。在与兄弟院校联 系的过程中，要做到态度谦和，不失热情，注意学校的形 象。在校内与各职能部门的协调工作中，要本着服务意识， 不能有机关作风，要对上对下一个态度。 三、如何做好高校党政办公室秘书工作 （一）加强政治理论学习，树立正确的理想信念 党政办公室作为学校重要的职能部门，工作具有很强的 政治性和性。高校党政办公室秘书一方面代表领导传达 指示精神，提出工作意见，落实工作要求，另一方面需要与 外界交流沟通，有时需要对外宣传公关，有较重要的责任。 秘书自身政治觉悟的水平直接影响到学校的形象。因此，高 校办公室秘书必须不断加强党性修养，要牢固树立正确的理 想信念，具有较强的政治敏锐性和政治鉴别力。 （二）提高业务能力水平，提升综合素质 鉴于高校党政办公室这一特殊岗位的重要性，要求每个 工作人员自身业务水平熟练，综合素质全面。这就要求党政 ２０１６年１１月总￣４４４：Ｊ＃Ｊ 办公室秘书不断学习相关业务知识，不断提高自身的业务水 平，用知识武装自己，内强素质，外树形象，为能更好地胜 任秘书工作而努力。办公室人员时刻要准备为领导撰写讲话 稿、会议通知等文字工作，那就要求秘书不断提高文字综合 能力，在具体工作中还有注重领导的侧重点，在完成工作中 做到事半功倍，有的放矢。 （三）动静相宜，增强解决实际问题的ｚ日，．Ｉ Ｓ力 做好领导的参谋员是高校办公室秘书的重要职能，要想 为领导决策提供有益的参考，就要做到“动静相宜”即“动 得起来搞调研，静得下来写文章”。要想更好地掌握信息、 解决问题就要进行调查研究，因此，调查研究是办公室秘书 做好本职工作的必然要求。而高水平的调查研究，不是坐在 单一的办公室上网、打电话、看报告，要深入到教学科研一 线，要深入到学生课堂、寝室，要深入到教师当【｛Ｊ去，全方 位、深层次地调查研究。做到边调研边思考，提高思维能 力，养成勤思、深思、广思、反思的习惯，及时发现、分析 问题，提出解决办法，为领导决策提供参考。 （四）张弛有度，有序推进各项工作进程 众所周知，办公室工作“重”“苦”“杂”“难”， 临时性工作较多，常常加班加点。这就需要办公室秘书做到 既勇担重任又善于安排，既敢于吃苦又快乐工作，努力做到 “张弛有度”。办公室秘书要学会管理时问，工作中分清主 次，抓住关键，此所谓能“张”。“弛”主要体现在心态的 培养和情绪的管理上。办公室工作千头万绪，稍不注意就可 能出现失误，往往一点小的失误，可能会影响大局，这就要 求秘书做到细致入微，调理清晰，谨慎周密。秘书经常处于 紧张的工作状态中，这就需要工作人员平常心对待工作，小 能把工作当负担，要在工作中找到乐趣，愉快生活、愉快工 作，在工作中寻找乐趣，寻找自己的乐趣点，只有愉快的工 作，才能在工作中出成效出成果。 综上所述，服务师生、辅助参谋、协调督办是高校办公 室秘书工作最重要的职能。高校办公室秘书应该／１ 断学习新 知识，不断提高自身素质，做好师生员工的服务员、领导的 参谋员，为塑造和维护学校的形象、推动学校各项事业的发 展贡献自己的力量。 【参考文献】 ［１］叶玲．新形势下高校办公室工作的思考［Ｊ］．福建医科大 学学报（社会科学版），２０１ １（０２）． ［２】张敏．高校办公室秘书角色与素质提升对策『Ｊ１．福建教 育学院学报，２Ｏ１ １（０４）． ［５］杨剑静．新形势下高校秘书工作创新刍议［Ｊ】．宁波职业 技术学院学报，２０１ １（０３）． ［４］陈育芳．浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质 培养『Ｊ】．太原城市职业技术学院学报，２０１２（１ ０）． 责任编辑：杨柳
