财务报销费用细则

　　总则

　　第一条、为了加强公司内部管理，规范财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度适用公司全体员工。

　　借支、预支管理规定及办理流程

　　(原则上公司不借款给员工和支付预付款，遇特殊情况及征得总经理同意后方能借款，但必须严格按照流程操作并及时销账)

　　第二条、借款管理规定

　　(一)出差借款：出差人员凭审批后的{出差申请表}，填写借款或报销单，由部门经理审签后，报人事部门审核，并送分管领导，方能向财务部借款出差，返回后及时办理报销还款手续，不允许跨月借支及核销。

　　(二)公司对于200元以下的借款需求不予支持，各项借款金额超过500元应提前一天通知财务部备款，借款未还原则上不得再次借款。

　　(三)借款销账时申请单做为报销凭证的附件，依照申请单据报销，超出申请范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账;剩余金额必须退还，并在报销单上注明原借金额和退还金额。

　　第三条 预支管理规定

　　预支是指因公司业务需要，需预先支付的各项工程及购买材料、货物的款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写“申请书”，向财务室出具采购申请单等材料，完备各项审批手续报总经理同意后，方可预支。预支申请书及单据做为此后报销凭证的附件。

　　第四条、办理流程

　　经手人按规定填写《申请单》，注明申请事由、金额《大小写须完全一致，不得涂改》――主管部门负责人审核签字――行政人事部经理审核签字――财务复核――总经理审批――经手人持审批后的借款及预支申请单到财务部办理。《经办人须在一周内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。超出一周不销账者，须向财务室提交说明书并报分管领导签字同意，否则从员工工资中扣除。》

　　日常费用报销制度及流程

　　第五条 、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

　　第六条、费用报销的规定

　　(一)费用报销的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具单位的或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写所有内容，涂改、大小写不符、假以及盖有财政监制章的收据一律不予报销。

　　(二)报销费用时必须认真填写“费用报销单”，所有单据要按性质《如差旅费、招待费、办公费用》分类、分次、分页粘贴填制;差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。

　　(三)按规定的审批程序报批，报销500元以上需提前一天通知财务部以便备款。

　　(四)原始凭证的审核(各部门经理须对其审签的各项原始凭证负责)

　　4.1原始凭证应具备的内容：

　　4.1.1凭证名称;

　　4.1.2填制凭证的日期 ;

　　4.1.3填制凭证单位的名称或填制人的姓名;

　　4.1.4经办人的签名;

　　4.1.5内容，各种杜撰必须符合《中华人民共和国管理办法》和实施细则的规定;

　　4.1.6数量、单价和金额;

　　4.2原始凭证的技术必要求：

　　4.2.1凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。

　　4.2.2支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字、审批人签字及付款的依据。

　　4.2.3员工的借款借据需由出纳附在记账凭证上，员工归还借款时由财务另开收据，其原始借款借据不再退还。预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。

　　4.2.4属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名;由一人代领多人的，须逐个签字，不得通档划大括号签一个章。

　　费用报销的一般流程

　　报销人整理报销单据并填写对应费用报销单(办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单)―部门经理审核签字―财务部门复核―总经理审批―到财务部报销。

　　差旅费报销制度及流程

　　(一)费用标准：详见《沈阳艾米创意文化传媒公出管理制度》

　　(二)费用标准及补充说明：

　　1.特殊安排出差由总经理会同有关负责人制定，差旅费实行包干制，报销时必须提供住宿和餐饮，实际发生未达到标准金额，不予补偿;超出标准部分由员工自行承担。

　　2.实际出差天数的计算以所乘坐交通工具时间到返还时间为准，以小时计算，超过3小时不满6小时计半天，超过6小时计1天。

　　3.出差所发生的车旅费用，按进行报销，但需在背面注明日期、出发地点、到达地点等详细信息。

　　4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。

　　5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

　　(三)报销流程：

　　1.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细说明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

　　2借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

　　3.购票：出差人员持审批过的出差申请表复印件，到行政人事部申请订票。

　　4.返回报销：出差人员应在出差任务完成后及时办理报销事宜，流程同日常报销。

　　电话费报销制度

　　(一)费用标准

　　1.移动通讯费：依照通讯费补贴办法执行。

　　2.固定电话费：由行政从事部指定专人每月 20——23日前查清费用，按日常费用申请程序审批后交财务部处理，处理完后程序办理相关手续。若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

　　(二)报销流程

　　1.人事部制定执行标准交财务部，财务 部每月中旬(23日前)统一按标准和报销流程集中报销通讯费用。

　　2.固定电话费由行政人事部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续。

　　交通费报销制度及流程

　　(一)资费标准：员工因公办事或者加班，可凭公交车票据报销交通费;加班至晚上10：00以后或因特殊原因由主管经理批准后乘出租车，公司可报销出租车费。

　　(二)报销流程

　　1. 员工整理交通车票，按规定填好《交通费报销单》(须填写坐车起始站点)

　　2. 审批：按日常费用审批程序审批。

　　3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

　　办公费、低值易耗品等报销制度及流程

　　(一)管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由会所行政人事部统一管理，集中购置并指定专人负责。

　　(二)报销流程

　　1. 购置申请：公司行政人事部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，填写购置申请单报分管领导后购置。

　　2. 报销程序：经办人凭借款手续进行报销。不需入库的物资，需凭使用人或物资接收人的签字办理报销。

　　3. 费用归集：财务部按月根据行政人事部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

　　招待费及其他费用报销制度及流程

　　(一)费用标准

　　1.招待费：为了规范招待费的支出 招待费应事前征得分管领导的同意。

　　2.其他费用：根据实际需要据实办理。

　　(二)报销流程：

　　1.招待费由经办 人按日常费用报销一般规定及按一般流程办理报销手续。

　　2.其他 费用报销参照报销制度及流程办理。

　　工薪福利及相关费用同以上制度及流程

　　第十三条 工薪福利等支出 包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

　　第十四条 工薪福利支付流程

　　(一)工资支付：

　　考勤数据汇总 财务部制作工资表

　　行政文员处统计 财务经理审核 各级领导进行审批 发薪日

　　造表、行政经理审核

　　每月 10 日 每月 12 日 每月 13 日 每月 15 日

　　每月发薪日前由财务部统一发放上月工资发，遇节日提前发放。鞍山会所20日发薪。

　　(二)临时工资支付流程同工资支付流程。

　　(见专项支出财务报销制度及流程)

　　第十五条专项支出主要包括软件及固定资产购置、经营活动材料购置、咨询费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

　　第十六条 固定资产购置报销财务制度及流程

　　(一)填写购置申请：按会所《资产管理制度》相关规定填写《请购单》并报批，并通知财务部备款。

　　(二)报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

　　(三)结账报销：

　　1、资产验收无误后，经办人凭等资料办理入库手续，按规定填写报销单(后附入库单)。

　　2、按资金支出规定审批程序审批。

　　3、财务部根据审批后的报销单付款。

　　第十七条 其他专项支出报销制度及流程

　　(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询、广告、及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。

　　(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请求审批。

　　(三)财务报销流程

　　1. 审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

　　2. 签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由会所行政人事部审核，合同应注明付款方式等)

　　3. 付款流程：

　　(1) 由经办人整理等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);

　　(2) 按审批程序审批：主管部门经理审核签字――财务复核总经理审批;

　　(3) 财务部根据审批的报销单金额付款。

　　报销时间的具体规定

　　第十 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，公司财务部每周四集中处理费用及员工报销事务。

　　第十九条 从本制度执行之日起，做如下规范：

　　(1) 公司各小组活动结束一周内，必须核销本次活动费用。每超一日由本次活动提成中扣款人民币100元。

　　(2) 各采购员采购商品(物料)自入库之日起，一周内进行核销。每超一日由当月工资扣款50元。

　　(3) 各部门人员非活动出差，返回单位三日内报销差旅费，(以返程车票日期为准)超一日由当月工资扣款50元

　　(4) 对票据不完善，不规范，不能说明出处、原因、经由地的财务部有权拒绝报销。

　　(5) 考勤每月10日前报到财务，有关当月各部门汇总报表必须于次月5日前报到财务，超一日扣制表人当月工资50元。

　　(6) 各组请款单后附请款明细单，(财务掌握活动内容，核销时备查。)结款时要提供正规，没有正规必须有经手人及收款人本人签字。

　　(7) 公司所有费用核销必须由经手人整理，粘贴，相关人员签字后报到财务核销。

　　附则

　　第十九条 本制度解释权归公司财务部。

　　第二十条 本制度自签发之日起生效。