需要考虑及明确事项:
一、时间:开会时间、相关人员就位时间、访客出发或到场时间
二、地点:会议室预订。
三、确定主持人:提前沟通主持人,并沟通会议议程和议题。
四、参会人员名单:确定几方参会,保证通知到相关人员。确认来宾领导级别,沟通我方对应领导。
五、来宾联系人:保持沟通,交流及确认相关事项。
六、确认会议议程,发会议通知。
七、沟通会议接待规格。
八、接待准备:
1、是否楼下迎接,确认迎接人员;
2、预定会议室:
3、会议室布置:事前准备好相关东东,会前半小时准备好会议室。
A、水果+纸巾盒(根据参会人员人数确定果盘数--一般两人一盘,放在二人中间,纸巾盒数搭配果盘数,放其旁边。)
B、茶水(瓶装水、热水,纸杯或茶杯准备)
C、桌签(双方):根据参会人员名单,确定桌签打印名单。桌签用公司模版及来宾单位模版,彩打。
D、坐次安排:依宾主双方职位情况安排宾主坐次,桌签依次摆放。(对门位子为上,左为上)
E、会议资料摆放好,必要时准备笔、白纸或小本子。
4、特别关注:
A、电子欢迎牌:确定欢迎标语内容,请相关人员在会前半小时录入内容并准备好设备。
B、立式欢迎水牌-A3彩打,内容同欢迎标语。
C、若要车接,确定陪同人员,并预定车辆,沟通确定用车时间。
D、若需要用专梯或车位,须提前联系相关人员。
5、会议室投影仪提前半小时验证好可用性
6、PPT主讲人的到位时间沟通,并提前试连投影,看效果。PPT前面要放上欢迎页----提前沟通及制作。
8、会议资料打印与装订:word、PPT之类。注意主讲人的打印要求,注意打印份数,包括会议议程的打印。
9、参会人员通知到位,并在会前1小时最终确认。
10、若拍照,提前准备好相机,保持可用性。
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