年会及聚餐事宜安排 流程规划起草人： 一、基本情况 1、会议事宜： 1.1会议时间： 1.2会议地点： 1.2参加人员：总部职能部门部门负责人、浙江区域部分人员 2、聚餐事宜 2.1聚餐时间： （需提前10分钟到场，各部门负责人清点人数，未到者聚餐开始正常开始） 2.2聚餐地点：公司总部食堂； 2.3聚餐人员：参会人员及总部人员。 3、权责： 3.1人事行政部：主导； 3.2总经办：监督各项事宜的落实； 3.3各部门负责人：落实执行人事行政部各项通知； 4、注意事项： 4.1对未按要求按标准执行人事行政部关于“年度会议及聚餐事宜”各项要求，从重处罚； 4.2由于开会地点是在 ，聚餐地点是在 ，去回过程注意安全，听部门经理的统一指挥； 4.3聚餐后住宿事宜由人事行政部 负责。 二、具体细则 序 阶 号 段 会议安排事宜 电子文档 XXXX-X-X，18:00 是否在规 执行人/ 协助人 监督/ 定时间内 主导人员 审批人 完成 无 完成 项目 细则 截止时间 备注 深圳、东莞天气预 报等信息，准备好 装备 一、会议及聚餐通知 1、起草（会议和聚餐内容、流程）； 2、发布； 3、温馨提示； XXXX-X-X，12:00 隔四天发布一次，并 手机群发尤其会议前 两天必须发布 XXXX-X-X，18:00 XXXX-X-X，18:00 XXXX-X-X,12:00 XXXX-X-X,18:00 XXXX-X-X 无 完成 完成 完成 完成 完成 完成 完成 避免忘记 4、手机信息提示：时间、地点、中餐就餐地点、提前多久 到场； 5、会议通知、天气预报等信息（含开会前后两天）； 1、参加人员汇总； 二、浙江人员来总部开会安 2、机票预订（确定分开还是一起过来，必须保证时效）； 排项目 3、接机事宜安排； XXX协 2 3 会 议 准 三、深圳、东莞、惠州参会 备 人员 阶 段 四、开会期间就餐安排 六、会议项目流程事项安排 4、住宿、就餐安排事宜（宾利酒店3号和4号晚上）； XXXX-X-X XXXX-X-X XXXX-X-X XXXX-X-X XXXX-X-X， 助预订酒 店及订餐 完成 完成 完成 完成 完成 完成 完成 5号晚上住宿到凤 岗这边住宿 1、人员汇总，2、住宿地点，3、4号中晚餐、5号中餐在白 泥坑就餐 1、两天会议中餐安排事宜 五、5号开完会后的住宿预订 1、会议ppt汇总（确定会议议程） 2、提前会议现场设备及桌椅摆放沟通； 3、不需测试 XXXX-X-X至XXXX-X-X 准备好：XXXX-X- X,12:00前 运至会议地点：XXXX-X-X，12:00 XXXX-X-X，9:00至 12:00测试 XXXX-X-X，9:00至 12:00 4、需测试与试用效果 件、参会人员ppt会议课件试用（强 调字体大小、颜色搭配）； 5、会议现场布置 水（饮料+矿泉水）、笔、白板、参 会签到表、座次牌、会议流程表、或 会议通知（每个领导一份，每桌一 张）、参会人员通讯录； 投影仪、音响、话筒、电脑、蓝桥软 完成 找XX要酒店联系 方式，提前至少三 天协商会议现场事 宜 如上午无法完成下 午继续 第三和第四项的用品的摆放及测试好 完成 6、和酒店工作人员沟通，第二天必须提前三十分钟（1个小 时最好）开门，并留酒店负责现场设备人员联系方式，以备 七、（是否需要聚餐）第一 天会议聚餐后聚餐地点 完成 先确定好 4 5 6 7 8 会 第1天会议（XXXX-X-X） 议 实 施 阶 段 1、职能部门参会人员提前1小时在 总部人员至会议场地 总 部营业部集合，在规定时间内未 到指 定地点，罚50元，直级领导安排 50元； 2、根据人员数量，公司总4辆车，是 否能满足需求 会议进行时 1、清点参会人数 XXXX-X-X会议举行前 1小时，人事行政部提 前2小时到（向祖胜留 下来组织统计未按标 准时间到的） XXXX-X-X 会前五分钟 在参会前三天及前 一天通知到位 提前10分钟入场签到 2、会议开场白及纪律宣布 3、会议进行 4、会议中间休息时间必须强调确定 下来时间 5、中午就餐及休闲（宾利酒店） 9 1、下午完会后宣布第二天的安排， 会议结束及总部人员 并说明晚上聚餐（确定地点、时间） 回公司安排 2、提醒大家准时退房； 2、职能部门回公司安排（主要是车 辆），注意开车喝酒人员 第2天会议（XXXX-X-X） 1、职能部门参会人员提前1小时在 总部人员至会议场地 总 部营业部集合，在规定时间内未安排 到指 定地点，罚50元，直级领导50元； 2、开完会聚餐？是否需要 中午结束 自行安排坐车回总部 下午 1、参会需住宿人员和王主管对接联 系 10 11 12 13 14 序 阶 号 段 项目 细则 1、优秀管理者证书打印； 聚餐活动事宜 电子文档 截止时间 XXXX-X-X XXXX-X-X XXXX-X-X XXXX-X-X XXXX-X-X XXXX-X-X 是否在规 执行人/ 协助人 监督/ 定时间内 主导人员 审批人 完成 备注 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 1、聚餐礼物及其他礼物准备 2、优秀管理者奖金包装、优秀团队（确定金额） 及抽奖箱准备，人员名单打印； 果瓜子盘子、一次性杯子等的； 5、聚餐横幅定制 抽奖奖品包装及摆放 买菜回来后帮忙提菜的 卫生打扫 洗菜洗水果 2、水果、瓜子、糖类准备 3、酒、饮料的购买 4、菜的购买 5、现场KTV、话筒、投影仪 等的试用 准 备 阶 段 5、人员安排 组长： 组长： 组长： 组长： ；成员： ；成员： ；成员： ；成员： ；成员： XXXX-X-X XXXX-X-X,10:00前 早晨9:00-下午17:30 早晨9:00-下午17:30 早晨9:00-下午17:30 早晨9:00-下午17:30 早晨9:00-下午17:30 早晨9:00-下午17:30 早晨9:00-下午17:30 XXX提供菜单 具体人员安排灵活点 具体人员安排灵活点 具体人员安排灵活点 王主管和对方沟通 具体人员安排灵活点 具体人员安排灵活点 做菜、切菜、帮厨 桌及现场筷子水果的 组长摆放 现场装饰 组长： ；成员： 6、水电用量 7、发言稿安排 8、节目收集 端菜 组长： ；成员： 早晨9:00-下午17:30 可开始前后数据比对，算出金额，在收款的时候扣除 具体人员安排灵活点 如对方不提就算了，但自己必须事 先落实准备 具体时间以现场为准 、“管理层代表、员工代表”提前三天写好，提 前沟通写好 待定 __________颁奖 员工代表及管理层代 表提前三天写好稿子 XXXX-X-X 28 1、现场主持人 实 2、发言 施 3、优秀员工、管理者奖颁奖 阶 段 4、聚餐、表演节目 5、聚餐开始后30至1小时可 开始抽奖活动 1、卫生打扫 2、桌椅的归位 结 束 3、后期礼物等其他东西的整 理、统计 依次进行、时间待定 依次进行、时间待定 依次进行、时间待定 依次进行、时间待定 依次进行、时间待定 依次进行、时间待定 依次进行、时间待定 依次进行、时间待定 执行： 29 30 年会流程及任务安排表
总负责： 现场负责人： 主持时间人： 流程 内容 负责人 备注 主导人： 负责提前购买水果 12月14日周六订好，15日早送货至会场 酒水： 杂项采买 1、酒类（红酒，白酒，香槟）、面包、水、无忧宝宝礼品、荧光 棒、抽奖礼品、生日礼品、小游戏的礼品、点心、水果、易拉宝、 其他： 负责自带电脑横幅； 一台，用于节目评选 主持稿 节目顺序和串词 12月14日 前 背景、音乐 制作 音乐： 背景： 收集人员照片、抽奖制作：1-3等奖逐个抽，4等奖2个一抽，5等收集： 抽奖制作 制作： 奖 5个一抽 无忧宝宝图片制作 主导人： 会场桌位导视图 打印 主导人： 会务组全体人员进场 1、 到达酒店 主导人： 2、 在公司负责把物品运输到年会场地 主导人： 12月15日9 点 主导人： ； 扎吹气球，装饰会场 组员： 会场布置 易拉宝横幅的摆放 主导人： 负责摆放并拉横幅 音乐的播放流程、LED背景的播放流程，王剑与酒店音响师沟通调 音乐播放： 背景音乐调试、LED调试 试 背景播放： 抽奖、无忧宝宝礼品、小礼品 在舞台的右侧有礼品桌：先封箱放置，待14:00拆箱摆放 主导人： 的摆放 10点 一等奖，二等奖悬挂 奖品放在酒店的升降挂钩上 主导人： 组员： 主持人造型 女主持： 服装、化妆 主导人： 负责服装租赁 所有演职人员进场 开始彩排
除水果外在12月14日前全部采买到位；自带接线 板，用于评委评分电脑 门口有电视屏幕可以滚动播放席位图，由 制作 提前通知到位 负责向酒店索要2卷专用胶带 已与酒店确认桌子 已与酒店确认 由 联系化妆师（手机： ) 包车由 负责确定，并制定行程 11:40 12点 13点 12点 12点 13点 14点 嘉定及中粮人员出发 包车从嘉定出发到会场 主导人： 主导人： 主导人： 发放人： 主导人： 摄像师开始拍摄花絮 组员： 负责摆放 泡泡机，烟雾机，追光灯，投 各项设备调试 影仪及工作人员到位 集体照拍摄位置商谈 灯光调试 午餐 演职人员、会务组人员 水果点心摆放 酒店开始提供茶水 与摄影师讨论决定集体照拍摄事宜 和酒店预约，和外请灯光师约好 面包与饮料，并做简单记录，以免漏发 迎宾区及每桌台子上的水果和点心的摆放 与酒店方沟通 需要无忧公司人员协助，请联系 由 负责提前购买并由张师傅负责运输 已与酒店确认 14点 14点50分 15点 15点 全体人员入场 演出倒计时通知 演出正式开始 陈总致词 晚会音乐 晚会背景 道具 话筒 灯光秀 安排节目衔接 入场引导：__________ 节目音乐播放（节目全程） 节目背景播放（节目全程） 所有节目所需道具：列出清单，选准道具上下台时间点 根据表演人数的多少，提交话筒数量（共6个无线话筒），话筒支 架无忧自带（由 负责） 灯光秀时间、安排：外请追光灯灯光师配合 所有节目均从后面过道，由右边上台，左边下台 通知 安排节目的顺序，编写主持稿，裴慧协作 由__________邮件提示所有年会人员14点区域、办事处负责人、部门经理自行安排本部门人员有序开始 入场 入场 主导人： 主导人： 主导人： 节目单（附道具，道具须提前准备好， 统计好，打印好分享给 ） 道具负责人站在舞台左边，靠音控处 主导人： 负责邮件通知，和现场通知 已与酒店方确认 ；组员： 所有节目均须在上一个节目开始均已准备就绪，在等候区等提前通知到下个节目的办事处、部门负责人进行准备 待上场 化妆室后台--演出通道 化妆室：催促、引导从化妆室到入场通道--余丽敏 演出通道-舞台候场区 演出退场引导 主导人： 评委： 颁发礼 一等奖： 主导人： 协助： 主导人： 主导人： 主导人： 组员： 负责现场排练 评委入座 15-17点 现场竞答 主持人邀请评委入场 现场竞答，按问答顺序提问 上午与酒店安排桌椅座位，在主桌的右前方摆放 评委席 负责PPT播放 负责礼品购置 确认礼品存放处 要负责给抢到答题的人员递话筒，翁美娟负责 ；二等奖： ；三等奖： 事先已与酒店方确认需要拍集体照，现场人员与 服务员一起摆放椅子 17点 17点 17点30分 评委评选结果公布 无忧宝宝礼品发放 安排拍摄集体照 一二三等奖颁奖，颁奖嘉宾分别是 颁奖嘉宾： 站位，现场组织 收拾桌子，准备晚宴 17点30酒店人员翻台 分-18:25分 17点32摆放酒水 分 18点30晚宴开席 分 18点30肖总致词 分 九周年蛋糕庆祝仪式 12月份生日人员祝贺 晚宴开席 协助： 协助： 搬运至指定服务台，由服务员进行上桌摆放 切蛋糕、倒香槟仪式（香槟塔搭建、酒杯到位） 叫到名字的人员到舞台领取礼物站，接受大家的祝福 负责与酒店方沟通，关注上菜的速度 需酒店提供香槟酒杯现场搭香槟塔，注意安全， 香槟杯由酒店提供，现场搭香槟塔 由外请婚庆公 司人员负责，杯子摔坏照价由小俞组织催促，巧克力由小俞引导发放（由杨玉玲、翁赔偿。 确定数量后由XXX统一购买 美娟发 巧克力） 主导人： 五等奖30名：5个一起 抽奖仪式 1、整个抽奖环节由 2、 放 3、 人员由 负责 为礼仪负责发抽奖操作： 奖品： 记录: 协助： 发放： 四等奖12名：2个一起 三等奖9名 二等奖6名 负责礼品的指导发放， 作抽到人员的名单记录 20:30 晚会结束 嘉定、中粮包车回程 负责清点人数并做记录 跟踪执行人： 确保大家安全回程 特别注意： 1、以上会务组人员，请务必将自己所负责事务牢记并做好充分的准备，所负责事情均要从头到尾全部负责到底，包括运送回公司。 2、会务组人员须对所有参会人员以礼相待，禁止出现不礼貌事宜，且无论此项事情是否你本人负责，只要有人前来咨询，均要给予回复或让其找到相关负责人员，不得推诿或说不知道。 3、会务组人员内部须团结一致，互帮互助，不得出现争吵等内讧现象，以免影响公司形象。 4、如有紧急或特殊事宜，请及时联系会务总负责人魏永丽。
