食品原料的采购管理

食品原料采购是指餐饮企业根据生产经营的需要以最低价格实施订货，并购买 到所需的食品原料。食品原材料采购供应管理是餐饮业务管理的首要环节。采购供 应管理的好坏，直接影响厨房生产、产品质量、成本消耗和经济效益。只有原材料 质量好，才能保证菜肴味道佳美。采购的数量、质量和价格合理，才能降低餐饮成 本，提高经济效益。

一、采购人员的选择

采购人员的选择对于餐厅成本控制来说是非常重要的。 有的餐厅有良好的设备、 一流的服务人员和手艺精湛的厨师，但其经济效益不理想，究其主要原因，很可能 就是由于原材料采购的质次价高，甚至采购员收取回扣而导致原材料成本上升所造 成的。可见，采购员的选择对成本控制有着举足轻重的影响。经过对餐饮企业的调 查和分析，一个好的采购员可为企业节约 5％的餐饮成本。

一个合适的采购员应具备以下的素质：

(1) 要了解餐饮经营与生产一个良好的采购员，要熟悉餐厅的菜单，熟悉厨房加 工、切配、烹调的各个环节，要懂得各种原料的损耗情况、加工的难易程度及烹调 的特点，以保证买到适需的食品原料。

(2) 熟悉原料的采购渠道所谓渠道，即特定的交易关系线，通常是指两个企业之 间固定的交易关系。采购人员应该知道什么原料在什么地方买，哪儿的货质量好， 哪儿的货便宜，这样才能买到质优价低的原料。

(3) 了解进价与销价的核算关系采购人员应了解菜单上每一菜品的名称、售价和 分量，知道餐厅近期的毛利率和理想的毛利率。这样，在采购时就能决定某种食品 原料在价格上是否可以接受。

(4) 熟悉财务制度要了解有关现金、支票、等使用的要求和规定，以及对应 付款的处理要求等。

(5)

诚实可靠，不收取回扣要具有国家、集体利益高于一切的觉悟，不得损公肥 私。

二、采购质量管理

(一) 采购质量标准餐厅要生产质量稳定的菜品，必须使用质量稳定的原料，这 就对采

购提出了质量标准。采购质量标准又称 \"标准采购规格 \" ，是指根据餐饮企业 的特殊要求，对所要采购的各种食品原料作出详细而具体的标准规格的规定，如原 料的部位、产地、等级、外观、色泽度、新鲜度等。

目前，我国对食品原料的质量标准还没有完全规范，一般餐饮企业只是对那些 成本较高的各类原料，按自定的质量标准来指导采购。

（二）质量标准的形式

质量标准的形式以 \" 采购明细单 \"或\" 标准采购规格 \" 的表格形式出现。在标准采 购规格中具体包括的内容有： 食品原料的名称、 食品原料的质量或性质的说明 （包括 产地、等级、部位、形状、规格、气味、产率、色泽与外观等 ）、发货时间的要求等。

（三）制定标准采购规格的作用

标准采购规格制定后，应分送给采购员、供应商、验收员和餐饮经理办公室， 其具体作用如下：

1）使用标准采购规格可以把好采购关，避免因采购的原料质量不稳定而引起产 品质量的不稳定。

2）把标准分发给供货单位，可以避免采购员与供应商之间对原料质量产生分歧 和矛盾。 3）可以避免每次对供应单位提出各种原料的质量要求，减少了工作量。

4）将质量标准分发给若干个供货单位，可以通过招标的形式选择最低的报价单 位。 5）有利于验收质量标准的控制

6）可以防止原料采购部门与原料使用部门之间可能产生的矛盾

三、采购数量管理

食品原料采购的质量标准在一段时间内可以相对稳定，而采购数量则要随餐厅 销售量和库存量的变化而不断进行调整。如果采购数量控制不当，就可能出现一方 面采购数量过多，占用过多的资金，有了更多的利息占用，而且增加了库存费用， 并有可能造成原料腐烂、变质、损坏，使成本增加；另一方面采购数量过少，会导 致供应、库存中断而影响正常销售。

（一）影响采购数量的因素

1）餐厅餐饮产品销售数量的变化现有的库房面积 2）采购点与餐厅之间的距离

3）企业目前的财务状况。餐饮企业经营较好时，可适当增大采购量；资金短缺 时，则应精打细算，减少采购量，以利于资金的周转。

4）原料本身的特点。 易储存的原料可以多购一些， 不易储存的原料应勤进快销 5）原料市场价格的变化。

6）市场供求状况的稳定程度影响采购数量。当某种原料的供应不稳定时，可以 多采购一些，以弥补因原料短缺而造成的损失。

（二）采购数量管理

对采购管理来说，食品原料可分为易坏性原料和非易坏性原料，对这两类原料 的采购应区别对待。

1．易坏性原料的采购数量

易坏性原料一般为鲜活货，这些原料要求购进后立即使用，用完后再购进新的 原料。因此，这类原料的采购频率较高，一般使用的采购方法如下：

（1）日常采购法每次采购的数量可用下列公式表示：应采购数量 =需使用数量一 现有数量需使用数量是指在进货间隔期内对某种原料的需要量。现有数量是指某种 原料的库存数量，它包括已经发往厨房而未被使用的原料数量，这个数量可以通过 实地盘存加以确定。应采购量是指需使用量与现有量之差，这个数量还要根据特殊 宴会、节日和其他特殊情况加以调整。

餐厅可自行设计一个原料采购单，将所有易变质的鲜活类食品原料分类列在表 上，这样既可以节省工作量，还有助于控制采购数量和采购价格。

（2）长期订货法餐厅中有一些原料，其本身价值不太高，但其消耗量大，所需数 量也较稳定，这类原料如果用上述方法采购就显得费时费力，因此可采用长期订货 法。

利用长期订货法，餐饮企业采购部门可与一家供货单位订下合同，规定以固定 价格每天向其供应规定数量的原料。例如：餐厅与食品公司商定每天送 3 箱鸡蛋， 只规定需求量或结存量，有特殊变化时再增加或减少采购量。面包、奶制品、常用 蔬菜、水果以及价值低、耗量大、占用空间多的一些物品，如啤酒等，也属于这一 类原料。

2．非易坏性原料的采购数量

非易坏性原料不易迅速变质， 为减少工作量， 可一次采购数量多一些储存起来。 但并不意味着可以采购数量非常多，要衡量大批采购与小批采购的得失。一般大批 采购可以获得一定的价格折扣，但却要占用很多资金，花费更多的银行利息和存货 费用。而小批量采购不能获得价格折扣，但却可以节省一些银行利息和库存费用。 所以采购数量要合理才能保证降低成本。一般非易坏性原料采购用以下两种方法：

(1)定期采购法为便于对非易坏性物资的库存管理和采购管理，有必要对各项非 易坏性原料确定标准储存量。标准储存量就是一项物资在库房中储存的最高存量。 管理人员要分别估计各项物资在规定时间内的总需要量。但由于对客源量的预测不 可能十分精确，同时采购后供应单位发货也会因某些特殊情况而推迟，因而在所需 原料的总量上还需加一定的保险储量。

对非易坏性物资常采用定期采购法。因为餐饮原料的品种多，使用频繁，不易 对各种原料逐项计算最佳经济订货批量。管理人员可根据库房的储存面积、原料的 可得性和流动资金多少确定同类原料 (或向同一供货商 )采购的间隔天数定期采购， 再根据各项原料的预订日需要量算出各项原料的标准储存量：

标准储存量二需要量X定期采购间隔天数+保险储存量

到采购日期时，要清点各种货物的存量，计算出需要采购的数量：原料需采购

量=标准储存量一现存量+日需要量X发货天数利用这种方法来确定原料需购量时， 可保证来货后原料正好又达到标准储存量。

定期采购法的优点是：同类的物资或同一供应商的物资可定期在同一天采购， 这样能减少采购次数和人工时。另外，每项物资确定标准储存量后，原料不会过量 储存，采购数量容易控制。定期采购法的缺点是某些货物实际用量大大超过预订数 时，不易发现货物短缺。为了避免这种缺陷，对每项货物订出最低储存量，当货物 减少到最低储存量时，不论是否到定期采购的日子，也要采购。所以，最低储存量 也就是再订货点，其计算公式为：

最低储存量二保险储存量+日需要量X发货天数

例 4．1某餐厅平均每天需用 20 听藕制罐头，该餐厅对罐头类食品定于每隔周 的周四采购一次，藕制罐头应有 140 听的保险储存量，发货天数需要三天，在采购 目前如果还剩下 200 听罐头，则藕制罐头的标准储存量、最低储存量和需采购量各 为多少?

解标准储存量二日需要量X定期采购间隔天数+保险储存量

=20 听 X 14+140 听=420 听

最低储存量二保险储存量+日需要量X发货天数

= 140 听 +20 听 X 3=200 听

需采购量=标准储存量一现存量 +1：需要量 X 发货天数

=420 听一 200 听 +20 听 X 3=280 听

;(2)订货点采购法订货点采购法是通过查阅库存卡上原料的结存量， 对达到或接 近订货点储存量的原料进行采购的方法。使用这种方法要求在库房中对每种原料建 立库存卡。货物收到后必须在卡片上登记正确的数量、单价和金额，发出的货物也 要随时登记。库房中还需要有一套检查制度，检查哪些货物已经达到或接近订货点 储存量，对这些已达到订货点储存量的原料发出采购通知和确定采购数量。原料订 货点储存量也就是该原料的最低储存量，当原料从库房发出使库存数量减少到订货 点储存量时，该原料必须采购补充。

订货点储存量二保险储存量+日需要量X发货天数

利用订货点采购法和定期采购法的不同是， 订货点采购法的采购数量比较稳定。 需采购量二标准储存量订货点储存量+日需要量X发货天数

=标准储存量一保险储存量

例4.2某自助餐厅对冻羊肉的标准储存量为 600k9，冻羊肉每日需用量为30k9, 发货需用天数为2天，保险储存量为60k9，则冻羊肉的订货点储存量及需采购量分 别为多少 ?

解订货点储存量二保险储存量+日需要量X发货天数=(60+30 X 2)kg=120kg 需采购量：标准储存量一订货点储存量+日需要量X发货天数

=(600-120+30X 2)kg=0kg

订货点采购法的优点有：

1) 建立了货品库存卡制度和检查制度。当原料不足时，能及时检查和反映出来 并及时采购，能有效地防止货品储量不足或过量储存。

2) 在确定采购 13 期时只需翻阅库存卡即可，能够节省人工时

3) 采购数量比较稳定，不需要每次作决策，采购管理比较方便。订货点采购法 的缺点是：利用这种方法需要对原料进行不定期的采购，采购和运输的工作量比较 大，而且库存卡上要正确登记库存的进货和发货量，卡片登记工作比较费时。

在实际工作中，许多餐厅是将定期采购法和订货点采购法结合使用。他们一方 面对各项库存货物建立库存卡，另一方面又对各类物资规定定期采购的日期。对一 般的库存物资进行定期采购，同时，库房管理员经常查阅登记卡，随时注意对达到 订货点储存量的物资发出采购通知，且采购前不用清点实物量。这样既节省了采购 和库存清点时间，又能使库存物资及时得到补足和有效控制。

四、采购方式

餐饮经营中采购方式是根据餐饮企业经营业务的要求，并结合市场的实际情况 来选择的。通常选择的采购方式有以下三种：

（一）市场即时购买 市场即时购买是指直接到食品市场按现行的品种、质量、价格进行

选择购买。

用这种方式购买的原料主要是一些价格起落频繁、不易储藏的食品原料，购买的价 格随市场的供应情况而变化。

对于即时购买这种采购方式应做到以下几点：

（1）供货单位竞争性报价作为买方，必须获得市场行情信息。应将购货量通知多 家供应商并征得报价，然后货比三家，最后择优采购。

（2）定点采购即选定一个或几个供应点购买所需的食品原料，建立长期的合作关 系，保证一些供应不足的种类能得到及时的供给。选定的供应点可以是直接的批发 单位、生产单位。 当然这种采购也要及时掌握市场行情， 否则会失去对价格的控制

（二）预先购买

预先购买是指在预先确定了经营需要之后，提前购买储存备用，或者购买单位 与供应单位之间订立正式购买合同，确保一定时期内的供应。采用这种方法是因为 许多餐饮企业在确定了菜单上产品的售价后，不能频繁地变动，故必须用预先购买 的方式使餐饮价格在几个月甚至一年中维持相对的稳定，以有效控制餐饮成本。采 用此方法的前提是要对市场作了准确的预测，尤其是对目前市场上因供应过量、价 格低廉，而不久又将出现供应短缺或需求量大增的食品更加适用。

预先购买需要考虑的因素有：采购量要与储存的使用期限相一致；采购量与储 存条件相适宜；储存的损耗和费用能否与将来升价后的差价相抵消；储存后是否会 降低质量。

（三）集中采购

集中采购是餐饮企业连锁集团总部专设一个中心采购部或配送中心，集中为所 属企业进行采购。集中采购的优点是：

1）大批量采购能得到较大的价格折扣，从而降低成本，使菜品获得价格优势， 增强市场竞争力。

2）集中采购可以使物资质量达到集团统一要求的规格和标准。

3）集团的采购中心更熟悉较为广泛的原料供应市场，具有较多的机会获得质量 合格、价格适中的产品。

4）集中采购对所属企业采购员的舞弊具有较大的控制力。

集中采购的缺点是：

1）集团统一采购减少了企业选择本地特色和本餐厅特色原料的主动权，了 餐厅发挥自己特色的能力。

2）集中采购会使菜单过分标准化，减少了所属企业变换菜单品种的灵活性。 3）集中采购不利于企业发展与当地供应商的合作关系。

五、采购程序

采购程序因餐饮企业的规模、管理模式、组织机构的不同而不同，但设计采购 程序的目的和原理是相同的。

1）厨房或酒吧确定需要什么原料后填写领料单。 2）库房根据领料单将食品原料发放给使用部门。

3）当存货又降至再订购点时， 库房向采购部送 \"请购单 \"申请订购。 \"请购单\"必须 说明要采购的品名、规格、数量及建议供货单位。

4）采购部使用订购单向供货单位订购所需原料，然后给验收部和财务部

各送一份订购单副本，所以订购单应一式三联。给验收部的目的是按单验收； 给财务部的目的是准备付款。表格形式如表 4-2 所示。

5）供货单位收到订购单后发货，连同交货单、发货票送至验收部。

6）验收部根据订购单验收后入库， 并将和其他凭证签字盖章后送到采购部。 7）采购部对发货票认同后，送至财务部，采购部的任务已经完成 8）财务部审核后，向供应单位付款。

通过以上 8 个环节后，整个采购过程结束。