第８卷第５期 ２０１７年３月 黑龙江科学 ＨＥＩＬＯＮＧＪＩＡＮＧ ＳＣＩＥＮＣＥ Ｖ０１．８ Ｍａｒｃｈ ２０１７ 探析档案信息化建设与档案管理 曹丽红 （赤峰市住房公积金管理中心红山区管理部，内蒙古赤峰０２４０００） 摘要：随着档案信息化的建设，有效推动了档案管理质量的日益进步。采取新型的管理手段，能够将档案的收集以及整理水平加 以提升，从而使档案信息达到真实的目的。利用档案信息化的管理形式，将档案信息潜在的价值加以提升，为更多的人员带来方 便。而相关工作人员需要熟练掌握档案管理的整个流程，进而促进档案信息化的不断进步。 关键词：档案信息化；建设；档案管理 中图分类号：Ｇ２７０ 文献标志码：Ｂ 文章编号：１６７４—８６４６（２０１７）０５—００４０—０２ Ｅｘｐｌｏｒｉｎｇ ｏｎ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｚａｔｉｏｎ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ａｎｄ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ＣＡＯ Ｌｉ－ｈｏｎｇ （Ｃｈｉｆｅｎｇ Ｈｏｕｓｉｎｇ Ｐｒｏｖｉｄｅｎｔ Ｆｕｎｄ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｃｅｎｔｅｒ，Ｈｏｎｇｓｈａｎ Ｄｉｓｔｒｉｃｔ，Ｃｈｉｆｅｎｇ ０２４０００，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ ｏｆ ａｒｃｈｉｖａｌ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｈａｓ ｅｆｆｅｃｔｉｖｅｌｙ ｐｒｏｍｏｔｅｄ ｔｈｅ ｉｍｐｒｏｖｅｍｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅ ｑｕａｌｉｔｙ ｏｆ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ．Ｔｏ ｔａｋｅ ａ ｎｅｗ ｔｙｐｅ ｏｆ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｔｏｏｌｓ ｃａｎ ｂｅ ａｂｌｅ ｔｏ ｉｍｐｒｏｖｅ ｆｉｌｅ ｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎ ａｎｄ ｆｉｎｉｓｈｉｎｇ ｌｅｖｅ１．Ｔｈｅ ｕｓｅ ｏｆ ａｒｃｈｉｖａｌ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｆｏｒｍ ｃａｎ ｅｎｈａｎｃｅ ｐｏｔｅｎｔｉａｌ ｖａｌｕｅ ｏｆ ｆｉｌｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ａｎｄ ｂｒｉｎｇ ｃｏｎｖｅｎｉｅｎｃｅ ｆｏｒ ｐｅｏｐｌｅ．Ａｎｄ ｔｈｅ ｒｅｌｅｖａｎｔ ｓｔａｆｆｓ ｎｅｅｄ ｔｏ ｍａｓｔｅｒ ｔｈｅ ｅｎｔｉｒｅ ｐｒｏｃｅｓｓ ｏｆ ｆｉｌｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ａｎｄ ｔｈｕｓ ｐｒｏｍｏｔｉｎｇ ｔｈｅ ｃｏｎｔｉｎｕｏｕｓ ｐｒｏｇｒｅｓｓ ｏｆ ａｒｃｈｉｖａｌ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：Ａｒｃｈｉｖｅｓ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｚａｔｉｏｎ；Ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ；Ａｒｃｈｉｖｅｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ １ 档案信息化建设概念与特点分析 档案信息化就是档案管理部门在统一的规划下， 作的开展，需要技术人员积极建设档案信息数据库，提 升数据库的应用价值。同时，还要通过电子文件的管 理网站，建设良好的档案管理体系。 利用信息技术开展档案管理工作，对档案信息的信息 资源进行管理与处置，进而提升档案管理工作服务水 平。档案信息化建设就是将档案实体保管工作作为重 点内容，在一定程度上，可以从多角度分析档案资源管 理情况。具体包括以下几点：首先，对档案信息接收与 ２ 档案管理信息化建设的机遇 大数据时代下，档案管理与现代科技手段和通信 技术相结合，促进了档案资源的获取、分析、管理、调 用、共享和存储，最大限度的发挥了档案资源的价值和 储存进行管理，使其更加和谐化与统一化。其次，保证 档案管理模式根据信息化建设需求进行改革。最后， 保证档案信息向着网络化与数字化的方向发展，提升 档案信息资源的共享效率。 档案信息化建设工作主要特征就是管理工作的多 作用。第一，大数据时代促进了档案管理工作的高效 进行。计算机网络和先进的档案管理软件的运用，大 大的提高了档案立卷归档、数据录入、检索、分析和利 用等方面的工作效率，相比传统的手工工作，档案管理 效率和质量大大提高。第二，大数据时代促进了档案 管理的准确性。档案无论在空间维度上还是时间维度 上都是一项复杂的系统工程，其数据和记录的准确性 元化，具体表现为以下几点：第一，档案信息化建设可 以打破传统档案管理工作的局限性，提升档案管理工 作质量。第二，档案信息化建设可以重点开发与利用 档案检索技术，通过计算机对档案信息资源进行管理。 第三，档案信息化建设中计算机占有较为重要的位置， 可以充分发挥多媒体技术的光盘储存优势，提升档案 对档案的价值影响重大，大数据时代利用先进科学技 术，提高了档案资源的准确性，也可以灵活的采用精确 查询、模糊查询等手段，促进档案资源的全面、迅速利 用。第三，大数据时代为档案的保存和传播带来了革 命性的影响。传统的纸质档案的保存寿命不长久，大 数据时代实现了信息和载体的分离，利用人类先进的 计算机存储系统、芯片、云存储等，可以极大的提高存 管理工作质量。第四，档案信息化建设与档案管理工 收稿日期：２０１７—０１—２０ 作者简介：曹丽红（１９６６一），女。 ４０ 储的容量，而且，档案的复制极为方便，同一份档案可 以进行多次复制存储，防止了档案资源的流失，可以实 现永久存储，促进了人类智慧的长久保存与传播。总 之，大数据时代的到来，给档案管理带来了极大的机遇 和便利，应积极促进档案管理的信息化建设。 ３档案信息化建设中存在的问题分析 ３．１数据来源复杂 各个档案数据都会移交给不同的单位与部门，由 于各个单位与部门之间的数据库不同，因此，在对各类 数据进行管理与传输的过程中，也会存在较多的不同 点，导致档案管理部门中的档案信息资料更加复杂。 ３．２数据分散严重 档案信息数据的分散性较为严重，例如：在对建设 局与税务局的财务报表进行移交处理期间，会出现较 多复杂的信息，数据管理部门在制作财务会计报表或 是其他文件的过程中，只能对其进行分散性管理，难以 提升档案信息化建设工作效率与质量。 ３．３管理方式落后 在档案信息化建设的过程中，档案管理方式存在 滞后现象，难以提升档案管理工作质量与有效性，每十 年才能对档案进行一次移交处理，每一年才能对档案 目录进行汇集，导致档案管理工作效率降低。 ４档案管理中档案信息化建设措施 ４．１ 拓宽档案管理工作思路 信息化非常重要，这也就要求管理人员拓宽档案 管理思路。掌握专业力量知识与专业技能，进而转变 传统档案管理思想观念，制定长远的规划方案，在档案 保管的基础上，为档案管理人员提供高质量服务。 ４．２提升档案信息管理质量 档案信息管理人员必须要将档案电子文件作为信 息资源，提升档案信息的应用价值，提高其经济效益。 除了可以为社会提供经济服务之外，还能产生巨大的 社会经济效益。 ４．３制定完善的工程档案信息管理制度 档案信息化建设中，档案管理人员必须要在重视 工程档案信息管理，主要因为在工程建设的过程中，档 案的行程具有多元化特征，无论是工程项目确立还是 项目的改革，都需要档案建立的行程，提升档案管理工 作质量。一方面，档案信息管理工作人员需要根据档 案信息化建设难易程度的分析，确定档案信息管理工 作目的，提升档案管理工作质量。档案管理工作人员 需要认真学习与掌握计算机信息管理知识，认真参与 到软件开发工作中，选择合适的档案工程管理软件开 展档案管理工作。同时，还要制定完善的档案信息化 管理规章制度，打破传统档案管理模式的局限性，提升 工程信息共享水平，创造有利于档案管理的条件，发挥 计算机在档案管理中的作用。 ４．４提升管理人员的服务意识 相关人员在更新工作理念的时候依然会存在一些 困难，由于以往档案管理工作的工作内容都是收集、整 理一系列工作，没有对档案的使用引起重视，作为单相 的档案管理。从目前的发展形势上看，档案管理工作 应当打破以往的管理模式，不断的完善档案管理范围， 从而正确的意识到服务性质。因此，相关人员需要依 据此类问题加以明确，从理念上加以转变。 现如今，我国的档案管理工作对于档案管理人才 的需求量不断提升，但是，对于工作人员来说，其专业 知识和技能是一方面，更重要的是管理人员的工作意 识。提升档案管理的服务意识，才能够从根本上促进 社会发展的进程。 ４．５ 提高档案信息管理水平 就档案文件所起到的作用就可以得知，是一种价 值较高的信息资源，与此同时也作为社会进步的必不 可少的一部分。而档案管理工作即使无法直接带来经 济效益，但是它的存在却能够带来一些社会效益。因 此，将管理质量加以提高的主要目的是提高档案管理 质量的内容，同样也是无法避免的主要问题。提高管 理工作效能。档案管理改革必然将引入现代化的管理 方法与设备渠道，同时，基于当今社会经济与科技快速 发展，也将引发人们思维和生活习惯的变化，继而引入 网络以及数据化平台。这就给档案管理今后的发展指 明了方向，那就是朝着数据化方向发展。数据化能够 提升档案管理工作更加准确，极大的提升了工作质量 以及效率，与此同时还能带动档案科学化发展。 ５ 结语 我国现代化技术以及网络技术的日益发展，在一 定程度上推动了档案信息化的脚步。在具体档案管理 工作中，工作形式也在发生了质的改变。除此之外，我 国经济水平以及科学技术的飞速发展下促使了档案管 理模式的不断完善带来了益处。从管理理念的角度出 发，将以往档案管理模式打破，从而推动新型模式的不 断发展，从而使企业可以实现可持续发展的目的。 参考文献： ［１］陈志文，方凤英．浅谈档案信息化管理面临的问题及对策［Ｊ］．经 营管理者，２０１６，（１２）：２６—２９． ［２］蔡杜娟．现阶段档案管理条件及实现档案信息化建设与管理［Ｊ］． 办公室业务，２０１６，（１３）：９０—９２． ［３］马燕．加强档案信息化建设促进档案管理现代化［Ｊ］．科技创新与 应用，２０１６，（１４）：８６—８８． ［４］贺秀丽．档案管理信息化建设所面临的问题与对策［Ｊ］．中国管理 信息化，２０１６，（１２）：５３—５４． ４１