办公室工作的一点体会

(2011-12-24 15:07:37) 转载

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标签： 杂谈

很高兴，今天与各位朋友们交流一下做好办公室工作这个话题。

我在办公室工作多年，到现在还分管办公室，在办公室的工作中，也曾积累了一些经验，也有很多的教训，今天我想跟大家交流的是我工作中获取的一些体会，一点心得。

这些年做办公室工作，奉献，使我有实现人生价值的愉悦；收获，是我在为领导和同事们服务的同时，也领略和欣赏到领导们的执政风采、执政魅力和同事们的聪敏睿智、风度才华，成为自己的一大精神财富。

办公室主任是一个特殊的岗位。有人调侃办公室的工作是：没昏没晓，没完没了，没饥没饱。办公室主任是把好文章；迎来送往；带头鼓掌；当好酒缸。

还有人说办公室主任是：组织好了会议，自己是上不了主席台的；有了新的观点，自己是不能抢先说的；出了好主意，自己是不能到处张扬；起草了好的文稿，自己是不能署名的；挨了批评，受了委屈，自己是无法向别人诉说的。

我的体会是：做到“三诚”啥工作就好进行。

那就是对领导要忠诚；对同事要真诚；对工作要热诚。

只要淡泊名利，心态就能摆正，“恶水缸”工作也能做得津津有味：那就是坚持真理而不随波逐流；乐意奉献而不计得失；甘于寂寞而不事张扬；经得起考验而宠辱不惊；受得了委屈而不怨天尤人。

在一个部门当领导，有两件事特别重要：

一是营造一种风清气正的共事氛围；二是应当注重人尽其才，用人之长。一个良好的氛围可以教育人，改造人，提高人。氛围，从表面看抓不到，摸不着，而它恰恰渗透到一个团体，每一个员工的方方面面。

一、办公室工作的职能

每一个单位的办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个单位工作带来被动或造成损失。

因此，在行政机关，企事业单位也好，都是先配备办公室主任。只要有了办公室，工作就好运转了。只要做好办公室工作，其他工作也能做好。所以办公室主任在单位一般提拔都比较快，因为他有驾驭全局的眼光和工作思路思路。

二、办公室工作要强化四种意识

一是大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根弦。始终保持清醒的头脑，始终自觉地同老板保持高度一致，时刻注意维护领导的权威。2、胸中要有一盘棋。想问题应当站得更高一些，办事情应当更超脱一些。要有全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于大局中来思考谋划。3、心中要有一本账。对本地区、本部门、本单位的情况要了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。

二是服务意识。为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室重要工作职责。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。为领导服务。办公室作为领导联系群众的桥梁和纽带作用，大而言之，要确保人群众的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策体现上级领导意愿和群众的利益；小而言之，围绕领导的工作、生活、接待等具体事务。为部门和基层服务要把握平等协商，端正态度。与兄弟部门交往，要把握相互尊重、相互支持。为基层的同志服务，要把握满腔热情，放下架子。

三是参谋意识。办公室是一级领导决策的参谋部，办公室的同志都是“参谋长”。既然是“参谋长”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好决策服务。一要贴近领导，与领导“同频共振”。想领

导之所想，谋领导之所虑，力争谋在关键处，谋在点子上。二要超前运作，不做事后“小诸葛”。在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出一些建议和意见，供领导决策参考。三要敢于进言，善于出谋划策。作为“参谋”就要敢为领导出谋划策，拾遗补缺，既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。当然进言时，要注意方法，不可把自己观点强加于领导，做到“献计不决策”。四要出于公心，不向领导进谗言。“参谋人员”只有出于公心，参谋的东西才有价值。办公室人员切忌出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且会影响干群团结，影响领导形象。

四是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不问，从年头忙到年尾，常常有假难休，有夜难眠，加班加点，既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员要正确处理得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣。

三、办公室的具体工作

办公室的具体工作无非是：办文（文字材料）、办事（参谋、服务）、办会（组织各类会议）。

任何单位办公室既有日常性和事务性的工作，也有临时性和突发性的工作，既注重计划性和规律性的业务，又强调综合性和专业性的任务，既需要服务意识和管理能力，更需要创新思维和开拓精神。总的说来，

办文、办事、办会这三项工作占据办公室绝大部分工作内容，如果这三项工作完成得井井有条，办公室的其他工作也就水到渠成了。

（一）办文

人们常说：文山会海。文山会海谁创造的，那大部分都是各级办公室造出来的。

办公室主要就是办文。办文又包括两个方面：一是：如何写材料；二个是：如何办公文。

1、如何写材料。办公室必须要有一个写大材料的人才行。这个人要有博学多才的功底，又要思路清，发笔快。写材料是个苦差事，这样的人也很难遇，挖不到，就要找一个大才兼备的人逐步培养。使其广学博览，成为专家中的杂家、杂家中的实干家、专才中的通才。这样在拿大材料时才能游刃有余，办公室工作才不至于被动。

首先是给领导写材料。领导用的材料，主要是讲话稿居多。写这样的材料，要注意把握规律。它一般要求一要有针对性，主题明确；二要搞好文章的谋篇布局。谋篇布局常用的有两种；一种是块状结构，分为三部分：为什么（就是讲这件事的作用和意义）；是什么（主要讲这件事的具体内容）；怎么办（是做好这件事的具体措施和要求）。

一种是条状结构：就是开门见山讲几个问题，可以省简前面的两项，只讲第三项。三要材料观点要统一。四要语言要准确简洁。

2、如何办公文。写公文一要把好“五关”：1、政治关 2、政策关 3、事实关 4、格式关 5、语言关。二要弄清楚公文分类。公文一般分

上行文、下行文、平行文三种。上行文主要是请示、报告。下行文主要是通知之类。平行文主要是兄弟单位之间的信函。

办公文掌握格式很重要。（1）公文的抬头就是红头和下面的盖章必须是一致的。（2）文种不能混用。比如请示和报告不能混用。请示市让领导批示的。报告只是把这一情况报给领导知道，不需要领导批示。 （3）上行文主送机关必须是一个。下行文必须是下一级的管辖机关，不能发下两级。

办理公文又分收文和发文。

收文办理程序。（1）签收、登记、拟办。局收文处理一律由单位专职人员统一负责。凡上级来文，属“三密”文件的，按保密规定办理；属平件的，由专职人员拆封、登记（登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办人）、编收文流水号，当日送办公室主任提出拟办意见。（2）分办、传阅。由专职人员呈送单位有关领导阅批。（3）承办。按照单位领导的阅批意见，及时送交相关科室承办落实。（4）催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还归档。（5）立卷、归档。公文办结后，由专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档，便于以后查找。

发文办理程序：要严格按照以单位名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。

起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

（二）办事

办事只有让领导放心了，你就有了立身之本。怎么办才会让领导放心呢？

1、怀着敬畏之心办事。孔子说过：“事思敬”。有了敬畏之心，你就会认真负责，你就会小心谨慎地把它做好。粗枝大叶，粗心大意，马大哈式的人做不好事。

2、开动脑筋勤想事。要站在本单位领导的高度和角度去思考问题、分析问题和解决问题，积极为领导当参谋、出点子。思考是成功之母，善于思考，才能有所发现。遇事要多问几个为什么、怎么办，学会当领导，与领导同步思考，善于通观全局，提出自己的见解。遇事能提供情况，拿出主见，想出办法。当好参谋，成为领导的“智囊”。

3、认真细致会干事。要以快捷、严格、细致、准确、扎实的作风，从打电话、值班、组织会议到陪同领导下基层、协调地方关系等，一丝不苟，雷厉风行，讲究效率，干脆利索，今日事今日毕，这是一个基本功。会干事是一门艺术，也是一种能力素质。

4、豁达大度能装事。能装事是一个人思想修养的具体体现，也是一名机关干部应具备的思想素质。在实际工作中，当机关干部有时工作干得好好的，心里还会受到不少委屈。比如，经常无故挨领导一顿批，听到他人对自己的冷言冷语，有些事情处理不公，与同事不好共事等一

些不平事。如何面对？要大度装事，保持良好心态，做到容人、容事、容嫌、容过、容言。不能一听就信、一听就喜、一听就怒。

5、不厌其烦善记事。要有“好记性不如烂笔头”的好习惯，不忘事、不漏事、不误事。

（三）办会

会议在我们的工作中占有很大一部分时间。会议有各种各样，有一项调查统计，领导者和管理者的工作时间一般有39%左右甚至有的高达85%的时间实在会议中消耗掉的，还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个数目的会议，而美国每天有一千一百万个会议，居世界之首。并不是只有我们中国的会议多。

对于办公室的同志来说，如何办会是我们需要做好的一项重要工作。

具体说来，突出要抓好三个工作环节：． 1、会前周密准备

周密准备是开好会议的基础。准备工作如果有一项不到位，会议就无法按时顺利进行。要想成功地筹备组织一次会议，会前准备工作必须做到提前、清楚、严密、细致。

（1）文字材料的准备工作要提前。文字材料是会议的关键。没有成功的会议文件，就不可能有成功的会议。（2）会务承办方案的内容要写清。会务所涉及到的各种内容一定要开列清楚。比如下发会议通知，制作会标，开会时间、地点，出席领导联系沟通，参加人员、会议议程、

录音录像、记者采访等。有的会议根据需要还包括参观内容、参观路线、乘车安排、住宿安排、陪餐领导等等。物资、经费、接待等各方面的方案要内容清晰，类别分明。让领导和会务承办人员都能一目了然。有些一些重大的会议，需要提前召开会务工作预备会。特别是多个部门共同参与筹备的会议，必须将会议及会务工作进行研究、协调、分工。使会务人员对会议的安排和各自的任务十分清楚。（3）注重细节。会务方案设计要仔细，涉及的内容要写清，具体责任要明确到人头。比如确定会场谁负责，会议通知谁负责，会场布置谁承办，出席会议的领导谁来落实，音响谁来检查，录音谁来落实等。

2、会中优质服务

会议期间是办会的最紧张阶段。从会议签到、分发材料、会场服务到讨论问题、会议记录、会议保密、后勤服务等，一点也不能出现失误。因此，办公室领导要督促会务人员各司其职，密切关注会议进行情况，及时发现和处理问题，及时办理会议期间领导交待的有关

事项。会中服务主要有：一是签到与引座。签到桌要摆在会场入口处醒目位置，让与会人员远远就能看到。与会人员签到时工作人员要加以指点，防止签到人员因找不到自己的单位和姓名而费时太长，影响其他与会人员签到或者漏签。签到之后，工作人员要主动引领与会人员找到自己的座位，防止与会人员对座位安排不熟悉而前后左右寻找。二是会场秩序维护。一般说来，办会人员维持会场秩序的工作应该提前进行，在通知会议时，应明确提出会议的纪律要求，比如会场不能抽烟、手机需要关闭、选举时会场不得走动等等。三是提出会议要求。会议结束前，

需要对会议精神贯彻情况提出相应要求，这些工作都需要会务承办人员提前考虑、提前准备。提前送交主持会议的领导。

3、会后完善落实

办公室的办会工作绝不是会议结束了，办会工作也就完成了。贯彻会议精神是会议的继续和延伸。有时还要整理录音，下发领导讲话。办公室对会议的贯彻落实情况还要进行督促检查等。

办会的重点一是参会领导的接待服务；二是会场准备。

最后，还要说一点，就是办公室的保密工作。文件保密、网络保密也是非常重要的。

以上是我这几年在办公室工作的一点体会，不妥之处请批评指正。 谢谢大家！

做好办公室工作的十句话

2012-7-12 10:36| 发布者: 芷蓝| 查看: 83| 评论: 0|原作者: 芷蓝

摘要: 办公室是一个单位的综合办事机构，处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，是一个单位的信息中心、参谋总部和后勤基地。关于办公室人员如何开展工作，有“4M”的说法。

即秘书是：Manager（事务管理者、执行者） ...

办公室是一个单位的综合办事机构，处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，是一个单位的信息中心、参谋总部和后勤基地。关于办公室人员如何开展工作，有“4M”的说法。即秘书是：Manager（事务管理者、执行者）、Mother（像母亲一样的爱心）、Maid（像待女一样）、Model（良好的形象举止）。“4M”概括起来也就是十句话，即：认清一个规律、保持两种状态、摆正三个关系、经受四个考验、塑造五种形象、练好六种功夫、培育七种意识、克服八种不足、扮好九种角色、力求十全十美。

一是认清一个规律，即办公室工作的规律。办公室对上是兵，是办事员；对下是将，是管理者。它的职责要求它必须围着领导转、围绕事务干，从属于领导，服务于工作，因此，被动性、服务性是它的本质，事务缠身、忙忙碌碌是它的特点，而没有规律就是它的规律。这就要求办公室人员必须坚持有序性与随机性、被动性与主动性的统一。时时、事事从大处着眼、从小处着手，在随机中把握有序，在被动中把握主动，在普遍中开创新局。做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为，从而避免造成指挥一盆浆、工作一团麻，结果一片糟的局面。

二是保持两种状态。一是保持清醒状态。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，两眼一睁、忙到熄灯是办公室人员工作的普遍状态。在办公室，不付出超量的劳动，工作肯定做不好。

但是，仅靠勤勤恳恳、任劳任怨也是不够的。因此，办公室人员必须能够忙里偷闲，跳出事务性圈子，静下心来，站在全局的高度、站在领导的角度，想领导之所想、想领导之应想、想领导之未想，每临大事有静气，时刻保持一种清醒的状态。二是保持恐惧状态。在一个单位，秘书如同球场上的守门员，如果秘书出现失误，这个皮球就可能要直接面对领导这个空门，就意味着要失分。据介绍，非洲大草原上有一种羚羊，它睡觉时总是半蹲着，而且睁着双眼，为的就是随时跃起逃避狮子的追杀。秘书就应该是这种羚羊，如履薄冰，如临深渊，时刻应像周总理要求身边工作人员那样“戒慎恐惧地工作”。

三是摆正三个关系。办公室的性质决定了其人员只能是丫环戴钥匙——当家不作主。因此，在主与次、进与退、前与后之间如何把握分寸、拿住火候，不仅是其职责的要求，也是反映一个办公室人员能力、素质的重要参数。办公室人员一是要摆正工作性质辅助性与工作要求主动性的关系，做到参与不干预，不当二领导；遵从不盲从，不当吹鼓手、马屁精；干事不误事，不当糊涂蛋。二是要摆正自身工作要求与领导工作目标的同一性与职权任务的差异性的关系。要明白办公室是一个单位的综合部门，但不是权力部门；办公室人员尽管经常跟领导在一起，但本身不是领导；办公室尽管经常传达领导的指示，但并不意味着自己可以发号施令，以领导自居。更不能摆出两副嘴脸，对上点头哈腰，唯唯诺诺，对下颐指气使，盛气凌人，像一副对联那样“上司开口才半句，早已是是是，对对对；下级陈词达千言，始终嗯嗯嗯，噢噢噢”。三是摆正办公室人员与领导在政治地位上的平等性与工作分工上的幕后与台前关系。平等乃是指法律和人格而言的。其实，在一切组织的内部就其分工及运行来说，是不能讲平等的。因此，接受领导、服从领导、服务领导不仅是办公室人员的职责所在，更是组织内部运行的基本要求。

四是经受四个考验。一是受得了委屈。办公室工作的职能、性质决定了从事这一工作的人员身处风口浪尖之上，置身矛盾焦点之中。在某些时候，由于种种原因而暂时不被理解、受到埋怨、遭受指责是不可避免的。因此，办公室人员必须具有良好的心理素质和心理承受能力，受得起各种委屈，就像一位哲人说的那样：你不能左右天气，但你可以改变自己的心情，用时间冲淡心头不快的浮云。二是耐得住寂寞。大捭大阖、大红大紫不是办公室的特点，默默无闻、任劳任怨才是办公室人员工作的主题。没有板凳要坐十年冷的心态，是做不好办公室工作的。不求人前明拍手，但求背后暗点头应是每一个办公室人员的追求。三是经得起诱惑。办公室人员身在中枢机关，工作在领导身边，尽管职务不高，权力不大，但因其位置特殊，能量不可低估，因此，必须要经得起随时可能出现的各种诱惑。四是守得住秘密。办公室作为一个单位的综合部门，这种岗位的特殊性质决定了办公室人员必须具备强烈的保密意识。不该看的不看，不该听的不听，不该问的不问，不该传的不传。

五是塑造五种形象。办公室人员要树立五种形象。一是好人形象。这里所说的好人不是指你好我好大家好，无是非观、无原则地和稀泥。而是指人品好、人缘好。曾国藩曾有一句名言：“驭下之道，最贵推诚，不贵权术。”其实，这句话不仅适合做官也适合做人。二是智多星形象。有这样一位办公室人员，工作非常认真、踏实，但就是不进步，他想不通，便去找领导。领导说：你各方面都不错，但你跟我五六年，没提过一个意见、没进一言，你是工作上的哑吧，怎能用你？这个事例，说明了办公室人员参谋意识的重要性。三是老黄牛形象。繁体字中办公室的办字是两个辛加一个力字，办公室工作就应是双倍的辛苦加费力，办公室人员应是老黄牛。四是不管部长形象。西文有的国家政府部门有一个部叫不管部，它没有专门的工作，它的工作就是其他部门不管的事都归它管。在一个单位，办公室就是这种角色。五是庄重形象。孔子曰：君子不重则不威。他还说：文质彬彬，然后君子。行高于众的才干、典雅的举止、平实的品性，不仅是对办公室人员的内在要求，更是对领导第二形象的最佳诠释。 六是练好六种功夫。办公室人员应具备六种基本工作技能，具体来说要有“六子”，即：一是会出好点子。能出点子、会出点子、出好点子，当高参，不当歪参，谋正事，

不谋邪事。二是会玩笔杆子。有较强的文字处理能力。三是会耍嘴皮子。反映问题不失真、传达指示不走调、组织沟通善协调。四是会搭“桥墩子”。当上级要求与自身实际不一致时，能够找到结合点；领导之间不一致时，能够找到相同点；部门之间不一致时，能够找到平衡点。五是会补“塌台子”。会补领导做不好的事、补领导做不了的事、补领导不宜做的事、补领导不愿做的事，用创造性的工作把自己融于领导意志和整个事业之中。六是会闯“新路子”。吃透过去时、把握现在时，着眼将来时、用发展的眼光要求自己，用创新的思路激励自己，与时俱进，开拓创新。

七是培养“七种”意识。一是培养“办公室无小事”的工作责任感。二是培养“绝对服从”的工作态度。三是培养“以室为家”的爱岗精神。四是培养“雷厉风行”的办事作风。五是培养“眼观六路、耳听八方”的知事能力。六是培养“争创一流”的工作目标。七是培养树“领导形象”的思想境界。

八是克服八种不足。相对来说，在一个单位，办公室人员的素质是比较高的，但也有许多不足，尤其是长期从事这一行当的办公室人员容易出现一些与待业有关的职业病。如动辄请求、无主见；事必躬亲，不善用人；谨慎小心，怕担风险；善于团结、不善批评等等。因此，办公室人员要克服八种不足。一是克服扯皮多、配合少的不足；二是克服牢骚多、意见多，但方法少、措施少的不足；三是克服计较多、宽容少的不足；四是克服索取多、奉献少的不足；五是克服浮躁多、实干少的不足；六是克服请示多、主见少的不足；七是克服灵活多、原则少的不足；八是克服说的多、做的少的不足。尤其是要克服忙于事务而不注意学习提高的不足。否则，天天重复昨天的故事，一张旧船票是不能登上新的客船的。

九是扮好九种角色。办公室人员扮演好参与政务、管理事务的管理员的角色；扮演好上情下达、下情上达、沟通左右的信息员角色；扮演好群众上访、部门来访、领导下访的接待员角色；扮演好出主意、会出主意、出好主意的参谋长角色；扮演好办文、批文、撰文的红秀才角色；扮演好联系内外、沟通上下、协调左右的中介者角色；扮演好领导、群众和单位的代言人角色；扮演好单位对外联络交流的外交家角色。