采购部管理制度与工作流程1

采购管理制度与工作流程

一、 目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、 适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、 总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本流程

采购需求（公司各部门）---采购计划（采购员）---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 。

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采购流程图如下图所示：

采购需求 采购部 总经理 /财务 采购计划 审批 寻找供应商 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 总经理审批 合同的签订 财务部确认付款条件及帐期 建立供应商资料 下单 董事长审批 验收 不合格 交货验收 验收合格 退货 计划对账 入仓 财务结算 .

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1） 采购计划：采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计划。 2） 供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价

4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算。

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3、申请商品采购流程图

采购部审批（有合同） 提出需求 采购订购 请购部门 采购部审批（无合同） 总经理/财务审批 1）请购部门提出采购需求，填写物质采购计划表

2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图

采购 采购人对账 采购部审批 总经理/财务部审批 财务部付款 1） 采购商品入仓后，做应付款计划

2） 采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的

找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 3） 采购部审批到期应付款

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4） 总经理批准付款 5、商品到货验收流程

1） 仓库根据供应商送货单验收产品

2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方

可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复 6、退货流程

需求部门 报 损 同意 退单 仓管验货 仓管打入库单 成本会计审核入库单 进仓 请购部门退货 采购部审核 不同意 仓库 供应商

1） 请购部门填写退货申请单，写明原因

2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请 3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单 4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%

采购管理制度

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一、 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 二、 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。

三、 每月底将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

四、 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

五、 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 六、 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 七、请购单及其提报规定

1) 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购

部门；

2) 固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报； 3) 其他材料设备及工程项目申购按照（物资采购申请表.）的格式填写

提报；

4) 日常零星采购按照公司印制的按照（物资采购审批单）的格式填写提

报；

5) 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份； 6) 涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该

清单的电子文档也需一并提交；

7) 如遇公司急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请

示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

8) 如果是指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。

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9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 八、公司物资请购单的提报部门

（1）公司经营所需的医药物资、劳务、固定资产、及其他项目由医务部门提报；

（2）公司生活及办公的物资、固定资产、后勤服务或其他生活及办公项目由行政部门提报；

（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 请购单的接收及分发规定 九、请购的接收要点

1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整、不清晰得不采购，相关说明和技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；

4）对于不符合规定和撤销的请购物资，应及时通知请购部门。 2、请购单的分发规定

1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； 2）对于紧急请购项目应优先处理；

3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； 4）重要的项目采购前，应征的公司相关领导的建议。

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五、采购部职责（现阶段公司无采购部） 采购部工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程：

（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标； （2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；

2.制定并实施采购计划：

（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；

（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； （3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；

（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；

（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制：

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（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；

（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 4.选择并管理供应商：

（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；

（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；

（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查； （4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性； 采购部负责人岗位职责 1、直配供应商的引进及维护 2、采购部日常管理，主要包括： （1）部门工作安排（日、周、月） （2）供应商谈判，

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（3）相关流程制定和调整 （4）突发事件的处理 3、订单的审核，参考安全库存 4、应付款的管控

5、库存金额的管控以及消耗 6、审核并调整周月采购需求和计划 6、与其他部门的协调

7、库配需求的统计和采购计划的制定 8、日常订单的制定和跟进 9、退货处理

10、库配供应商的谈判、引进和维护 11、批发毛利率与毛利额周、月报表 13、货品残损率周、月报表；

14、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）； 采购员岗位职责

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1、系统信息更新 2、仓库库存的掌控

3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档） 4、直配供应商的沟通和维护 5、直配供应商引进制度的制定和落实 6、库存情况周、月报表

7、供应商应付款的统计、结算与协调 8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控 9、相关表格的制作和归档

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