２０１４年１Ｏ月 内蒙古科技与经济 Ｏｃｔｏｂｅｒ ２Ｏ１４ 第２Ｏ期总第３１８期 Ｉｎｎｅｒ Ｍｏｎｇｏｌｉａ Ｓｃｉｅｎｃｅ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ＆Ｅｃｏｎｏｍｙ Ｎｏ．２Ｏ Ｔｏｔａｌ Ｎｏ．３ｌ８ 浅谈档案在利用中的保密工作 孙慧君 （内蒙古自治区档案局，内蒙古呼和浩特ＯｌＯＯｌＯ） 摘 要：通过案例分析阐述档案管理保密工作的重要性，提出在档案管理日常工作中，档案工作者 应当自觉养成良好的职业保密习惯，自觉遵守各项保密制度，以高度的政治感责任感，做好档案在利用 中的保密工作。 关键词：档案；利用；保密关系 中图分类号：Ｇ２７０ 文献标识码：Ａ 文章编号：１Ｏ０７—６９２１（２０１４）２０一ＯＯ３２一Ｏ２ 档案的利用服务体现了档案的本身目的，其根 应当注意团结，不要做不利于工作的事情，反而利用 本目的是充分发挥档案的作用，档案利用服务是发 工作之便，查阅摘抄了这位干部的相关档案， 挥档案工作的主要途径。我们花费大量的人力、物 并把其过去一些违纪行为的相关信息材料，提供其 力、财力保存各类型的档案，其目的就是为了提供档 子女，并在群众中散布，造成了恶劣的影响，为了制 案利用服务，满足社会的需要。利用者来自社会各 止这种违法行为，挽回影响，有关单位责令薜某停职 领域、各层面的档案需求者，为了某种需要和目的， 检查，并给予党内严重警告处分。 对档案信息的索取和运用，这就涉及了档案保密与 案例二：郑州市档案局于１９９３年在检查贯彻执 利用工作的重要性，保密工作做得好坏，将直接影响 行《档案法》当中发现荥阳县某机械厂技术科技术员 党和国家及单位的安全和利益。档案是一项重要的 张某利用工作之便，将本厂与其他单位合作研制的 社会信息资源，我们既要重视其载体的保管和保护， ＺＬ３０型装载机图纸盗走，并以５ ０００元价格卖给郑 更要重视其所含信息的开发与利用，以实现信息资 州市某家煤矿机械厂，由于本厂没有及时发现图纸 源的共享，档案是历史的真凭实证，又是第一手的参 被盗问题，使得该厂还在研制期间，它厂以投入生 考材料，其权威性是客观存在的，其作用是其他信息 产，以致给开发企业造成严重经济损失，后程某被抓 材料无法代替的。利用档案也是社会发展的客观需 后判有期徒刑５年。 要，这就造成了利用与保密的相互矛盾。保守国家 案例三：１９９２年１０月麻阳苗族自治县，人武部 机密是每一个公民应尽的义务和责任，更是档案工 舒某为其亲戚退伍军人田某办理农转非户口，以人 作者的神圣职责，在做好保密工作的同时，还要完善 武部名义开出介绍信到本地档案部门查档案并将档 工作职能，使档案得到充分合理的利用。 案带回家用刀片将档案中５处写有三等功的“三”改 １档案管理保密工作的重要性 为二等功，但其中“立功登记表”处的三等功的“三” 档案保管的最终目的，就是提供利用，而保护档 却没刮掉。后去县及办理时被发现问题，后经 案的完整与安全，维护档案历史的真实面貌，最大限 查实给予舒某党内严重警告处分。 度地延长档案寿命，是为了以后更加长久、更广泛地 这３起案件中都是因为个人的法制观念淡泊， 提供利用档案。但是在向社会提供利用档案过程中 再加上利益的驱动以及档案部门管理上的漏洞才造 不能片面的追求利用率，来达到工作效率，在提供利 成了本不应该发生的事情。所以说在档案管理工作 用过程中还严守各项保密制度，确保档案的安全。 中，档案管理工作者一定要严格执行各项规章制度， 这就对我们档案管理工作者提出了更高的要求，因 遵守各项法律法规，要保证做到万无一失，始终重视 此说档案管理工作者素质的高低直接影响到档案的 保密工作在档案管理工作中的重要性。 完整与安全。《中华人民共和国档案法》、《中华人民 ２在保管档案过程中做好保密工作 共和国保密法》都对档案的各项工作提出了严格的 ２．１ 在思想上提高认识，增强保密观念 要求，如档案管理中的保密制度、档案利用中的保密 如果档案工作人员保密工作淡薄，那么做好保 制度、档案的公布、档案的开放、档案密级期限的变 密档案的管理工作就无从谈起，这就要求我们有关 更、档案的复制和借阅等保密制度，都一一进行了说 单位平时要加强保密宣传工作，增强全体公民首先 明。这些针对档案的各项工作制度的相关法律、法 是国家工作人员的保密法制观念，提高保守国家秘 规是正确处理档案在保管利用和保护过程中最有效 密的自觉性。 的法律依据，也说明了档案在各项工作中重要性。 ２．２ 建立健全档案保密制度 但是在实际的档案工作中确实出现了一些如泄密、 要严格执行党和国家的保密制度，维护档案的 倒卖、篡改档案的事件时有发生。 安全与完整，做到不该说的机密绝对不说，不该看的 案例一：安徽省某地档案干部薜某的子女与公 机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记录，不在私 安系统的一位于部发生矛盾，薜某不是劝说其子女 人通信中涉及机密，不在公共场所和家属子女面前 收稿日期：２０１４一Ｏ９～１６ ・ ３２ ・ 孙慧君・浅谈档案在利用中的保密工作 谈论机密。 ２．３ 为了维护档案的安全，档案原则上不外借 ２０１４年第２０期 利用和保密是矛盾的统一体。首先，档案要利 用，否则就不必保存，其次，档案内有机密，不能随便 如遇到特殊情况必须外借的，应严格履行审批 手续，而且要遵守档案保护规定，借阅档案的单位及 个人应负责借出档案的安全，按时归还，不得转移和 私自复制，不得遗失、拆散、调换、污损、加注标记。 借阅。利用和保密都要遵循的原则，就是对党和社 会有利而不是有害，在某一时间段，对某一份档案， 向某一个利用者，是提供利用还是封闭控制，都要运 用这一原则加以权衡。例如：在外交工作中，为了证 实某一历史事实，揭露或指证对方的错误或罪行，就 归还时应认真清点检查后，在借阅登记簿上注销。 ２．４制发档案复制件时应提出申请，经批准，方可 复制 必须不失时机地披露和充分地利用一切有价值的档 案材料，以维护我方的主动地位，维护公理和正义。 就是说该利用的一定要利用好，该保密的一定保密。 档案保密有一定的范围，不是所有档案对任何 人都保密，档案保密有一定的期限，过了期限，有的 就不成为秘密，甚至可以开放利用。《中华人民共和 制发档案复制件时应由利用者提出申请，并说 明复制件的用途、份数和要求，经批准后，方可复制。 复制后的档案一定要和原件仔细校对，并在档案空 白处注明档案馆的名称及档案编号，必要时加盖公 章以示对复制件的负责。复制件必须注明其使用的 目的，一些重要的复制件用过后必须归回原处。 ２．５ 保密档案及时调整密级，绝密档案应设专柜保 管 国档案法》、《中华人民共和国保密法》及《各级国家 档案馆馆藏档案解密划控使用范围的暂行规定》等 法规文件对档案的利用。秘密的范围、密级和保密 期限、保密措施、解密的程序与权限、泄密的处罚等 按照《档案法》及《保密法》的相关规定，保密档 问题作了详细的规定，这就给正确处理档案的利用 案要及时调整密级，在提供利用前，必须经过分管领 导的批准，绝密档案应设专柜保管。 ２．６ 未经允ｉ￣－不得擅自利用档案 服务和保密的关系作出了法律依据和程序上的要 求。档案部门据此既能保证档案秘密的安全，又能 使更多的档案可以及时地在社会上扩大利用范围。 因此，我们各地各级档案部门按此要求，做好以下工 作：①根据国家有关保密工作的规定划清保密保密 与非保密的界限，具体分析档案内容，明确保密范 围；②利用档案时必须履行一定的审批手续，按照不 同对象的不同权限，积极而稳妥地提供利用；③定期 调整密级，及时扩大利用范围，增加档案的效益。 非档案馆人员未经允许，不得随便进入档案馆 （室）不得擅自翻阅、抄录、拍照、复制等。不同的利 用者未经允许不准私自交换各自所利用的档案。 ２．７开发和利用先进的保密技术 要积极开发和利用先进的保密技术防范档案的 泄密和窃密，对造成失泄密的人员或事件要及时上 报，并视其情节严重依法追究相应的责任。 ２．８ 建立健全监督检查机制，加强保密监督检查 在全面贯彻《档案法》和《保密法》的基础上重点 总之，正确处理与保密的关系，才能使档案信息 服务工作，更好地为党和国家服务，为机关、企事业 单位服务，为各项建设事业发挥积极的作用。 掌握涉密单位和要害部门及人员的情况，保证不出 问题。这既确保了不泄密又便利各方面对 档案的利用，做到保密与业务工作两不误。 ３正确处理利用与保密的关系 ［参考文献］ ［１３ 姜之茂．档案人员上岗必读［Ｍ］．北京：中国 档案出版社，２００７． （上接第３ｌ页） 因此还没有剔旧要求，可以长期保 存以供查阅。 ３．３加强科技查新档案管理人员的专业化 中医药文献查新工作站与吉林大学教育部科技查新 工作站是友好单位，因此每年定期派专人赴吉林大 学学习查新档案管理知识。 ４ 结束语 科技查新档案管理工作是一项专业性很强的工 作，管理人员作为查新档案管理的主体，人员素质的 高低将直接影响到档案工作质量的好坏。因此，ｘ，ｔ 于查新档案工作的人员配备上，应当采用具有档案 管理相关知识与技能的人员或对指定的查新人员进 科技查新档案管理作为查新工作的重要组成部 ￣ｔ－，与查新工作密切相关，查新机构必须把其提高到 战略的高度来认识。在实际工作中，查新机构的领 导、查新人员及查新档案管理人员要共同努力，做好 科技查新档案管理工作，从而提高科技查新工作水 平，促进Ｎ－技查新工作进一步科学化、正规化、标准 化。 行档案管理知识的培训和教育，做到查新档案工作 的人员专业化。科技查新档案管理不是简单的收 集、保管查新档案资料，更重要的是要充５－ｓ＂发挥档案 的二次＂Ｏｒ值，为科技查新机构或相关部门服务，这就 要求Ｎ－技查新档案管理人员具备更高的素质修养， ［参考文献］ ［１］ 祁卓麟，赵慧清，罗红彬，等．科技查新档案的 不仅要掌握档案管理的方法和规律，更要熟知科技 查新工作的具体环节和步骤，紧密结合查新工作实 际，科学管理查新档案，实现其潜在价值。 长春中医药大学中医药文献查新工作站挑选的 网络化管理［Ｊ］．大学图书情报学刊，２００９， （２）． ［２］ 沈卫红．科技查新档案信息资源的利用［Ｊ］． 农业图书情报学刊，２００７，（１０）． 档案管理人员具有图书、情报、档案学科研究生以上 学历，并具有很强的责任心。同时，长春中医药大学 ［３３ 杜津萍．科技查新档案标准化管理研究［Ｊ］． 图书馆研究与工作，２００５，（４）． ・ ３３ ・
