利丰贸易利用信息技术构建供应链管理

利丰贸易：利用信息技术构建供应链管理

思考或讨论题：

1、 你如何评价利丰贸易目前的成功？其目前供应链管理模式的威

胁和风险在哪里？

2、 利丰贸易供应链管理成功源自哪些重要的能力和战略措施？ 3、 信息系统在利丰贸易供应链管理中取到哪些作用？

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利丰贸易：利用信息技术构建供应链管理

利丰集团（Li & Fung）是一家以为基地的大型商贸集团，经营出口贸易、经销批发和零售三大业务，其中，利丰有限公司（LI & FUNG LIMITECD, 上市股票编号0494）经营出口贸易业务，是全球最具规模的供应链管理企业之一；利和经销（上市股票编号2387）经营经销批发业务，为亚太地区客户提供全方位配套服务，包括物流及品牌推广等；利丰零售包括上市公司利亚零售有限公司（上市股票编号8052）及其它私营业务：玩具反斗城、Branded Lifestyle 及利邦优先公司。利丰集团的发展经验和模式一直来备受关注，尤其是从传统的华资贸易商转型为运用供应链管理概念来统筹生产和流通的模式。本文内容主要关注利丰有限公司（以下简称利丰贸易）的出口贸易业务模式及其信息系统的应用。

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一、 利丰贸易历史背景

利丰于1906年在广州成立，是当时中国首家从事对外贸易的华资公司，打破了当时外国洋行对中国对外贸易的垄断。1937年利丰有限公司在成立。

20世纪70年代，利丰业务的经营和管理传至冯氏家族的第三代，即冯国经博士和冯国纶博士。2007年，利丰集团三大核心业务网络遍布全球40多个经济体，聘用员工超过25000名，年营业额超过135亿美元。利丰集团以客户需求为中心，提供有效率的产品供应，以达到“为世界各地企业和消费者提供合适、合时和合价的消费产品”的目标。

利丰集团从20世纪90年代中期开始进行了数项成功的并购活动，包括1995年收购老牌英资贸易企业英之杰公司旗下的采购出口业务（天祥洋行）；1998年收购英之杰公司在亚太区的欧美快流消费品及医疗产品的经销业务及相关的物流与生产业务；1999年收购太古集团旗下的两家出口贸易公司：太古贸易有限公司及金巴莉有限公司；2000年收购从事采购出口的Colby集团；2002年收购出口商Janco公司。

1992年利丰集团旗下的经营出口贸易业务的利丰有限公司在交易所上市。2001年利丰集团属下经营OK便利店控股公司利亚集团重组并分拆了它的经销业务，

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本案例改编自利丰研究中心编著的《供应链管理：利丰集团的实践》（第二版）一书，部分最新的数据来自利丰公司的网站。本材料仅供复旦大学EMBA课堂讨论用。

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把利和经销在交易所上市。至2006年底，利丰集团成功进行了30多项收购业务，令集团业务迅速增长。

利丰贸易是集团中历史最悠久和最重要的部分，从事消费产品的出口，以美国、欧洲和日本为主要出口市场，采购基地主要集中在亚洲。采购出口类别以软产品（如成衣）为主，占总营业额的80%，其余20%的营业额来自硬产品的采购，包括时尚饰品、家具、礼品、手工艺品、宣传商品、玩具、运动及旅行用品等一系列产品。利丰贸易不仅为客户和供应商提供中介服务，还为欧美等客户提供整个出口贸易供应链内各种增值的多元化服务组合，包括市场调研、产品设计与开发、原材料采购、工厂选择、生产安排及管理、质量监控、出口批文的办理、装货付运季融资等，帮助客户降低采购成本，缩短交货时间，提高产品附加值。利丰贸易收取每份订单金额6%12%的佣金。利丰贸易并没有自设工厂，而是通过协调10000多家产品优质和具成本效益的供应商进行生产，满足客户对产品品质和交货时间的严格要求。

利丰贸易在40多个经济体设有80个采购办事处，聘有12000多名员工。虽然近年来面对美元贬值、油价飙升等不利环境，但利丰贸易业务的营业额和盈利仍然持续增长，2006年营业额为亿美元，2007年为118亿美元。2007年利丰贸易约48%的采购在中国内地进行，出口市场则以美国为主，占65%，欧洲占26%。作为一家经营的商贸集团，利丰贸易除拥有庞大的国际网络外，公司治理及透明度亦得到广泛的认可。在以往数年里，利丰贸易获得了多个权威机构的认可，见附录一。

利丰贸易公司的组织架构图如附录2所示。利丰贸易的管理人员认为，公司的成功是因为其组织架构能够吸引人才，尤其是鼓励员工利用公司庞大的采购网络为客户提供出色的服务。利丰贸易划分为许多家的事业部，每个事业部只专注于一种产品的采购，并只为一个或几个客户提供服务。员工的年终分红与其所在的事业部的业绩表现挂钩。同时，公司也提供贸易以外的支持服务，如会计、信息系统支持、人事和设备管理等。总之，利丰贸易让各事业部享有充分的自由，使其能够专注于客户服务，而自身则集中对财政进行控制与管理。

二、 利丰贸易的业务模式

1906--2002年间， 利丰贸易的业务角色经历了从简单的采购代理到全球性的

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供应链管理者的转变。在此过程中，利丰贸易为客户提供的增值服务日益增加，其创造的附加值也不断增长。 1、采购代理

利丰贸易初成立的时候，它只是充当客户和供应商之间的交易中介人角色一由干其员工懂英文，利丰贸易成为客户与供应商之间沟通的桥梁。之后，利丰贸易逐渐把简单的采购代理扩展业务。 2、采购公司

该阶段，利丰贸易扮演一家采购公司即地区性的货源代理商的角色，通过在亚洲的不同地区，如中国内地、中国、韩国和新加坡开设办事处来拓展业务。利丰贸易承诺为客户采购优质的产品，并为客户选择合适的供应商。利丰贸易希望与供应商达成长期和双羸的合作关系。

在选择一个新的供应商之前，利丰贸易会对工厂迸行实地考察与评估，包括检测供应商的生产设施，查看其是否承担社会责任和是否遵循当地劳工法规等。利丰贸易还会与供应商的管理层和部分工人交谈，并查阅供应商的员工薪酬记录和工作合同等文件。当发现供应商存在违背社会责任的情况时，利丰贸易会与供应商讨论纠正的措施。利丰贸易在进行考察评估之前，会寄给供应商一份工厂检查列表，让工厂了解检查的内容。 它还会寄去一份工厂资料问卷让供应商事先填写并寄回给利丰贸易，这样做的主要目的是为了了解供应商的质量监控系统、管理能力、遵守当地法规尤其是劳工法规的情况、工人的薪酬水平和尤其是劳工法规的情况、工人的薪酬水平和工作时间、厂房的安全措施和环境保护等事项。 并且，利丰贸易还会寄给供应商一份工厂自我评估表格，让供应商先进行自我评估。

利丰贸易的优势除了体现在对各个地区供应商的了解意外，还体现在对纺织品和配额等事项的了解上。例如，利丰贸易知道亚太主要地区中纺织品的配额已经用完，需要从哪些地区购买此产品的配额。又如，在制造一款毛绒玩具时，利丰贸易知道韩国的布料品质较优且价格便宜，而中国内地的棉花则比较便宜。 3、无边界生产

该阶段，利丰贸易从采购公司向前迈进了一步，成为无边界生产的计划管理者与实施者。利丰贸易客户给予利丰贸易一个初步的产品概念，如产品的外形、颜色和质量方面的要求等，再由利丰贸易为客户制定一个完整的生产计划。根据客户设

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计师提出的草案，利丰贸易会进行市场调查，采购合适的布料及配件，并根据产品构思制造样品。在客户对样品作出肯定后，利丰贸易会为下个季节的产品提出一个完整的生产计划。 并且，利丰贸易会对工厂的生产进行规划和控制，以确保质量和及时交付。

在无边界的生产模式下，利丰贸易在从事如设计和质量控制等高附加值的业务，而把附加值较低的业务分配到其他最可能的地方进行生产，使产品实现真正的全球化。正如利丰集团冯国经先生说道:“利丰贸易并不寻求哪个国家可以生产最好的产品，相反，利丰贸易对价值链(生产过程)进行分解，然后对每一步进行优化，并在全球范围内进行生产。”以生产一个毛绒玩具为例，利丰贸易综合价格和质量等各方面因素，从韩国购买毛绒玩具的外层布料，从中国内地购买毛绒玩具的填塞料。在所有的生产原材料采购完毕后，整个毛绒玩具的制造在劳动力成本比较低的我国青岛进行。利丰贸易进行最优化的配置，在不同地区采购和生产。 这种业务模式实际上是一种价值增值的新方式。 4.虚拟生产模式

在推行无边界生产的计划与管理的基础上，利丰贸易业务又向前迈进了一步，发展出虚拟生产模式。在虚拟生产模式中，利丰贸易直接充当客户供应商的角色，直接与客户签订采购合同。在采购代理的业务中，利丰贸易是以一个中介人的角色代表境外买家与供应商接触，并管理采购和生产业务。而在虚拟生产模式下，利丰贸易是客户直接的供应商，直接和境外买家签订合同，以供应买家需要的产品。利丰贸易依旧没有工厂，生产任务以外包的形式交给工厂进行，它负责统筹并密切参与整个生产流程，从事一切从产品设计、采购、生产管理与控制、物流与航运到其他支持性的工作。 5、整体供应链管理

虚拟生产企业实际上已经是某个产品全面的供应链管理者。在虚拟生产模式的基础上，为了使整条供应链的运作更加合理与顺畅，利丰贸易继续开发更全面的供应链服务。除了负责一系列以产品为中心的工作，包括市场调查、产品设计与开发、原材料采购、选择供应商和生产监控以外，利丰贸易还兼管一系列进出口清关手续和当地物流安排，包括办理进出口文件、办理清关手续、安排出口运输和当地运输等。另外，利丰贸易对有潜质的原材料供应商、工厂、批发商/进口商和零售商等在

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供应商中占据关键为指导的企业进行融资，使供应链上供求双方的各个节点企业能够以最佳状态运作。在整体供应链的规划上，利丰贸易会对整条供应链进行分解，对每个环节进行分析与计划，力求不断优化供应链的运作。简单归纳，利丰贸易供应链管理的内容主要是为境外买家采购合适的产品并缩短交付周期。利丰贸易供应链的原动力来自各户的订单，根据客户的需求，利丰贸易为每一份订单都创造一条最有效益的供应链，为客户提供具有成本竞争力的产品。 正如冯国经博士在接受《哈佛商业评论》的采访时所描述的：

比如说，我们获得了来自欧洲一个零售商的10 000 件成衣的订单，这不仅仅是一项简单的、需要我们在韩国（或印度尼西亚）的分支机构直接采购韩国（或印度尼西亚）货品的业务。可能的做法是：我们从韩国买纱并运往中国地区进行纺织和染色；同时，由于日本的拉链和纽扣是最好的，而大部分都是在中国内地生产的，因此，我们会到YKK 旧本的一家大型拉链厂商）在中国内地的工厂订购拉链；之后再把纱和拉链等运到泰国进行生产。考虑到配额和劳动力的问题，我们认为，在泰国生产是最好的。又由于客户要求迅速交货，因此我们会使用泰国的5 家工厂同时进行生产。这样，我们便能有效地为该客户度身定制一条价值链，尽可能满足该客户的需要。 在收到订单的5 个星期后，10000 件衣服就放在欧洲客户的货架上，它们看起来像是从同一家工厂生产出来的（例如，它们的颜色完全相同）。可以想像当中的物流及各工序的协作是如何的完善。 这不仅是一种高增值、真正能做到全球化的产品，而且是前所未有的。该产品的卷标上或许会写上“泰国制造”，但却不完全是泰国的产品。我们分解整个生产过程，并为每个步骤寻求最佳的解决方案。我们并不寻求哪一个国家可以生产出最好的产品，而是对价值链（生产过程）进行分解，然后对每一个步骤进行优化，并在全球范围内进行生产。 在关于如何来缩短采购时间和降低成本时，冯国经博士的解释：

现在，我们只知道The Limited 公司向我们订购口10 000 件衣服，但我们还不知道它需要何种款式或颜色。该公司在交货日期的5 周前会告诉我们具体的要求。由于我们与供货商之间建立了互相信任的合作关系，供应纱的厂商可以为我们保留未经染色的纱，我们还需要向负责纺织和染色的工厂作出订货的承诺，使它们为我们的订单预备生产能力。在交货日期的5 周前，我们再告诉它们所需的颜色。然后，我们会向厂商说相同的话：“现在，我们还不知道需要何种款式的服装。但是，在某个时候，我们会把经过纺织和染色的纱和布一起交给你，你要在3 周内生产很多件衣服。”

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这样做肯定会使我们的工作变得困难，毕竟，由厂商自己来处理预留纤维、纱布的问题对于我们来说是比较简单的。但是，那样的话，整个过程要花3 个月，而不是5 个星期。因此，为缩短交付周期，我们有必要去组织整个生产过程。这样的话，零售商便不必过早地预测市场的发展趋势。当市场不断发生变化时，增加灵活性，快速反应，缩短生产过程，小量订货以及增强调整能力，都是至关重要的应变措施。 我们利丰公司把供应链管理看成是在成本结构的“软三元”( the soft $ 3 ）里合作。让我们来仔细说明这一点。如果一种消费品的出厂价是1 美元，那么，其零售价通常是4 美元。除非你是一个天才，否则你不大可能把每件产品的出厂价减少10 美分至20 美分，因为，多年来人们一直在为降低这些生产成本而努力，这里已经没有太大的成本降低空间，而降低流通渠道中所增加的3 美元成本却是可行的。这提供了一个更大的空间，你可以把成本降低50 美分而没有人知道你在这样做。因此，“软三元”领域是更容易为客户有效地节约成本的地方。 例如，一般来讲，装货商总是希望把集装箱装满。如果你告诉他不要装满，他会认为你疯了。如果你考虑的只是运输成本，那么把集装箱装满的做法是无可厚非的；但如果你考虑的是整个价值链系统的成本，那么，需要降低的是总成本而不是某一个步骤的成本。这样的话，也许不装满集装箱的做法更为明智。 假设，你要把10 种不同类型的产品（每种产品都是由不同的工厂生产的）分发到10 个分销点去，标准的做法是每间工厂各自把货品装满整个集装箱，然后集中运到一个配送中心。工作人员开箱取出货品，重新整合到10 个货柜箱里，然后再分配到各个分销点。 现在，假定你改变方法，把集装箱逐一运到每个工厂，要求每个工厂只填满整个集装箱的1 / l0 ，你就可以用一个集装箱把客户所需的各种货品直接运到分销点。这样做的运输成本虽然高了一些，但考虑到这样能够把商品准确地堆放，减少重新整合的工作环节，系统的总成本反而降低了。因此，如果对整条供应链进行积极的管理和组织，就能像这个例子一样节省一些成本。

三、 利丰贸易将信息技术应用于供应链管理

利丰贸易的信息技术系统一直是维系公司环球业务营运的重要构成部分。公司从两方面着手,即内部的信息技术，如内联网（Intranet），以提高营运效率；而外部的信息技术，如外联网（Extranet）和电子商贸（E Commerce）软件，则可促进

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与供应链伙伴问的协作和信息传递。通过运用外联网和信息软件，不同工厂可跟利丰贸易交换产品的设计和生产规划；原材料供应商及运输公司亦可就新产品的研发和物流策略与利丰进行交流。

利丰贸易其中一种专业生产模式即虚拟生产便是有效地结合信息技术与管理而引发出的一种性生产方式。供应链中的合作伙伴通过信息网络的传输与联络，形成一个分工合作的企业共同体。利丰贸易与原材料供应商、生产商及运输公司各展所长，把供应链中的不同工作适当分配，而利丰贸易则担当一个管理者的角色。这种协同规划（collaborative planning ）不但可大幅提升供应链的成本效益，加强其整体竞争力，而且供应商、生产商及运输公司也可因此而获得最大的利益。

为了能实现协同规划及虚拟生产等高增值生产模式，利丰贸易构建了一个以内、外联网为主干的信息系统架构（见图6-7 )，整合公司的内、外部信息。这样，利丰贸易就可以与自己的业务伙伴，包括客户、供应商、生产商、经销商、物流公司以及等随时保持联系与沟通，消除了因时间和空间差异而带来的障碍。在信息技术年代，企业间的竞争优势很大程度上取决于其信息技术的运用能否为公司带来更大的商机。越来越多的企业意识到信息技术与传统产业必须互相结合、体现互动，才能实现经济资源的整合。利丰贸易的内、外联网的结合能够实现以下三种互联：

图6—7 内联网与外联网的运作与内容

( 1 ）区域互联——利丰贸易的内、外联网联结公司40个国家和67个分公司以及数百个客户，实现个球化运作模式。

( 2 ）企业资源互联——信息技术把资金、人才、产品与商机互联。在商机出现的时候，利丰贸易能够迅速传送所需的产品资料，并安排采购、生产、配送及融资，以及作出相应的人员调配，充分把握现在与未来的商机。

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( 3 ）与客户及供应商的商流、物流及信息流互联——这三项“流”的整合使利丰贸易能够为客户提供一站式的服务．为客户的营销网络创造更完善的附加价值。 1、外联网系统的架构

利丰贸易的外联网系统利用不同的软件来处理三项工作：(l）产品开发（WehPDM、JustWin、Import Direct和e-Lap Dips）;( 2）订单处理(XTS-5和电子数据交换）; ( 3）生产控制（订单追踪系统，Order Tracking System) （见图6-8）。虽然各系统都有自己的核心功能，然而每一个系统所处理的资料都可以传送到其他系统，所以信息的流向是多方面的，而这些系统的建立与互动就是要使信息能够快捷地传送到各供应链成员之间，实现信息共享、缩短产品制造时问及加强品质监控的目的。

图6—8 利丰外联网

（1）产品设计与开发

1）利丰贸易自己开发的软件系统：电子商贸系统Import Direct

Import Direct是利丰贸易专门为硬产品客户而开发的电子商贸应用软件，可以说是利丰经营硬产品贸易部门的核心管理系统。Import Direct为供应商和客户提供一个网上商务交易平台，举例来说，供应商可把旗下产品的图片上传到Import Direct，系统中的软件便会把图片整理成一个个产品目录，供客户查阅。客户亦能够在系统中查询采购资料及提交订单。不同客户有不同的产品和服务需要，为此，利丰贸易依照个别客户的产品及交易特征度身为客户定做出个性化界面(customized

interface）。客户在注册页输人名称和密码后便可进入预设的网页。

图6-9 显示了Import direct 在利丰贸易信息系统中的功能。它不但为供应商提供了产品推广的界面，亦为客户提供一个极方便的产品采购及追踪工具。从图中可见，Import Direct 连接了利丰贸易的订单追踪系统（order tracking system, OTS）和出口贸易系统XTS-5。供应商、客户和利丰贸易员工在互相交换信息的同时，也可以于Import direct系统里进行实时产品订购，形成信息与商贸合二为一的网络。

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总括而言，Import Direct 为客户提供以下各种服务： 

销售情况：列出各供应商产品的销售情况，以及过去12个月内最高销售额的产品，从而让客户了解市场走势；客户可选择按国家或零售商排列产品展示次序。 

电子产品目录：客户可在电子产品目录(e-library）搜查所需产品、相关价格、配件、测试规格、制造时间表及生产预测等资料。（图6-10略） 

订购表格：若客户选择了合适的产品之后，可以在系统中填写订购单。当客户输入产品资料后，系统会显示该产品和相关供应商的详细资料，包括产品型号和订单数量。 

供应商数据库：系统内储存了供应商的详细资料，如产品种类、联络人及交付细则等。客户在这里查阅工厂的评估报告（详细的工厂评估流程见图6-11）。 

客户采购和供应商拣选原则：每一个客户都有不同的采购准则，系统会为客户列出它们拣选供应商的准则和过程等资料。供应商可以利用密码进人系统，查阅客户所订下的采购准则。 

追踪生产进度：当客户确认了订单并开始生产后，系统会显示生产进度，并提供全面的产品搜索功能。客户可以在系统中以产品类别及供应商等选项，查阅每一张订单里产品的品质审查日期与结果、运货时间表、货柜到达日期及船队资料等。在系统的界面上，每一个产品列都设有快速订购图标，若客户在查阅生产配送情况后希望实时增加订单，它们可以按下这个补购图标，那么系统便可以实时把客户增加订单数量的信息传送到利丰贸易的订购部。 

货运报告：客户可以在互联网上观看所订购的产品、货物运送时间表、质检（QC）情况及已经运抵目的地的产品。系统会把完成生产的信息以及生产商进行品检

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的进度一一传送到客户手中；客户可按月份、产品种类及目的地拣选想参看的货运资料，亦可把报告输出到其他软件（如Excel）进行打印或记录。 

货物集装安排：Import direct还有一个增值功能，就是为客户的货品进行整合装箱分析。利丰利用科学化的计算，把不同生产商的货品整合，找出最能利用货柜空间的摆放方法，节省客户的运输费用。举例来说，利丰旗下的一个玩具零售连锁店Kaybee Toys 分别使用五个位于不同国家的工厂进行生产，当完成生产工序后，Import direct便会综合各生产商的产量和运送目的地，拣选最适合的货箱尺码，决定以哪一种形式进行货物装箱，以及与物流供应商共同计算最符合经济原则的货柜用量。这种科学化分析不仅能为Kaybee Toys 提供更快捷的产品整合方案，亦为它节省大量物流费用，提高其产品竞争力。

2）生产数据管理系统WebPDM及JustWin （外购软件系统）

利丰贸易所运用的生产数据管理系统，如webPDM 及JustWin，加强了公司与客户、工厂及供应商之间的沟通。这些系统是制衣行业针对产品规格的传送与组织而研发的数据管理软件。其主要功能包括整理及传递精确的和最新的产品规格资料，如质量监控、布匹、影像和价格等。

WebPDM 及JustWin功能丰富，利丰员工利用这些系统来计算成本、采购原材料、测量尺寸、绘制草图和传送产品式样，亦可进行产品搜索及自行设计活动报表。这些系统不仅可以管理生产流程，也是图案照片（设计手稿、主副料）的管理系统，

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利丰贸易员工可以把公司内使用的图案照片编成目录，包括那些用计算机辅助设计的扫描影像及数码影像和数码相机的相片。

对利丰贸易员工来说，WebPDM 及JustWin 的应用能大大提升信息的传递效率，减少开发产品所需要的时间。这些软件是在互联网平台上操作的，令系统的支持工作能够快捷地在全球各地进行。

3）颜色管理系统e-Lab Dips（外购软件系统）

对于硬产品和软产品来说，颜色控制是一项专业而精细的工作。颜色往往是一件产品的灵魂，所以颜色的挑选、生产与监控对于客户和生产商来说均十分重要，双方需要不断进行颜色校对工作。

在传统的颜色管理（colour management）过程中，客户与利丰贸易以及供应商之间的颜色标准及样品传送都依靠邮寄方式，把实物送到对方手中。现今客户所追求的是快捷的生产方式，单单依靠空运传送不但费时，而且更会增加生产成本。

利丰贸易应用了先进的电子颜色测试技术，再配合互联网传送，大大缩短了颜色校对和确认颜色所需的时间，并降低了成本。从图6-12中可见，客户首先把颜色标准指示以互联网及邮寄方式分别送到利丰贸易，然后，利丰贸易同样把这两个颜色标准分别以互联网及空运方式送到布料供应商。供应商会依照指示制造一系列样品。同时，利丰贸易利用光谱仪（spectro）制造出颜色电子处方，通过互联网把电子颜色处方传送给供应商。这样，供应商便可以依照电子处方修改样品颜色。当供应商制成实物样品并送到利丰贸易后，员工会再用电子颜色处方校对样品的颜色，若颜色通过测试，便可以送给客户做最后确认（见图6-13）。

这项先进的颜色管理系统主要有三个好处：首先，提高生产效率：客户、利丰贸易以及供应商可以进行高效率和准确的颜色监控。其次，降低成本：利用互联网传送颜色标准，可以使企业减少运送费用。根据利丰贸易的经验，这种互联网传送方式可以为每个样品节省约一半的运送成本，并有效提高整体生产盈利。最后，妥善地储存及运用信息：互联网提供快捷、简易及有条理的储存、分类及搜索模式，并能减少行政人员和费用。 （2）订单处理

1）出口贸易系统XTS-5

XTS-5即“Export Trading System Version 5.0”o 这是利丰贸易一个核心的出口贸易系统，图6-14解释了它的功能及订单的流程。XTS-5主要有以下6项功能：

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① 主档案

主档案包括所有客户、供应商及产品资料。客户资料包括普通资料及仅限于某些部门才能参阅的资料。普通资料（包括客户地址、货运标记等）可供利丰所有部门查看；而仅限干某些部门才能参阅的资料（包括付款细则、销售内容和佣金等）则只供那些拥有系统密码的员工查阅。所有新订单资料必须输入这个主档案，以作日后翻查及打印之用。

原材料供应商和工厂资料亦分为普通资料及仅限于某些部门才能参阅的资料。普通资料包括原材料供应商和工厂的地址及产品类别等，这些资料可供所有部门查看；而仅限于某些部门才能参阅的资料则包括付款细则、销售内容和佣金等。

产品资料包括产品编号及对产品的描述，可供所有部门员工查看。 ② 订单（case）

“case”在XTS-5 系统内代表了一个客户的订单内容，包括客户及相关供应商的交易细节、产品资料、生产内容及货运安排。当有新客户的时候，负责为该客户采购的员工可以自行在系统内开设新档案，并可为该客户开出销售合约( placement report）和采购合约（purchase contract）。若销售合约落实，员工可从系统中开出采购备忘录（placement memorandum）。 ③ 质量监控与检查档案

那些拥有“QA ”职权的员工可以把检查报告（包括检查员名称、检查日期及进度等）输入系统中的客户档案里，亦可以为那些已获批准和审核的货品开出发货授权书（shipment release authorization ）。 ④ 数据库

当货品通过采购及品质批核后，负责货运的员工便可以在系统中开出客户。 ⑤ 订单追踪系统

每日，XTS-5会把新数据分别传送到订单追踪及订单开发系统。采购员、货运员及质量监控员可依照管理层所订下的订单开发和产品生产指标开出各种工作追踪项目。

⑥报告工具——管理信息系统报告（MIS report）及动态报告（dynamic report)

公司经理可以通过管理信息系统报告功能来查阅一些重要数据，如客户、供应商、部门及不同国家或地区的总销售额、未付款额及总额等。此外，公司员工可以利用动态报告工具，根据自己的需要来开出一系列预定或自定的报告。

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2）电子数据交换系统

作为贸易公司，利丰贸易每天要处理的文件数不胜数，包括订货单、信用证、以及提货单等。为了节省人手及增加效率，利丰贸易直接与客户的计算机网络和采购网络建立联系，双方可以用电子方式传送及交换各类文件。一直以来，利丰贸易都沿用EDI 技术来进行电子文件交换，但近年XML（可扩展标记语言） 的出现令文件的传送更为方便且更具弹性，而XML费用亦较EDI便宜，为此，利丰贸易在2002年初全面以XML Gateway 取代旧有的电子数据交换系统。 ① 电子数据交换系统的运作

EDI 即电子数据交换，是一种利用计算机进行商务的方法。电子数据交换可应用于各行各业，公司可以运用电子数据交换与不同的单位进行文件资料交换和处理。EDI系统利用一种国际公认的格式，通过计算机网络将贸易、银行、保险、运输和海关等行业之间的信息，进行数据交换与处理，完成主要以贸易为中心的业务过程。

电子数据交换的用户需要按照国际通用的格式发送信息，接收方也需按照国际统一的语法规则，对信息进行处理，并激活其他相关的电子数据交换系统进行综合处理，整个过程都是自动的，不需要人工操作，可减少出错，提高效率。

从图6-15中可见，数据经过互联网或增值网络（value added network, VAN）时，电子数据交换系统把客户发出的应用文件（如票据）或数据映射（mapping）成一种标准的中间文件，这个中间文件经过编辑后可直接阅读和打印。电子数据交换能通过其翻译（translation）功能，将中间文件通过翻译软件制成电子数据交换标准格式文件。这种标准格式文件是一种只有计算机才能阅读的文件，是电子数据交换用户之间进行贸易的依据。当完成映射及翻译过程后，标准格式文件便会进人利丰贸易的XTS-5系统进行各项核对及执行工作。 ② 使用电子数据交换的好处

利丰贸易利用电子数据交换令XTS-5 内的订单处理过程变得更为快捷（见表6-6)，而客户亦因为利丰贸易采用了电子数据交换而增加了订单数量。

总括而言，电子数据交换为利丰贸易带来以下好处：

· 减少工序重复，提高工作效率。电子数据交换消除了订单登记员及会计部重新输人数据所需的时间，并减少了资料输入时出错的机会，将业务处理时间大大缩短。 · 减少纸张的消费，降低营运成本。

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· 减少员工成木。计算机自动接收和处理信息，公司可以用更少的员工去处理同样的业务，并缩短专业人员花在处理行政工作上的时间，令他们能更专注地从事更高效率的工作。

· 时间价值效益。利用电子数据交换来处理收款，可以缩短资金处理的时间。 · 利丰贸易与贸易伙伴能够以快速、有效的方式进行交易，大大简化了订货和交付过程，使双方能够及时地和充分地利用各方的人力资源。

· 改善双方的贸易关系，令供应商可以更准确地预测需求量，而客户则可以提高存货效率。

③ XMI Gateway 的出现与运作上的效益

利丰贸易有大约百多个客户通过增值网络，用电子数据交换形式与其进行文件交换，余下的部分客户则会采用互联网来传送文件。2001年，利丰贸易开始考虑为XTS-5增值。

“我们希望加强与客户计算机系统之间的‘连接性’( Connectivity)，”利丰信息技术总监叶毅洪说，“经过详细了解后，我们选择了XML 作为新系统的支持技术。”

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在选择过程中，利丰贸易曾经考虑沿用传统的电子数据交换技术，但此技术必须通过增值网络才能将文件传送，而客户也需要缴付一定的通讯费用。虽然增值的收费并不算太高，但问题是当用了电子数据交换开发新应用程序后，可以重用的机会便会减少，最终只有摒弃不用。至于软件方面，利丰贸易评价了市场上众多软件的兼容性、可扩展性和可维护性之后，选择了微软的BizTalk 服务器。

利丰贸易的客户转用XMI Gateway 的过程十分简易，客户只要将文件（如客户的采购单）的格式资料传送到利丰贸易，XML Gateway 中的BizTalk 服务器就会利用它的图解（Universal schema）功能，先将文件格式存盘，当日后再收到客户的电子文件时，便会自动将之转换成XML 文件。

当文件转换成XML 文件后，利丰贸易便可更方便及更具弹性地处理客户和供应商资料。此外，新的XML Gateway 擅长建立自动程序，亦比旧系统节省约2/3 的时间，有利于日后利丰研发新的资源及工作流应用软件（workflow application）。

图6-16显示了一个采购订单及其相关信息的流程。首先，客户经BizTalk 把采购订单传送到利丰贸易，利丰贸易依照采购订单开出一份采购备忘录，BizTalk 继而根据这份备忘录为供应商开出一张采购合同，再把采购合同传送到卷标供应商。卷标供应商会根据指示，把卷标运送给供应商。当收到卷标后，供应商便把采购合同传送到BizTalk 系统。同时，货运公司亦会将采购合同通过BizTalk 系统传送给客户。

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④ 新技术转移由客户推动

利丰贸易希望旗下约6 000多个供应商在自己的计算机系统上安装SCMTalk 装置（包含了windows 2000服务器、SQI 2000服务器、Visual Studio.net 及BizTalk 2002服务器），这样才能应用新的XML文件传送方式。客户方面，他们只需透过电邮向利丰贸易提供文件格式，日后便可自动转化成XML文件。利丰集团信息技术总监叶毅洪表示，公司虽然会派出营业代表向客户讲解新系统的情况，但最终仍会由客户决定是否套用该系统，所有改变过程均是由客户推动的。 ⑤ 新系统加强公司的环球供应链之互联

总括而言，BizTalk 服务器及供应商SCMTalk 均能大大加强供应链管理系统的互联效能。BizTalk 服务器可进一步改良利丰贸易现有的通讯界面，而供应商在BizTalk 上运行SCMTalk 则可确保利丰贸易与其供应商伙伴间享有顺畅及高效率的交易。这些新技术更可响应客户不断转变的信息需求及与日俱增的自动化服务需求。

（3）生产管理：订单追踪系统

利丰贸易内部员工可在XTS-5系统内的订单追踪系统查询及更新生产信息。每一个负责服务客户和产品生产的员工都会得到一个用户注册名称和密码。当有新订单进入系统后，员工可依照系统内预设的简易程序制作一个订单追踪工作表，并通过系统对每一项与生产有关的工作进行监察与审批。系统中亦设有自动假期搜索功能，方便员工安排工作时间表（见表6-7）。

若生产工作限期过了后，员工仍未在系统中输人完成口期，系统便通过电邮向有关员工发出逾期通知，系统亦会在工作限期前自动发出警告电邮（见表6-8 )，而追踪工作表中亦会作出特别颜色显示，提醒员工工作限期将至。

这个订单追踪系统除了利丰贸易员工可以使用之外，亦可为客户和供应商提供增值服务。客户可通过系统查阅订单现状，并定期收到由系统发出的电邮报告，内容包括报告紧急事件、延迟事件及未来的工作日程表等。至于供应商方面，它们可以在系统中进行各项生产活动的查询，亦可把最新的采购及运送情况通过Excel 直接输入利丰贸易的订单追踪系统里，令利丰贸易员工及客户可同时获得实时的供应情况，从而作出适当的跟进和策划。

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客户及供应商可通过互联网在世界各地进入这个追踪系统，提供灵活的生产监控服务，使供应链流程更为顺畅。最后，员工可通过这个订单追踪系统开出报告。整个系统流程见图6-17。

2、内联网系统优化公司内部工作流程

利丰贸易除了与客户及合作伙伴建立外联网之外，在公司内部亦建有管理信息系统及内联网，方便外勤员工存取资料。

内联网可以说是外联网的企业版，就像是企业组织中的小规模外联网。内联网采用外联网技术满足公司组织的应用需求，它不仅是公司内部及公司与供应商之问的信息交流平台，亦为公司经营模式的发展和重整带来了新机会。内联网使员工突破部门、组织、地域和时问的，真正以公司的目标和客户的需求为中心展开协作；通过内联网的通信资源，利丰贸易能迅速、廉价地建立一个营销网络。 （1）利丰贸易内联网

利丰贸易的全球采购网络是通过内联网以电子方式互相联系的，这可让全球员工即时共享信息，内联网是文件传递和信息沟通的设施。

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利丰贸易内联网的功能包括：

 内部文件发布——使员工迅速得到与他们相关的信息，如有关客户产品和服务的最新信息。

 财务部门发布最新财务报告——使员工可方便地得到与公司财务相关的信息。  人力资源发布——培训部门在内联网上发布最新的培训资料，员工可依照自己的需要计划进修时间表。此外，员工亦可利川内置表格申请假期，当填写好表格后，表格便会以电邮形式，实时传送到人力资源部或部门经理进行批阅，而员工则可在内联网查阅审批过程和结果。

 订购功能——各部门的员工可通过内联网订购各种工具，如计算机和光驱等，系统会列出每一个产品项目中各供应商的报价，以确保员工所购买的产品都能符合部门的财务预算。

（2）利丰贸易运用内联网实现知识管理

在各种技术投资方式中，内联网的建立除可加快利丰贸易的工作流程外，亦为公司开发出一条知识寻找和共享的新途径。利丰明白，一个知识型公司能迅速对外部需求作出反应，并准确地利用内部资源预测外部市场的发展方向，所以，利丰贸易建立了内联网以发展知识管理。知识管理是一项动态的发展过程，利丰这个“内部知识库”需要员工不断贡献自己获得的信息。根据利仁的经验，利用自动化系统进行知识管理，可以达到对知识的识别、获取和充分发挥的功用，从而提高公司的竞争力。

利丰贸易旗下位于不同地区的部门所集合的采购与生产知识，就是公司最大的资产，这也正是利丰能够一直保持自身作为贸易“中介人”角色、为客户提供增值服务的关键。利丰贸易为客户所提供的增值服务就是公司丰富的贸易知识和管理经验，是竞争对手很难取代的一种实力。总括而言，利丰贸易的内联网系统为员工带来以下三项好处：

① 促进公司员工的沟通：利丰贸易拥有众多产品／客户部门，内联网能让公司员工以非常方便的方式取得所需的信息，促进公司内部的沟通与合作，并紧密结合公司内各部门，缩小部门间的差异。

② 提升员工的工作效率和生产力：当采用内联网后，各部门的公告、表格和均可通过内联网以电子方式进行传递和审批，从而将工作流程自动化，加快了信息流通的速度，节省了中间消耗的时间。这样，员工便可将更多时间放在决策性的

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工作上，提高了效率和生产力，尤其对于从事信息交换的管理层和技术员工来说，可节省的时间更为宝贵。

③ 善用资源和节省支出：利用电邮和互联网来传递大量的纸张文件和报告，远比通过邮寄便宜，亦可减少部门或分公司之间的会议次数，节省不少差旅费。利丰贸易内联网的实施大大加快了不同部门的信息交换速度，使采购、生产及货运的安排更加紧密衔接，达到善用资源、精简机构的目的。

小结：利丰贸易实现全球信息网络与供应链管理的结合

信息技术的应用正在改变供应链的运作。现在，供应商、生产商、分销商和零售商正在以十几年前被认为是不可能的方式把产品和服务带给消费者，通过全面掌握、运用和分析供应链上的信息，使消费者获得他们真正所需的产品与服务，亦增加了供应链伙伴间的协同和联系，可降低营运成本和提高效率。

利丰贸易秉承了于不同业务范围运用信息技术来提高运作效率的宗旨，令客户、原材料供应商、生产商及物流公司都能在利丰的技术支持下进行交易，缩小了各企业间的技术差异，使整个供应链流程变得更为顺畅。利丰贸易并非盲目地进行信息系统的开发，相反，整个系统的日标是利用科技来协调和探索公司业务的各方需要，实现以信息技术来提升业务运作效率的宗旨。上述各种信息技术不仅能协助利丰贸易精简其供应链管理工作，更可让利丰贸易与全球40 多个经济体中数以千计的供应商和客户共享高成本效益方案，务求达到推行业务电子化的目标。

利丰贸易旗下经营千余种产品，随着顾客需求标准和生产科技水平的不断提高，产品的开发、设计和生产也变得越来越复杂．利丰贸易确实需要运用先进的软件和通讯工具去跟踪和组织产品的各个生产运程，允许供应链中各企业能够随时随地共同参与产品开发和处理生产过程中的各种变更。图6-18显示了一个完整的产品生命周期及其所应用的信息技术，可以看到信息软件的引入使利丰贸易旗下经营的产品的生命周期中各环节有机地联结在一起，并有效地结合客户、原材料供应商、工厂及物流公司，为客户提供整体性的产品研发、采购、生产及物流服务。随着产品生命周期不断缩短，订单变得小量多样，交货期也日渐缩短，利丰贸易为了保持高度的生产弹性与快捷的交货速度，借助其全球供应商网络的联结以及信息技术来增加信息透明度和传送的速度，使利丰贸易成为行业中的领导者。

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总括而言，利丰贸易的信息技术与供应链管理的结合使利丰获益良多。首先，利丰贸易应用的电子通信和信息传送工具可以使供应链中各企业直接获得市场需求和与生产相关的信息，缩短了供应链成员间的反馈时间，并借着这些信息与合作伙伴建立起更紧密的关系。商务软件的应用则增加了合作伙伴间的可见度，使供应链成员能够作为一个整体运作的组织，缩短和简化冗长的流程，提高了执行效率，并加强了双方的信任与长远的合作关系。

利丰贸易的信息技术部2001 年底获得适用于提供内部信息技术产品和服务的ISO 9001: 2000质量管理体系认证证书。在实施该ISO质量管理体系的情况下，信息技术服务的表现须被定期评估，以求达至一定的服务目标水平及持续改善。近年来，利丰亦不断投资于加强全球办事处的计算机安全措施，以保障公司资料及提升连接全球的内联网，并适应数据转移不断增加的要求。

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附录一：利丰贸易组织架构图

冯国经、冯国纶董事总经理 执行董事（软产品） 执行董事（硬产品） 硬产品组别经理 产品组别经理 其他产品组别经理 财务总监 地区经理（主管各办事处） 其他软产品事业部经理 其他软产品事业部经理 硬产品事业部经理 财务及会计部门 办事处经理 电子数据处事业部经理 理部门（计算机支持） 事业部的贸易员工：产品经理、高级采购员、采购员、助理采购员 事业部的质量鉴定员工：品质鉴定经理、主管、高级品质鉴定监察员、监察员 事业部的船运员及其他员工 行政及人事部门 一般员工（根据分公司需要调配） 该部门有自己的盈利和亏损

附录二：利丰贸易近几年获得的荣誉

年份 2005年 授奖单位/活动举办单位 会计师公会 里昂证券亚洲公司及亚洲公司治理协会 IR杂志 2006年 会计师公会 最高评价—最佳公司治理大奖 最佳公司治理资料披露大奖（连续五年获此奖），恒生指数成份股公司组别金奖 Corporate Governance Asia杂志 亚洲公司治理大奖 城市大学举办（董事学会赞助） Finance Asia 杂志 Asiamoney 杂志 2007年 最佳管理公司大奖第一名及最佳公司治理大奖第二名 最佳管理的亚洲公司之一 在公司治理评分调查中，位列评分最高的上市公司 所获荣誉 最佳公司治理资料披露大奖，恒生指数成份股公司组别金奖 在二者合办的公司治理评比中，入选评分最高的公司 Corporate Governance Asia杂志 亚洲公司治理大奖 The Asset 杂志 Finance Asia 里昂证券亚洲公司及亚洲公司治理协会 最佳公司治理大奖 最佳管理公司大奖第一名及最佳公司治理大奖第二名 居大型公司中公司治理排名的前五名

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