行文管理办法

行 文 管 理 办 法

1、目的

规范公司和各部门文档的管理。 2、范围

适用于公司各部门。 3、职责

3.1 综合管理部负责公司名义的文件收发管理。 3.2 各部门/项目负责本部门/项目的文件收发管理。 4、行文种类

4.1部门行文：以部门名义起草的业务往来文件，如部门报告、部门请示、部门工作往来函、会议纪要等，各服务中心对外行文，格式参考公司行文规定。 4.2公司行文：以公司名义起草的文件，如工作计划、报告、请示、函、申请、会议纪要、通报、通告、通知、任命、传真、指示、批复等。 5、公文格式

公司所有发文统一格式，详见 “发文模板”。 6、文件要求

6.1文件印制用纸一律使用国家标准用纸A4型（297mm×210mm）；标题统一使用黑体加粗体字并居中；正文和主送单位用仿宋4号；左右边距为2.8cm；如果正文恰好占满全文，落款必须另起一页的，必须在另页白纸上注明“此页无正文”字样。 6.2发文字号

6.2.1包括机关字号、年号、顺序号。年号用全称、顺序号用阿拉伯数码标注，不加“第”字。文号统一使用3号仿宋体字居中。

6.2.2以公司名义行文的文号统一采取“司发„x x x x年‟x x号”，编号由综合管理部统一管理。

司发„x xx x‟x x号 签发人 文件序号 发文年份 公司代号

如：司发（2015）15号，是指康居物业有限公司2015年第15个文件；

6.2.3所有部门发文编码规则为：KJWY-XX-XXXX-XX号，编号由各部门自行管理。

KJWY- XX- XXXX- XX号 文件序号 发文年份 部门代码（ZG、PZ、CW）

公司代号

如：KJWY-ZG-2015-15号，是指郑州康居物业管理有限公司2015年综合管理部第15个文件；

6.2.4所有服务中心/项目发文编码规则为：KJWY-XX-XXXX-XX号，编号由各服务中心/项目自行管理。

KJWY- XX- XXXX- XX号 文件序号 发文年份 服务中心/项目代码（SD、ZX、YF、HYC） 公司代号

如：KJWY-SD-2015-15号，是指郑州康居物业管理有限公司2015年时代物业服务中心第15个文件；

6.3附件

如果文件有附件，应在正文之下，左上侧提一行空两格注明“附件：xxx”，如附件较多，还须编上附件序号1.2.3.，末尾不使用任何符号。

6.4日期

一般应写发文日期，会议通过的文件（会议记录、会议纪要）等要写会议通过的日期，重要文件要写签发的日期。

6.5盖章

公司红头文件在落款处不署公司名称，只标识成文时间；盖章应在公文打印校对后进行，盖章文件的份数应与印发的份数保持一致，盖章位置“骑年盖月”之称。

6.6公文根据实际情况可对格式适当调整，原则上采用部门及公司行文两种模板，参考附件，但对模板不进行表单记录编号，以行文编号按要求记录保存。 7、行文程序

7.1公司级行文

公司所有对外发文由综合管理部统一审核、发布，总经理审批，对外发文存复印件，送原件。 7.2部门/项目级行文

经办部门/项目以内部联络函拟写、校对，经部门经理审批。原件和电子文档交经办部门/项目资料管理员存档。如需要抄送其他部门需要报总经理按审批权限审批。

7.3打印

公司级发文文件由综合管理部统一打印，部门/项目发文由各部门/项目自行负责，字符校对差错（含错别字、标点符号）率不得超过5‰，非正式文件可用废纸打印，但作废文件须标注“作废” 字样，或者标记“X”以便识别文件的有效性。

7.4复印

字迹清楚、页面整洁、无错位、无偏斜等。发送范围在2份（含2份）以上和页数超过4张（含4张）时可以采取双面复印，外送文件除

外。

7.5对外行文需要盖章时，采取印章申请使用时审核，不在正文中保留签核记录。 8、收、发文要求

8.1所有外来文件需综合管理部填写《文件处理记录表》，确定传阅范围，公司总经理批示处理意见，处理完毕后综合管理部存档。 8.2凡公司文件发送必须登记在《发文登记表》内，登记时应填写清楚：日期、发文编号、收文单位、事由；必要时应要求收文单位签字确认。 9、文件的更改

9.1文件如需更改时，按文件审批程序须重新报批。 10、文件的存档

9.2部门须规定本部门文件的归档时间，并做好保管工作。 11、电子文档的管理

11.1综合管理部负责公司资料文档的电脑储存及管理工作，各部门/项目须指定专人负责本部门/项目各类文档的电脑储存及管理工作。 11.2电子文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件须加密，并指定专人保管，管理情况须在《文件资料存储清单》备注栏中注明。

11.3电子文档须妥善保存，如需删除，须报部门/项目经理批准。 11.4如以电子文档形式传送的文件，存档时须将有审批意见的邮件封面及文档内容打印备份。如文件内容为质量记录，须保持原质量记录表格的格式。 12、文件的保密

12.1以下文件需严格保密：公司质量管理体系文件、公司办公会会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金福利制度等。

12.2 保密文件以电子文档形式传送需加密码。

12.3 有权阅读保密文件的公司员工需对保密文件负有相关责任，如有泄密，追究当事人行政责任。

13、文件的公示

13.1所有文件按其要求公示一段时间后收回存档，未明确说明公示时间，按公示期5天执行。 14、记录

KJWY/WI/4.2.3-02-F2《文件处理记录表》 KJWY/WI/4.2.3-02-F1《文件登记表》 KJWY/WI/4.2.3-01-F1《发文登记簿》 KJWY/WI/4.2.3-01-F2《报告审批单》