1. OneNote 基本功能
OneNote 页的不同之处
本页是一个普通笔记页的示例。您可以在任何地方键入 - 单击后键入即可。例如,在此处键入您的姓名。然后,请尝试将笔记四处移动一下。
各个选项卡都有什么用?
利用 OneNote,您可以收集、组织、搜索和共享笔记、剪辑、想法、参考资料和其他信息。您可以在该程序中管理所有笔记,可以按笔记本、分区和页来组织笔记。若要创建笔记本、分区或页,请单击“文件”>“新建”。 笔记本: 使用一两个笔记本开始学习。 当前笔记本中的分区: 利用分区,您可以按实际的活动、主题或人员来组织笔记。请试着在每个笔记本中创建一些分区。 当前分区中的页: 在每个分区内创建所需数目的笔记页。 特殊的“未归档笔记”分区 - 用于放置那些仓促之中创建的笔记页。以后可将这些笔记页拖拽到其他位置。
工具栏上没有“保存”按钮,因为 OneNote 自动保存所有的笔记!
OneNote 的用选
花一点时间更深入地学习 OneNote 及其最重要的一些功能。 请浏览一遍此分区中的各个页选项卡(在右侧):
想要从 OneNote 2003 升级? 请在浏览其他页后查看第 11 页。
2. OneNote 的用途
大众化的工具
OneNote 是一个创意处理器,一个笔记本,一个信息组织程序,有些人甚至将其称为“大脑插件包”。许多人使用了 OneNote 后,都觉得它是不可或缺的工具。我们希望您也有这种感觉!
如果您有以下需求,OneNote 可为您提供帮助:
• 确保不会丢失任何您认为重要的信息
• 对不太适合放到电子邮件、日历或正式文档中的零散信息进行组织 • 收集会议或讲座笔记供以后参考
• 收集来自网站或其他来源的调查内容,并为自己或他人添加批注 • 跟踪下一步要做的事项,以免遗漏任何事情 • 通过项目共享笔记和文件,与其他人紧密协作
通过多种集成功能,OneNote 可以在 Microsoft® Office Outlook®、Word 及其他 Microsoft Office 系统程序中将您的活动处理得更加完善。
捕获创意,收集信息
在 OneNote 中使用键盘、笔或录音功能,您可以快速捕获会议笔记、灵感触发笔记、创意和想法、讨论会录音、访谈录像、图示等等。通过与 Web 浏览器以及 Office 系统的方便集成,您还可以收集来自网站的剪辑,收集电子邮件,与项目、客户、课程相关的各种材料,以及文件和图片等等。
帮您将事务打理得井井有条
使用 OneNote,所有信息都放在一个地方,这不仅便于组织和集中,也便于搜索和查找 - 您甚至可以搜索图片和录音录像中的词语! 由于 OneNote 使用了我们熟悉的笔记本概念,将笔记本划分为包含页面的多个分区,因此很容易上手使用。
有备无患
让所有信息唾手可得,使您永远有备无患,比如: 准备下一次会议、撰写最终文档或电子邮件、执行某项任务、与客户商谈、出差旅行等等。您可将笔记本中的项目标记为“重要”或“待办事项”,然后快速收集汇总以此方式标记的信息。OneNote 是可完全自定义的应用程序,因此您可对其进行调整以适应您的工作风格。
团队协作
您还可与您的整个小组协作 - 在共享笔记本中,即使未与网络连接,所有人也可同时进行编辑和查看。每次有人更新笔记本时,OneNote 都可无缝合并发生的更改。共享笔记本是一种极好的协作方式,可以查看小组收集了哪些信息、哪些文件和笔记可用作源,甚至还可以查看小组未完成的拟办事项。
请继续阅读本指南的下一页,以便对您应当知道的基本功能有一个总体了解。
3. 记录多种类型的笔记
将鼠标移到各个笔记上
您可以像在文字处理程序中一样,一直从上到下记笔记;也可以对整个页面进行安排,使之符合您的意图。在页面上记笔记时,最终得到的笔记单独放在一个可移动的笔记容器中。请使用每个容器顶部的控点,尝试拖拽笔记容器。如果要合并容器,请在拖拽容器时按 Shift。
可以在表格中存储信息。 携带的食物 数量 苹果 橙子 饮品 5 4 8 您可将图片(包括剪贴画和数字照片)粘贴到笔记中
轻松创建列表:
• 记录随机想法的项目符号列表 • 采用多种不同样式
• 偶数嵌套大纲
• 创建编号列表 • 将其用于分步笔记
若要了解 Tablet PC 上的墨迹提示,请在学习完本部分内容后查看“更多出色功能”分区。
您可以使用“视图”菜单中的绘图工具栏绘制简单的图示。
您可以复制并粘贴网站上的信息,也可以复制并粘贴计算机上其他程序中的信息。
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转帖自 4. 收集屏幕剪辑 捕获在网站或所用程序中看到的内容的屏幕快照。对于网站搜索、差旅计划、在线购物以及产品比较,屏幕剪辑的作用尤为重要。 立即尝试 插入来自网站的屏幕剪辑: 1. 在任意程序或浏览器中按下 Windows 徽标键 + S 2. 在屏幕上选择一个区域。这时,一个单独的 OneNote 窗口将打开,显示插入屏 幕剪辑的“未归档笔记”分区: 如果要将屏幕剪辑插入到当前页而不是“未归档笔记”分区,请切换到 OneNote 窗口,将光标放到要插入剪辑的位置,然后单击“插入”>“屏幕剪辑”,或者单击工具栏上的“剪辑”按钮: 通过右键单击 Windows 任务栏中的 OneNote 图标,可以自定义屏幕剪辑的选项: 5. 如何组织笔记 使用一两个笔记本开始学习 您可以使用已在 OneNote 中创建的“工作”笔记本和“个人”笔记本,并根据需要进行修改,也可以关闭这些笔记本,然后新建一个。单击“文件”>“新建”>“笔记本”可打开“新建笔记本向导”。请尝试使用该向导中列出的某个笔记本模板。 按项目或主题创建分区 如果您的活动以某个项目、主题或课程为中心,请在您的笔记本中为每个项目(主题或课程)创建一个分区。 按人员或客户创建分区 如果您经常与顾客、病人、客户或直接下属打交道,请为他们每人创建一个分区。 如果不确定,就使用“未归档笔记”分区。 如果无暇考虑应将笔记放于何处,则只要按 Windows 徽标键 + N 即可快速启动 OneNote,并在“未归档笔记”分区中新建一个页面(以后单击导航栏底部的相应按钮即可转到该分区)。即使该分区变得相当庞大,您也不必担心。以后您可以将其中的页面拖拽到其他分区,或者使用搜索功能在该分区中查找页。 随时间改变组织方式 随着您使用 OneNote 日益熟练,且所创建的笔记越来越多,您可能希望使用其他方式来组织笔记: • 如果发现所创建的许多页都属于某个主题,则可尝试将它们拖拽到一个新分区 中。 • 如果您在一个笔记本中创建了大量分区,可尝试将其中的部分分区放置到单独 的笔记本中。 • 在顶层创建多个笔记本,不要在一个笔记本中包罗万象,这样更便于在各个笔 记间导航。 如果需要重新组织笔记,则展开导航栏可能会比较方便: 注意,在 Windows 资源管理器中: • 笔记本是普通文件夹 • 分区是普通文件 如果您累积了大量的笔记本,并且每个笔记本中都有大量的分区,则可使用分区组(“文件”>“新建”>“分区组”)在一个笔记本中嵌套多层结构分区。 6. 搜索您的笔记 OneNote 可以快速查找键入文本和手写笔记(如果是在 Tablet PC 中写入的),甚至还可以查找图片中的文本! 立即尝试! 搜索单词“Contoso” 使用 OneNote 窗口右上方的搜索框,键入要查找的文本,然后按 Enter 或者单击“搜索”按钮。您还可以按 Ctrl+F 转到搜索框。 出现搜索结果时,您可以单独查看每个搜索结果;也 可以单击 “查看列表”,查看包含搜索项的页面的完整列表。 提示: 若要清除黄色突出显示,请单击红色 X 按钮。 OneNote 是否在以下名片的图片中找到了该单词? Contoso 主要联系人: 施晓春 Contoso 7. 与 Outlook 一起使用 在 Outlook 中: 在 Outlook 2007 中打开某个项目时,此按钮还会出现在该项目的右键菜单上或功能区中: 需要安装 Microsoft® Office Outlook® 2003 或 2007。 在 OneNote 中创建 Outlook 任务 在 OneNote 中,将会议或灵感触发笔记中的后续项目标记为 Outlook 任务。 使用任务工具栏按钮并展开下拉列表,或者选择“插入”>“Outlook 任务”。单击下拉箭头可控制任务的截止日期。 Outlook 和 OneNote 中的更改被同步: 为 Outlook 会议和联系人创建链接笔记。 在 Outlook 中,选择 Outlook 中您要为其创建笔记的会议或联系人。 单击带有链节的 OneNote 按钮可创建链接笔记。 以后再次单击该按钮将打开已在 OneNote 中创建的笔记。 将电子邮件发送到 OneNote 在 Outlook 中,选择一封电子邮件并将其发送到 OneNote。 默认情况下,邮件会放置到“未归档笔记”分区中,但您可以在“工具”>“选项”>“Outlook 集成”中更改该设置。 直接从 OneNote 中用电子邮件发送笔记 请阅读本指南的下一页,查看有关此功能的内容。 1 3 任务将出现在 Outlook 中 2 4 5 1 单击 可创建 3 再单击 可打开 2 8. 将笔记发送给他人 通过电子邮件发送笔记(即使收件人没有 OneNote) 您可以直接从 OneNote 用电子邮件发送笔记页。例如,将会议笔记发送给其他与会者。因为笔记以 HTML 格式放在邮件正文内或添加为 HTML 附件,所以收件人不必安装 OneNote 即可查看笔记。 单击电子邮件工具栏按钮,或者单击“文件”>“电子邮件”来撰写一封邮件。 (如果要取消撰写邮件,请再次单击电子邮件按钮) 注意: 此功能最适合与 Outlook 2007 协同工作。如果基于 Windows 的电子邮件程序正确支持 MAPI 界面,则此功能还可与大多数这类程序协同工作。。 以 PDF 格式发布笔记 笔记: 只有安装加载项后才可以保存为 PDF 或 XPS 文件。有关详细信息,请参阅 安装和使用 PDF 或 XPS 加载项。 您可以将笔记保存为 PDF、XPS 等格式,以将其分发给没有 OneNote 的用户,或将其发布到网页上。 您可以发布所选页或整个分区。单击“文件”>“发布为 PDF 或 XPS”。 9. 标记重要的笔记 使用“标记”可以轻松地找到淹没在笔记项目堆中的重要项目。若要查看所有笔记本中的标记,请单击“视图”>“所有带标记的笔记”。 标记会议决策、创意、定义、要点、计酬时数、问题、人员姓名、要阅读的书籍等。如果不使用 Outlook 进行任务管理,则可使用复选框标记来跟踪任务。 立即尝试: 1. 将光标放到下行上: 会议中的重要决策 2. 找到“标记”工具栏按钮并单击下拉箭头;或者单击“插入”>“标记”。 单击下拉菜单中的“重要”: 3. 在同一个下拉菜单中,单击“显示所有带标记的笔记”。您将在列表中看到该 带标记的笔记,以及其他笔记本中的标记。单击列表中的任一标记,可跳转到相应的笔记。 提示: 如果要将标记摘要到部分笔记,或者只查看最近标记的笔记,请在“标记摘要”窗格底部选择其他“搜索”设置: 自定义标记 使用下拉菜单底部的“自定义我的标记”,可以按自己的想法自定义标记。如果您是在工作中使用 OneNote,可创建与您的职业相匹配的标记。同样地,学生可使用与特定的学术任务相匹配的标记。 供学生使用的标记示例集: 10. 使用共享笔记本 优于文件共享或共享驱动器中的文档 使用共享笔记本,可以完成以下任务: • 可多人同时编辑笔记本 • 自动合并更改 • 每个人都可脱机使用笔记本 使小组步调一致 您可以使用共享笔记本记录有关小组项目的笔记,以便所有人 都可同时对其进行操作,就像是编辑维基(Wiki)项目 - 但更好。 共享笔记本对存储以下内容十分有用: • 会议笔记 • 项目展望和灵感触发创意 • 小组成员收集的所有支持资料 • 可为其添加标记的小组工作项列表。(如果您使用 Microsoft® Office Project 管理工作项,则可将项目文件作为附件拖到 OneNote 页面上) • 可为其添加批注的项目报表草稿。以后,可将该草稿发送到 Microsoft® Office Word (“文件”>“发送至”) 若要共享笔记本,只需将其存储在共享位置,如自己计算机上的共享文件夹、服务器上的文件共享或 SharePoint 网站(Microsoft® Windows® SharePoint® Services 2.0 或 3.0)。如果您使用“共享”菜单或在“新建笔记本向导”中使用共享笔记本选项,则 OneNote 会指导您设置正确的位置。 用于共享笔记本的最佳方法 若要寻求一组人员共享笔记本的最佳方式,在通过“新建笔记本向导”创建共享笔记本时,请尝试使用共享笔记本模板。 11. 从 OneNote 2003 升级 需要了解的有关新文件格式的信息 启动 OneNote 2007 后,笔记已升级到新的文件格式。升级后的副本被放置到新的 OneNote 笔记本文件夹中。“我的笔记本”文件夹将保持原样。 是否可以以后再升级 可以通过单击页面顶端的信息栏升级单个笔记: 如果不升级,那么: • 早期版本的笔记将是只读的 • 此类笔记不完全支持某些功能(例如搜索) 不如果与没有 OneNote 2007 的其他人共享 OneNote 2003 文件,则不要升级这些升文件。 级OneNote 2003 无法读取新的 OneNote 2007 格式。 共享笔记 笔记本和文件夹 请注意,如果您进行了批量升级,则所有的顶级文件夹都被转换为笔记本。笔记本是一种新功能,允许您保留各自的分区。有关详细信息,请参阅本指南的首页。 如果您还有更多的文件夹(现称为“分区组”),建议您新建笔记本,并将这些文件夹中的分区拖到笔记本中。这种笔记结构使得笔记间的导航更加方便。 提示: 重新组织笔记结构时展开笔记本导航栏。 OneNote 2007 的新功能 • • • • • • • • • 多个笔记本 支持多台计算机共享笔记本 笔记本同步和合并Outlook 集成 o Outlook 任务同步 o 链接到 Outlook 项目的笔记o 将 Outlook 电子邮件发送到 OneNote 将网页发送至 OneNote笔记之间的超链接插入打印样式的文件笔记本模板 • • • • • • • • • • • 页上的文件附件识别图片中的文本表格 绘图工具套索选择计算器更快搜索录音搜索整页视图 用于移动设备的 OneNote Mobile可编程性导入/导出 API 若要了解如何使用这些功能,请浏览一下此分区以及本指南笔记本的“更多出色功能”分区中的页选项卡。 12. 更多资源 访问 Microsoft Office Online 上的 OneNote 网站 我们一直在根据像您这样的客户的反馈,不断以新的文章和帮助主题更新我们的网站。如果您告诉我们某个帮助主题需要改进,我们将尽力修正该主题,从而使大家都能获得更好的体验。通过 Office Online,您可以找到各种对您有用的 OneNote 资源: • 更详细的入门信息 • How-to 文章和视频、培训教程和小测验 • 适用于所有活动的可下载笔记本、分区和页模板 • 讨论组,专家级用户可以在这里回答您的 OneNote 问题 单击此处访问 Office Online 上的 OneNote 网站 同时,请查看本指南笔记本中的“更多出色功能”分区(只须单击该分区选项卡即可打开)。在该分区中,您可以找到更多方式来充分利用笔记记录功能。 Microsoft® Office OneNote® 2007 笔记本指南 版权所有© 2006 Microsoft Corporation。保留所有权利。 此处提及的示例公司、机构、产品、域名、电子邮件地址、徽标、姓名、地点和事件均属虚构。如与真实公司、机构、产品、域名、电子邮件地址、徽标、姓名、地点或事件雷同,纯属巧合。 因篇幅问题不能全部显示,请点此查看更多更全内容
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